Xây dựng quy định ESG cho ấn phẩm doanh nghiệp như thế nào? Khung chính sách toàn diện từ thu mua đến huỷ bỏ

Đi thẳng vào kết luận: Không có quy định bằng văn bản, dù ý định bền vững tốt đến đâu cũng sẽ bị thói quen thu mua hàng ngày nuốt chửng

Tôi thường gặp kịch bản này khi họp với khách hàng: Bộ phận thương hiệu muốn dùng giấy tái chế, bộ phận thu mua báo chi phí vật tư tăng, nhà in nói tôi có chứng nhận FSC. Cuối cùng, thành phẩm giao ra cả ba bên đều không hài lòng, và lần sau lại thương lượng lại từ đầu. Vấn đề không nằm ở việc bên nào thiếu nghiêm túc, mà là không có một văn bản giấy trắng mực đen để mọi người cùng tuân theo

Một doanh nghiệp quy mô vừa có chi phí in ấn hàng năm từ 500.000 TWD trở lên, chỉ riêng danh thiếp, tờ rơi (DM), catalogue, bao bì, vật phẩm sự kiện đã phải đưa ra hai ba mươi quyết định in ấn mỗi năm. Lần nào cũng tạm thời hỏi 「lần này có dùng chất liệu thân thiện với môi trường không」, đồng nghĩa với việc lần nào cũng phải thương lượng lại lập trường ESG, và sự bền vững sẽ chẳng bao giờ trở thành thói quen

Học viện Tri thức Mai Strategy tổng hợp trục chính chung từ các quy định của khách hàng: Gom các yêu cầu rời rạc vào một 「Bộ quy định ESG cho ấn phẩm in ấn」, dùng quy tắc cố định thay thế cho việc tự đánh giá theo từng vụ việc. Bộ quy định không nhất thiết phải đạt tiêu chuẩn cao nhất ngay lập tức, nhưng cần bao phủ toàn bộ các danh mục ấn phẩm và giúp người thực thi biết cần tra cứu điều khoản nào khi gặp vấn đề

Chất liệu giấy thường chiếm từ 40% đến 60% tổng dấu chân carbon của ấn phẩm in ấn, bắt đầu từ đây là trực tiếp nhất

Thứ tự ưu tiên nên được sắp xếp như sau:

・Ưu tiên hàng đầu: Giấy bột gỗ nguyên sinh có chứng nhận FSC hoặc PEFC, có thể truy xuất nguồn gốc lâm nghiệp

・Ưu tiên thứ hai: Giấy tái chế, đề xuất quy định rõ tỷ lệ bột giấy tái chế từ 50% trở lên làm ngưỡng tối thiểu

・Điều kiện ngoại lệ: Nhãn chống nước, bao bì tiếp xúc thực phẩm và các mục đích sử dụng đặc biệt khác có loại chứng nhận khác nhau, cần lập một danh sách ngoại lệ riêng, không được để ngoại lệ trở thành bình thường

Yêu cầu chứng nhận phải được viết cụ thể, ngôn từ như 「ưu tiên sử dụng chất liệu thân thiện với môi trường」 hoàn toàn vô tác dụng. Đề xuất đổi thành:

・Nhà cung cấp bắt buộc phải sở hữu chứng nhận FSC-CoC (Chuỗi hành trình sản phẩm) còn hiệu lực, không chấp nhận tài liệu đã hết hạn

・Bộ phận thu mua khi cập nhật danh sách nhà cung cấp hàng năm phải xác nhận chứng nhận vẫn còn hiệu lực

・Tài liệu chứng nhận được đưa vào phụ lục hợp đồng, không chấp nhận cam kết bằng lời nói

Có một hiểu lầm rất phổ biến: Thay giấy Couché bằng giấy Ford và coi đó là hành động ESG. Đây chỉ là sự thay đổi về cảm giác bề mặt, không đồng nghĩa với sự bền vững. Tính bền vững của chất liệu giấy phải dựa vào chứng nhận lâm nghiệp và nguồn gốc vật liệu, chứ không phụ thuộc vào việc bề mặt có bóng hay không

Ba khâu này là những điểm giảm thải carbon dễ cải thiện nhất nhưng cũng thường bị bỏ qua nhất trong mảng ấn phẩm doanh nghiệp

Số lượng in tối thiểu

Lượng phát thải carbon trên mỗi đơn vị của việc in số lượng ít cao hơn nhiều so với in hàng loạt. Việc đặt ra ngưỡng số lượng in tối thiểu có thể hạn chế các quyết định in bổ sung không cần thiết:

・Danh thiếp: Lô tối thiểu 50 tấm, nghiêm cấm in bổ sung lẻ tẻ

・Tờ rơi (DM) và catalogue: In tập trung theo từng quý, không cho phép bổ sung các lô nhỏ lẻ

