Checkliste für komprimierte PDF-Druckdaten

Bevor ein komprimiertes PDF in den Druck geht, prüfen Sie es mit den drei Druckdaten-Kontrollen von MINDS, einem Anbieter für gehobenen, vollständig kundenspezifischen Akzidenzdruck: ① Reicht die Bildauflösung noch für den Druck? ② Entspricht der Farbmodus den Druckbedingungen? ③ Sind die Schriften vollständig eingebettet oder in Pfade umgewandelt? Wenn diese 3 Punkte nicht geklärt sind, kann ein PDF am Bildschirm völlig normal wirken und nach dem RIP in der Druckerei trotzdem unscharf, farbstichig oder mit fehlenden beziehungsweise ersetzten Zeichen ausgegeben werden

PDF-Komprimierung: Bei der PDF-Komprimierung werden Bild-, Vektor-, Schrift- und Farbdaten neu verpackt, um die Dateigröße zu reduzieren. Bei einem PDF für den Druck darf man nicht nur auf die MB-Zahl schauen. Entscheidend ist, dass Auflösung, Farbe, Transparenzen und Schriftdaten beim Konvertieren nicht geopfert wurden

Der häufigste Fall in der Druckvorstufe: Der Kunde sagt, „am Bildschirm war doch alles in Ordnung“. In der Produktion sieht man dann ein 300-dpi-Bild, das auf 96 dpi heruntergerechnet wurde, RGB-Schwarz, das zu Vierfarbschwarz geworden ist, oder eine Headline-Schrift, die durch eine Systemschrift ersetzt wurde

Die Bildschirmvorschau zeigt nur das sichtbare Ergebnis. Die Druckerei schaut dagegen auf die Prozessdaten im PDF: Bildauflösung, ICC Profile, CMYK-Separation, Schrifteinbettung, Transparenz und Overprint-Einstellungen. Fehlt nur ein Teil davon, kann das Layout noch wie das Original aussehen, während die Maschine längst nicht mehr dieselben Druckdaten ausgibt

PDF ist das Standardformat der Druckvorstufe, aber kein Tresor. Beim Export aus Illustrator, InDesign, Acrobat oder Office kann jede einzelne Option den Inhalt verändern

・Bildkomprimierung: Hochaufgelöste Bilder können heruntergerechnet werden. Feine Schrift und Produktfotos leiden am schnellsten

・Farbkonvertierung: Beim Wechsel von RGB zu CMYK werden leuchtendes Blau, Neon-Grün und kräftiges Orange oft dunkler oder schmutziger

・Schriftverarbeitung: Nicht eingebettete Schriften können auf einem anderen Rechner bei der Ausgabe direkt ersetzt werden

・Transparenzen: Schatten, Multiply und Verlaufstransparenzen müssen auf älteren RIPs unter Umständen reduziert werden

・Ausgabesprache: PCL und PostScript behandeln Grafiken und Schriften unterschiedlich. Im Akzidenzdruck stützt man sich meist stärker auf PostScript- oder PDF-RIP-Workflows

Meine Erfahrung ist ziemlich klar: Eine kleine Datei ist keine Tugend. Druckdaten müssen zuverlässig reproduzierbar sein. Ein fehlerhaftes PDF mit 8 MB wird schnell teurer als ein korrektes PDF mit 80 MB, weil die Nachdruckkosten jede gesparte Upload-Zeit auffressen

Für Druckbilder gelten 300 dpi meist als Prüfwert für druckfertige Daten. Das ist kein Aberglaube. Bei den meisten Akzidenzdrucksachen reichen 300 dpi bei normalem Leseabstand für Fotos, Produktbilder und feine Detailkanten aus

Aber dpi muss man auf die Endgröße beziehen, nicht auf den Dateinamen des Originalbilds. Ein randabfallendes Produktfoto in einem A4-Katalog und ein 2 cm kleines Bild in der Ecke einer Visitenkarte haben völlig unterschiedliche Anforderungen. Sobald ein Bild im Layout auf 200 % vergrößert wird, halbiert sich die effektive Auflösung

・Visitenkarten, Flyer, Kataloge, Faltschachteln: Empfohlen wird eine effektive Auflösung nahe 300 dpi

