Az AI-alapú beszerzés nem a pénzt spórolja meg, hanem a téves döntések hatalmas költségét

Tapasztalataim szerint egy nyomdai beszerzési projektben az igények meghatározásától a késztermékig nem maga a nyomtatás veszi igénybe a legtöbb időt, hanem az oda-vissza kommunikáció és a döntéshozatal, különösen a beszállítók kiválasztása, ami egyszerre művészet és tudomány

A múltban a tapasztalatra, kapcsolatrendszerre és egy vastag szállítói listára támaszkodtunk, de ez a módszer a mai, sebességet és rugalmasságot igénylő korban már kezd kevésnek bizonyulni

Gyakran viccelek az ügyfeleimmel: a nyomdai beszerzőknek három táblázatuk van: egy a beszállítói árajánlatokról, egy a projekt ütemezéséről (Gantt-diagram), és egy a fejükben lévő "fekete lista" a beszállítók korábbi hibáiról

Ez nem vicc, hanem a legtöbb beszerző mindennapi valósága:

・Rengeteg ismétlődő kommunikáció: Egy specifikációt 3-5 beszállítónak kell kiküldeni, és mivel mindenki más formátumban válaszol, már az összehasonlítható táblázattá formálás is fél napot vesz igénybe

・Átláthatatlan előzmények: Lehet, hogy az A beszállító legutóbb olcsó volt, de három nappal késett és elrontotta a színeket. Ha ezek a leckék csak a beszerző memóriájában maradnak, a személyzet cseréje vagy az idő múlásával könnyen feledésbe merülnek, és legközelebb ugyanabba a hibába esünk

・Döntéshozatal megérzések alapján: Ha kevés az idő és nagy a költségvetési nyomás, hajlamosak vagyunk csak az árajánlat legalacsonyabb számát nézni, figyelmen kívül hagyva a minőség stabilitását, az együttműködési készséget és a szállítási pontosságot – azokat a nehezen számszerűsíthető „puha készségeket”, amelyek gyakran a projekt sikerének vagy bukásának kulcsai

A közelmúltban megjelentek az iparágban az „intelligens beszerzési” megoldások. Ne ijedjen meg az „intelligens” vagy „AI” kifejezésektől; képzelje el őket úgy, mint egy rendkívül okos, kiváló memóriával rendelkező és abszolút racionális beszerzési asszisztenst

Tapasztalataim szerint ez az asszisztens főként a következő gyakorlati módon tud segíteni:

・Automatizált árajánlatkérés és összehasonlítás: Csak meg kell adnia a specifikációkat, a rendszer pedig automatikusan kiküldi azokat a megfelelő beszállítóknak, és a visszaküldött árajánlatokat egységes formátumú jelentésbe rendezi. Ezzel megszabadulhat a "másolás-beillesztés poklától"

・Beszállítói „önéletrajz” készítése: A rendszer az összes korábbi megrendelését a beszállító objektív önéletrajzává alakítja, amely tartalmazza a korábbi árakat, a szállítási pontosságot, a minőségi problémák bejelentésének számát stb. Minden adat számszerűsített és nyomon követhető, így megszűnik a vita arról, kinek van igaza

・Potenciális kockázatok feltárása: Amikor egy régóta együttműködő beszállító árajánlata hirtelen jóval a piaci átlag alá esik, vagy szokatlanul gyors szállítási határidőt ígér, egy tapasztalt beszerző gyanút fogna. A rendszer ezt az „intuíciót” számszerűsíti; például figyelmeztethet: „A beszállító függőben lévő megrendeléseinek száma 50%-kal nőtt, ami befolyásolhatja a szállítási határidőt”, lehetővé téve az időben történő cselekvést

Hangsúlyoznom kell, hogy az ilyen eszközök legnagyobb értéke nem az, hogy megtalálják a „legolcsóbbat”, hanem az, hogy a „legmagasabb átfogó értékű” választást kínálják

Két beszállító közül melyiket választaná: azt, amelyik 5%-kal drágább, de 99%-os szállítási pontossággal dolgozik és szinte soha nincs minőségi problémája, vagy azt, amelyik a legolcsóbb, de folyton késik, és állandóan az ő hibái miatt kell bocsánatot kérnie az ügyfelétől?