・Vật phẩm sự kiện: Xác nhận số lượng và chốt phiên bản 30 ngày trước sự kiện, việc thay đổi phiên bản đột xuất cần có chữ ký phê duyệt của quản lý

Quy tắc này bề ngoài là kiểm soát hành chính, nhưng bản chất là giảm thiểu việc in ấn lãng phí. Một cuốn catalogue chỉ sửa hai dòng chữ mà phải in lại 3.000 cuốn, loại việc này tôi đã chứng kiến nhiều lần ở phía khách hàng, lần nào cũng rất tiếc cho những tờ giấy bị đưa vào thùng tái chế

Thay đổi phiên bản và tái bản

Thay đổi phiên bản phải có lý do, tái bản phải có căn cứ:

・Bố cục thay đổi dưới 20%, không khởi động việc đổi phiên bản, thay vào đó bổ sung bằng tờ rơi kẹp thêm hoặc tài liệu điện tử

・Trước khi tái bản phải kiểm tra kho, nếu số lượng còn lại vượt quá 30% lô ban đầu thì không được phép tái bản

・Việc tái bản cần ghi lại lý do và người phê duyệt, đưa vào làm căn cứ kiểm toán ESG ấn phẩm in ấn hàng năm

Lưu giữ mẫu

Nhiều doanh nghiệp không có thói quen này, nhưng đây là cơ sở để kiểm toán nhà cung cấp và truy xuất chất lượng:

・Mỗi lô lưu lại từ 2 đến 3 mẫu, ghi rõ quy cách giấy, hiệu suất màu sắc và phương pháp gia công

・Mẫu phải ghi rõ tên nhà in, ngày sản xuất và số phiên bản

・Thời hạn lưu giữ ít nhất một năm, đồng bộ với chu kỳ tái bản

Quản lý nhà cung cấp là khâu dễ mang tính hình thức nhất. Đưa yêu cầu chứng nhận vào hợp đồng nhưng chưa bao giờ xác minh thì cũng không khác gì không viết

Khuyên nghị liệt kê rõ bốn loại tài liệu nhà cung cấp bắt buộc phải cung cấp:

・Chứng nhận chuỗi hành trình sản phẩm FSC/PEFC, cập nhật hàng năm, hết hạn không tính

・Bản chỉ dẫn kỹ thuật của mực in, xác nhận có đáp ứng tiêu chuẩn VOC thấp (hợp chất hữu cơ dễ bay hơi) hay không

・Hồ sơ tuân thủ xử lý chất thải lỏng, giải trình phương án xử lý nước thải và dung môi thải

・Tổng quan về sử dụng năng lượng hoặc phát thải carbon, có thể chấp nhận tuân thủ theo giai đoạn nhưng yêu cầu nộp theo từng năm

Lần đầu tiên yêu cầu nhà cung cấp đưa ra những tài liệu này, đa số các nhà in vừa và nhỏ tại Đài Loan có thể cung cấp một đến hai bản, số đơn vị chuẩn bị đầy đủ chỉ khoảng 30% đến 40%. Các nhà cung cấp khác cần cho thời gian đệm, nhưng phải đặt hạn chót bổ sung, không được chờ đợi vô thời hạn

Hạn chế đóng gói quá mức

Bao bì giao hàng ấn phẩm in ấn là nguồn chất thải ẩn phổ biến nhất ở phía doanh nghiệp. Giao catalogue thông thường, nhà sản xuất vì muốn bảo vệ nên dùng lượng lớn túi khí và bọc nhựa, sau khi mở thùng lượng rác thải ra thường nhiều hơn cả ấn phẩm. Trong quy định nên bổ sung:

・Cấm sử dụng màng xốp hơi nhựa dùng một lần hoặc bao bì PVC, chuyển sang dùng thùng carton sóng có thể tái chế

・Ấn phẩm in đơn sắc cấm bọc nilon từng cái, thay bằng bọc giấy theo lô

・Yêu cầu nhà sản xuất đánh dấu chất liệu bao bì để bên nhận phân loại xử lý

Yêu cầu này thực ra tạo gánh nặng thực thi rất nhỏ cho nhà sản xuất, nhưng lượng rác thải bao bì phía doanh nghiệp có thể giảm từ 30% đến 50%

Nếu bạn đang xây dựng quy định thu mua in ấn cho công ty, MINDS có thể hỗ trợ kết nối danh mục tài liệu thực tế để kiểm toán nhà cung cấp, giúp khâu thực thi chính sách trở nên rõ ràng hơn

Xử lý huỷ bỏ là khâu thường bị bỏ qua nhất trong toàn bộ chính sách, nhưng nó quyết định bộ quy định này có thực sự là một quy trình hoàn chỉnh hay không