・Großformatdruck, Messesysteme, Poster für größere Betrachtungsabstände: Die Auflösung kann je nach Abstand niedriger sein. 300 dpi müssen hier nicht erzwungen werden

・Logos, Strichzeichnungen, QR Codes: Vektordaten haben Vorrang. Bei Pixelgrafiken sollte man konservativer sein als bei Fotos

・Screenshots aus dem Web, Bilder aus Messenger-Downloads: Häufig nur 72 dpi oder 96 dpi. Vor dem Einbau in Druckdaten unbedingt prüfen

・Kleine Schrift als Bild: Hohes Risiko. Unter 8 pt werden Kanten besonders leicht unscharf

Mit Preflight in Acrobat Pro lässt sich prüfen, ob Bilder unter eine definierte Auflösung fallen. Im Links-Bedienfeld von InDesign sieht man Actual PPI und Effective PPI. Designer sollten nicht fragen: „Wie viel dpi hatte das Bild ursprünglich?“ Entscheidend ist: „Wie viel dpi bleiben nach der Platzierung im Layout übrig?“

In der ersten der drei Druckdaten-Kontrollen von MINDS suche ich zuerst nach niedrig aufgelösten Bildern. Wenn der Einkauf keine Adobe-Software hat, kann er den Designer um 3 Angaben bitten: niedrigste effektive Auflösung, Seiten mit niedrig aufgelösten Bildern, und ob die Wirkung bei diesem Betrachtungsabstand akzeptiert wird. So wird die Verantwortung klar

Bei hochwertigen Katalogen, Markenverpackungen oder Projekten mit Spezialpapieren würde ich die Druckdaten zuerst von MINDS in der Druckvorstufe prüfen lassen. Bei standardisierten Produkten wie Visitenkarten, Stickern oder Flyern ist eine Online-Bestellung über MINDS Online-Druck direkter, sobald die Datei den Vorgaben entspricht

Eine Druckmaschine folgt der Logik von Druckfarben. Ein Bildschirm folgt der Logik von Licht. RGB kann sehr leuchtende Farben darstellen. CMYK mischt Cyan, Magenta, Yellow und Black als 4 Druckfarben übereinander. Die Farbräume sind verschieden, und nach der Konvertierung kommen manche Farben nicht mehr zurück

CMYK: CMYK ist das im Akzidenzdruck übliche 4-Farb-Separationsmodell. Es steuert die Farbanteile über Cyan, Magenta, Yellow und Black. Bei druckfertigen Daten muss das ICC Profile der Druckerei berücksichtigt werden, damit Schwarz, Graustufen und Markenfarben nach der Konvertierung nicht abwandern

Am häufigsten macht Schwarz Probleme. Ein Schwarz, das am Bildschirm gleich aussieht, kann im PDF K100 sein oder ein Vierfarbschwarz wie C75 M68 Y67 K90. Für große schwarze Flächen kann das von der Druckerei empfohlene Rich Black sinnvoll sein. Kleine Schrift und feine Linien sollten dagegen kein Vierfarbschwarz sein, sonst werden sie schon bei minimalen Passerdifferenzen unsauber

・Adobe Illustrator: Gut zum Prüfen von Vektorobjekten, Spot Color, Overprint und in Pfade umgewandelten Schriften

・Adobe InDesign: Gut für mehrseitige Layoutausgaben und die zentrale Verwaltung von Bildverknüpfungen, Beschnitt, ICC und PDF Preset

・Adobe Acrobat Pro: Gut für die finale Preflight-Prüfung von niedriger Auflösung, RGB-Objekten, Schrifteinbettung und Transparenzproblemen

・Office zu PDF: Geeignet für interne Dokumente und einfache Ausgaben. Bei Markenfarben, randabfallenden Bildern, Transparenzen und besonderen Schriften ist das Risiko höher

Ich empfehle nicht, alle RGB-Dateien in letzter Minute der automatischen CMYK-Konvertierung beim PDF-Export zu überlassen. Markenblau, Food-Fotos, Hauttöne und Metallgrau sollten schon während der Gestaltung unter den Druckbedingungen korrigiert werden. Mindestens einmal muss man das PDF nach der CMYK-Konvertierung ansehen