A múltban ez a fajta ítélkezés szubjektív volt, de most az adatok segíthetnek objektívebb döntéseket hozni. A beszállítók megbízhatóságának és együttműködési készségének "puha" készségeit értékelhető mutatókká alakítani – ez az intelligens beszerzés igazi lényege. Ez az alapja annak, hogy a márka minősége a tervezéstől a késztermékig állandó maradjon. Mint korábban említettem, ahhoz, hogy az AI által tervezett színek pontosan legyenek kinyomtatva, elengedhetetlen a megfelelő fájlkezelés az elején és a megfelelő beszállító kiválasztása a végén

Ezt látva egyesek aggódhatnak, hogy vajon az AI lecseréli-e a beszerzői szakmát

A válaszom az: nem, de a munka fókusza át fog tevődni

A jó beszerzők a továbbiakban nem az árajánlatok összehasonlítására, űrlapok kitöltésére és az áruszállítás sürgetésére (ismétlődő adminisztratív feladatok) pazarolják az idejüket. A rendszer a munka 80%-át elvégzi, így ön a fennmaradó, értékesebb 20%-ra koncentrálhat:

・Stratégiai beszállítói kapcsolatkezelés: Időt fordítani a kulcsfontosságú beszállítókkal való mélyebb partneri kapcsolat kialakítására, a folyamatok közös optimalizálására és a költségek csökkentésére

・Komplex és nem szabványos projektek kezelése: Amikor különleges anyagokkal, komplex technológiákkal vagy sürgős megrendelésekkel találkozik, azokat a gép nem tudja megoldani; ehhez az ön kapcsolatrendszerére és tapasztalatára van szükség a koordinációhoz

・Válságkezelés: Váratlan helyzetekben egy telefonhívás többet ér száz e-mailnél. Ez a kölcsönös bizalom a hosszú távú együttműködésen alapul, nem a hideg adatokon

Az eszközök végső soron csak eszközök; a döntéshozatalhoz nyújtanak „segítséget”, nem cserélik le magát a döntéshozatalt. Használja ki jól az adatokat, de soha ne felejtse el, hogy a nyomtatás alapvetően az „emberekről” szóló üzlet

・Az intelligens beszerzés lényege nem a legalacsonyabb ár megtalálása, hanem a beszállítók „átfogó értékének” adat alapú bemutatása, beleértve a minőséget, a határidőket és a megbízhatóságot

・Az ismétlődő árajánlatkérési és összehasonlítási munkát bízza a rendszerre, így a beszerzők a stratégiai beszállítói kapcsolatkezelésre és válságkezelésre összpontosíthatnak

・Beszállítói digitális önéletrajz létrehozása: A korábbi rendelési előzményeket alakítsa át a jövőbeli döntések objektív alapjává, elkerülve a korábbi hibák megismétlését

・Az adatok a döntéshozatal segítői, nem a helyettesítői; a nyomdai beszerzésben hosszú távon kiépített bizalom és partnerség továbbra is egy számszerűsíthetetlen, fontos vagyontárgy

A nyomdai beszerzők és tervezők számára ez a trend a „felelősség előrehelyezését” jelenti; minden döntés átláthatóbbá és nyomon követhetőbbé válik. A beszerzés többé nem használhatja a „beszállítói problémákat” kifogásként, mivel a szállító kiválasztását adatok támogatják; a tervezők sem készíthetnek tetszőleges fájlokat, mivel a hibás fájlok által okozott későbbi költségek tisztán rögzítve lesznek, és közvetlenül a teljesítményükhöz kapcsolódnak

A MINDS-hez hasonló integrált szolgáltatásokat nyújtó platformok számára az érték abban rejlik, hogy tisztább és strukturáltabb adatokat tudunk nyújtani. A nyomdai előkészítéstől és színkezeléstől a gyártási naplóig nemcsak a nyomtatást hajtjuk végre, hanem adatvagyont is felhalmozunk az ügyfél következő „intelligens beszerzéséhez”. Amikor kézben tartja a tervezéstől a késztermékig terjedő teljes adatláncot, akkor már nemcsak nyomdai szolgáltatást nyújt, hanem tanácsadást is, amellyel optimalizálhatja az ügyfél teljes beszerzési döntéshozatalát. Ez az igazi versenyelőny