Có hai kịch bản huỷ bỏ phổ biến với phương án xử lý khác nhau:

・Hàng tồn kho dư thừa do đổi phiên bản hoặc kết thúc sự kiện: Ưu tiên đánh giá khả năng chuyển đổi mục đích sử dụng, ví dụ tờ rơi phiếu giảm giá hết hạn có thể xé bỏ phần ưu đãi để làm vật liệu chèn lót bao bì hoặc giấy nháp văn phòng, chỉ sau khi xác nhận không thể tái sử dụng mới đưa vào tái chế giấy thải

・Phế phẩm do lỗi chất lượng hoặc sai quy cách: Cần xác định rõ trách nhiệm với nhà sản xuất, phế phẩm kém chất lượng phải do nhà sản xuất chịu trách nhiệm xử lý

Chất liệu khác nhau thì phương thức tái chế cũng khác nhau:

・Ấn phẩm giấy thông thường (giấy Couché, giấy Ford): Có thể thu gom tái chế, nghiêm cấm trộn lẫn vào rác thải sinh hoạt

・Ấn phẩm có cán màng bóng, ép kim, phủ UV định hình dày: Vật liệu phức hợp không thể tái chế, cần thông báo cho nhà sản xuất cách xử lý hoặc ủy thác cho đơn vị xử lý chất thải có giấy phép

Một chi tiết khác thường bị bỏ qua: Phế liệu in thử và làm mẫu tại nhà in thuộc phạm vi trách nhiệm của nhà sản xuất, nhưng doanh nghiệp có thể yêu cầu nhà sản xuất giải trình phương án xử lý phế liệu trong hợp đồng, giúp tình trạng chất thải trong chuỗi cung ứng minh bạch hơn và dễ làm căn cứ trong các báo cáo ESG đối ngoại

Đặt ra quy định không phải là việc làm một lần. Cuối mỗi năm thực hiện kiểm toán ESG ấn phẩm in ấn một lần, đối chiếu xem quy định có được thực thi nghiêm túc hay không, có những ngoại lệ nào xảy ra, mới giúp bộ chính sách này thực sự vận hành ổn định

・Vấn đề cốt lõi về ESG trong ấn phẩm doanh nghiệp không phải là chất liệu chưa đủ thân thiện với môi trường, mà là thiếu một bộ quy định thống nhất để làm căn cứ cho mỗi quyết định thu mua

・Chứng nhận chất liệu giấy phải cụ thể đến mức yêu cầu tài liệu FSC-CoC còn hiệu lực, những lời nói suông như 「ưu tiên dùng chất liệu thân thiện môi trường」 không thể thực thi

・Đặt ngưỡng số lượng in tối thiểu và ngưỡng thay đổi bố cục 20% là biện pháp trực tiếp nhất và chi phí thấp nhất để giảm thiểu việc in lãng phí

・Hạn chế đóng gói quá mức là yêu cầu ESG dễ thực hiện nhất đối với doanh nghiệp và ít bị nhà sản xuất phản đối nhất, bắt đầu đưa vào hợp đồng không hề khó

・Xử lý huỷ bỏ là bước cuối cùng hoàn thiện quy trình ESG; việc ấn phẩm có gia công đặc biệt không thể tái chế là điều mà nhiều doanh nghiệp đến nay vẫn chưa biết

Ngưỡng khởi động thực tế của bộ quy định này thấp hơn nhiều so với hình dung của nhiều người: Bắt đầu từ 2 đến 3 loại ấn phẩm thường dùng nhất, đưa yêu cầu về chất liệu giấy và số lượng in tối thiểu vào, chạy thử trong 6 tháng để xem có khoảng trống thực thi nào không rồi mới bổ sung các danh mục khác. Sau khi quy định chạy tròn một năm mới truy xuất dữ liệu phát thải carbon và hồ sơ xử lý phế liệu của nhà cung cấp. Nhịp độ này dễ triển khai thực tế hơn nhiều so với việc yêu cầu đạt chuẩn toàn bộ ngay từ đầu

Đối với nhà thiết kế, hiểu rõ quy định ESG của khách hàng doanh nghiệp đồng nghĩa với việc bạn có thể đưa các đề xuất chất liệu và số lượng in vào bản thuyết minh ngay từ đầu, khiến khách hàng cảm thấy bạn không chỉ làm thiết kế mà còn hỗ trợ họ quản lý các quyết định quy cách. Đây là điểm tạo sự khác biệt mà nhiều nhà thiết kế chưa nhận ra

Đối với các nền tảng SaaS hoặc quản lý in ấn, việc giúp doanh nghiệp tạo lưu trữ kỹ thuật số, kiểm soát phiên bản và ghi chép kiểm toán cho loại quy định này là điểm tiếp cận dịch vụ có độ gắn kết cao hơn so với tính năng đặt hàng thuần túy