Wenn die Druckerei eine PDF/X-Spezifikation vorgibt, sollte man zuerst dem internen Workflow der Druckerei folgen. PDF/X-1a ist häufig in Workflows, die reduzierte Transparenzen und CMYK-Ausgabe verlangen. PDF/X-4 erhält Transparenzen und Farbmanagement, setzt aber voraus, dass das RIP der Druckerei stabil damit umgehen kann. Nicht anhand der Spezifikationsnamen raten. Direkt fragen, welches Format die Druckerei verarbeiten will

Sind Schriften nicht eingebettet, können sie bei der Ausgabe auf einem anderen Rechner oder in einem anderen RIP ersetzt werden, Zeichen können fehlen, Zeilenumbrüche können sich ändern, Schnitte und Strichstärken können abweichen. Das Tückische: Der Kunde sieht es mit bloßem Auge nicht immer sofort. Erst nach dem Druck fällt auf, dass der Markenslogan plötzlich in einer anderen Schrift steht

Schrifteinbettung: Bei der Schrifteinbettung werden die für Anzeige und Ausgabe nötigen Fontdaten zusammen mit dem PDF verpackt. Wenn Lizenzbeschränkungen, Exporteinstellungen oder Softwarekompatibilität die Einbettung verhindern, kann die Druckerei Schriften ersetzen oder Zeichen verlieren

Bei chinesischen Dateien muss man besonders aufpassen, weil die Fonts groß sind und Subset-Einbettung, vollständige Einbettung, Lizenzbeschränkungen und Umwandlung in Pfade jeweils andere Ergebnisse liefern. Ein falsch ersetzter lateinischer Buchstabe ist vielleicht nur eine Stilabweichung. Ein falsch ersetztes chinesisches Zeichen kann Produktname, Adresse oder gesetzlich vorgeschriebenen Text betreffen

・Editierbare Druckdaten: Schriften müssen eingebettet sein. Nutzbare Schriftlizenzen sollten mitgeliefert werden, oder die Druckerei muss die Schriften prüfen

・Finales Druck-PDF: Logos, Headlines und Sonderzeichen besser in Pfade umwandeln. Langen Mengentext nicht wahllos umwandeln

・Mehrseitige Kataloge: Mengentext bleibt mit eingebetteten Schriften meist sinnvoller als ein komplett in Pfade umgewandeltes Dokument. Das hilft auch bei Dateigröße und Suche

・Verpackungstexte mit Rechtsangaben, Adressen, Text neben Barcodes: Vor der Ausgabe seitenweise stichprobenartig prüfen, nicht nur das Cover ansehen

・Kostenlose Schriften: Trotzdem prüfen, ob die Lizenz kommerzielle Ausgabe und PDF-Einbettung erlaubt

In den File Properties von Acrobat lässt sich unter Fonts die Schriftenliste prüfen. Steht dort Embedded oder Embedded Subset, sind die Fontdaten in der Regel im PDF enthalten. Wenn eine verwendete Schrift nicht auftaucht oder ein Ersatzschriftname erscheint, muss man zurück in die Quelldatei. Das Aussehen nur in Acrobat zurechtzuschieben, ist keine saubere Lösung

Der ärgerlichste Fall, den ich erlebt habe: Auf einem Veranstaltungsposter wurden nur 2 Zeichen ersetzt. Vor Ort konnte jeder den Text verstehen, aber die Marke konnte es nicht akzeptieren. Das war keine technische Katastrophe. Es war trotzdem teuer, weil der Fehler erst nach dem Druck sichtbar wurde

Eine Endkontrolle darf keine Ansammlung roter Warnmeldungen sein. In der Produktion hat niemand Zeit zu raten, was jede einzelne Meldung bedeutet. Eine gute PDF-Preflight-Checkliste muss sich in konkrete Zuständigkeiten übersetzen lassen: Wer korrigiert was, und wann wird es bestätigt?

Ich teile die Prüfung vor der Druckfreigabe in 3 Ebenen: Error, Warning, Info. Error sind Pflichtprobleme, die das Druckergebnis beeinflussen. Warning sind Risiken, die Kunde oder Designer bestätigen müssen. Info sind Prozessdaten, die nur dokumentiert werden

・Error: Fehlende Schriften, niedrig aufgelöste Hauptbilder, kein Beschnitt, falsches Seitenformat, RGB-Schwarzschrift, instabile Transparenzen auf älteren RIPs

・Warning: Einzelne RGB-Bilder, kleine Schrift in Vierfarbschwarz, unbestätigte Spot Color, starke Bildkomprimierung, fragwürdige Overprint-Einstellungen

・Info: PDF-Version, ICC Profile, Seitenzahl, Trim Box, Bleed Box, verwendetes PDF Preset

Eine brauchbare Prüfung druckfertiger PDFs kann diese 10 Punkte abarbeiten

・Endformat: Die Trim Box muss dem tatsächlichen Endformat entsprechen, zum Beispiel A4 mit 210 × 297 mm

・Beschnitt: Im normalen Akzidenzdruck sind 3 mm üblich. Sonderstanzen oder Weiterverarbeitung folgen den Vorgaben der Druckerei

・Bildauflösung: Bei Fotos Effective PPI prüfen. Produktbilder und Detailabbildungen sollten möglichst 300 dpi halten

・Farbmodus: Prüfen, ob noch RGB-Objekte vorhanden sind. Markenfarben und Schwarzschrift separat ansehen

・ICC Profile: Nach Druckerei, Papier und Druckverfahren festlegen. Nicht seitenweise mischen

・Schrifteinbettung: In der Acrobat-Fonts-Liste sollte Embedded oder Embedded Subset stehen

・Transparenzen: Schatten, Multiply und Verlaufstransparenzen auf RIP-Kompatibilität prüfen. Falls nötig, testweise als PDF/X-1a ausgeben

・Linienstärken und kleine Schrift: Linien nicht so fein anlegen, dass die Ausgabe instabil wird. Kleine Schrift nicht in Vierfarbpasser setzen

・Komprimierungseinstellungen: Für Fotos ist JPEG in hoher Qualität möglich. Strichzeichnungen und Schriftkanten dürfen nicht beschädigt werden

・Ausgabesprache: In Bürodruckern ist PCL verbreitet. In Akzidenzdruckereien zählt meist stärker die Kompatibilität mit PostScript oder PDF RIP

PCL vs PostScript muss der Einkauf nicht auswendig kennen. Eine Frage an die Druckerei reicht: „Über welches RIP läuft dieses PDF, und müssen Transparenzen oder Schriften vorher reduziert beziehungsweise in Pfade umgewandelt werden?“ Diese Frage bringt mehr als 5 Screenshots hin und her

Wenn ein Team PDF-Prüfungen als internen Prozess aufbauen will, kann das Beratungsteam der MINDS Knowledge Academy helfen, Regeln für wiederkehrende Produkttypen zu definieren. Wenn Design, Einkauf und Druckerei mit derselben Checkliste sprechen, gibt es deutlich weniger Rückfragen und erneute Dateiübertragungen

・Bei der PDF-Komprimierung nicht nur auf kleinere Dateien zielen. Druckdaten müssen zuerst Auflösung, Farbe und Schriften behalten

・300 dpi sind ein gängiger Prüfwert im Akzidenzdruck. Entscheidend ist aber der Effective PPI im Layout

・RGB zu CMYK ist kein bloßer Speichervorgang, sondern eine Farbentscheidung. Markenfarben und Schwarzschrift separat prüfen

・Nicht eingebettete Schriften sind heimtückischer als niedrig aufgelöste Bilder, weil vielleicht nur 1 Zeichen falsch ist

・Ein Preflight-Bericht muss zur Verantwortungsliste werden: Wer korrigiert was, und wann wird bestätigt?

Für Druckproduzenten und SaaS-Teams eignet sich PDF-Preflight am besten als regelbasierter Prozess. Format, Beschnitt, Auflösung, RGB und Schrifteinbettung, diese 5 Punkte lassen sich automatisiert prüfen. Markenfarben, Papierwirkung, Weiterverarbeitung und Kundenakzeptanz bleiben menschliche Entscheidungen. Designer müssen keine Druckvorstufeningenieure werden, aber sie sollten wissen, welche Optionen das Druckergebnis verändern. Der Einkauf muss auch nicht jedes RIP-Detail kennen. Es reicht, die Fragen auf die Ebene zu bringen: Kann es gedruckt werden, verändert es sich, und wer entscheidet? Dann verschwinden viele erneute Uploads und Nachdrucke