Làm sao để viết yêu cầu mua sắm in ấn ESG? 5 bước biến mục tiêu bền vững thành thông số sản xuất

Nhà in không thể báo giá vì đơn đặt hàng chỉ ghi những khái niệm bảo vệ môi trường trừu tượng, nhưng lại thiếu các thông số sản xuất như định lượng giấy, loại chứng nhận và giới hạn gia công

Nhiều doanh nghiệp đặt ra mục tiêu giảm carbon rất chi tiết trong báo cáo phát triển bền vững, nhưng phiếu yêu cầu báo giá của bộ phận thu mua lại chỉ ghi chung chung là muốn làm bao bì thân thiện với môi trường. Đơn hàng không có thông số kỹ thuật như vậy khi chuyển đến bộ phận tiền kỳ (prepress), thợ in hoàn toàn không biết phải dùng loại giấy nào để tính giá

Xem ngay điểm mấu chốt

Bản yêu cầu mua sắm in ấn ESG là tài liệu thông số kỹ thuật do doanh nghiệp lập ra khi gửi yêu cầu báo giá in, trong đó quy định rõ nguồn gốc giấy, mực in phát thải carbon thấp, giới hạn gia công sau in và các yêu cầu về chuỗi chứng cứ

Trong hai năm quan sát thực tế tại xưởng in, tôi nhận thấy hơn 80% thương hiệu quốc tế đã đưa dữ liệu phát thải carbon hoặc yêu cầu chứng nhận FSC (Hội đồng Quản lý Rừng) vào hợp đồng in ấn. Nếu nhà thiết kế khi xuất file chốt không xác định trước thuộc tính giấy và phương pháp gia công, đến lúc đánh mẫu mới phát hiện không thể dán nhãn môi trường, việc bị trả file sửa lại sẽ làm lãng phí vô ích hơn hai tuần tiến độ giao hàng

Một bản yêu cầu in ấn ESG đầy đủ phải bao gồm 7 hạng mục chính: mục đích sử dụng & kích thước, định hướng chọn giấy, yêu cầu chứng nhận, giới hạn gia công, quy cách đóng gói, tiêu chuẩn nghiệm thu mẫu và chuỗi chứng cứ

Khi chuẩn bị bản yêu cầu, bộ phận thu mua nên điền trực tiếp theo các trường thông số dưới đây để nhà in báo giá chính xác và đưa vào sản xuất trơn tru:

・Mục đích sử dụng và kích thước cấu trúc: Ghi rõ kích thước trải khổ thành phẩm, cách gấp và quy chuẩn tràn lề (bleed) 3mm để tránh lãng phí mép giấy

・Định hướng chọn giấy và tỷ lệ vật liệu tái chế: Chỉ định giấy có chứng nhận FSC hoặc bột giấy PCR (tái chế sau tiêu dùng) từ 30% trở lên, đồng thời ghi rõ khoảng định lượng (gsm) cho phép

・Chứng nhận và tuyên bố môi trường: Nêu rõ có cần in logo FSC hay nhãn dấu chân carbon hay không, vì điều này ảnh hưởng đến vị trí dàn trang tiền kỳ trên file in

・Quy chuẩn in và mực in: Yêu cầu sử dụng mực in gốc thực vật hoặc mực in chứa hàm lượng VOC (hợp chất hữu cơ dễ bay hơi) thấp đạt tiêu chuẩn ISO 2846

・Giới hạn gia công sau in: Nghiêm cấm cán màng nhựa PVC toàn trang, chuyển sang tráng phủ gốc nước hoặc ép vân cục bộ để giữ khả năng tái chế của giấy

・Tiêu chuẩn đánh mẫu và nghiệm thu: Chỉ định in test kỹ thuật số hoặc đánh mẫu trên máy in thật, đồng thời khống chế độ lệch màu trong khoảng Delta E 3.0

・Chuỗi chứng cứ và đóng gói giao hàng: Yêu cầu gửi kèm chứng chỉ CoC (Chuỗi hành trình sản phẩm) của giấy theo lô hàng, đồng thời dùng thùng carton không băng keo để đóng gói số lượng lớn khi giao hàng

Nếu cần tìm kiếm giải pháp in ấn thương mại tùy chỉnh cao cấp, bạn có thể thông qua MINDS để đánh giá chất liệu bền vững và điều kiện gia công phù hợp với sản xuất

Mù mịt đuổi theo thông số môi trường cấp cao nhất dễ dẫn đến thời gian giao giấy bị kéo dài và tăng tỷ lệ hao hụt khi in, từ đó đẩy chi phí sản xuất lên rất cao

Nhiều nhà thiết kế vì muốn đạt tiêu chuẩn môi trường tuyệt đối nên đã chọn loại giấy nhập khẩu tái chế 100% cực kỳ kén hàng. Kết quả là gặp lúc nhà sản xuất nước ngoài đứt hàng, số lượng đặt hàng tối thiểu (MOQ) bắt mua đến vài tấn, khiến ngân sách thu mua của doanh nghiệp vừa và nhỏ tăng gấp đôi

Thế là đủ

Khi viết bản yêu cầu, nhất định phải để lại ô phương án thay thế. Ví dụ khi chỉ định chất liệu giấy chính, hãy ghi kèm hai loại giấy dự phòng FSC sản xuất trong nước có định lượng và màu sắc tương đương. Khi thời gian giao loại giấy chính vượt quá 20 ngày, nhà in có thể kích hoạt ngay phương án dự phòng, tránh làm gián đoạn toàn bộ dự án

Nhà thiết kế trước khi xuất file chốt cũng cần đánh giá khuôn bế và cấu trúc. Đường xé đặc biệt hoặc bế hình phức tạp quá mức sẽ làm tỷ lệ hao hụt khi xé giấy ở xưởng tăng hơn 15%. Đơn giản hóa cấu trúc, giảm bớt phụ kiện nhựa không cần thiết mới là cách giảm carbon thực chất nhất

Để xây dựng chuỗi chứng cứ ESG, cần yêu cầu nhà cung cấp cung cấp mã số FSC, số lô giấy trên phiếu giao hàng và danh sách xử lý phế liệu, đảm bảo hồ sơ phát thải carbon có thể vượt qua kỳ kiểm toán

Cuối năm khi kiểm toán viên kiểm tra đột xuất báo cáo phát triển bền vững, không đưa ra được chứng từ là lỗi doanh nghiệp hay mắc nhất. Hồ sơ bền vững thực sự không phải chờ đến sau này mới viết bù, mà phải được hình thành tự nhiên ngay trong quy trình thu mua hằng ngày

Khi đánh giá nhà cung cấp, bộ phận thu mua có thể tham vấn đội ngũ cố vấn MINDS Knowledge Academy về tiêu chuẩn kiểm toán chuỗi cung ứng xanh, đồng thời đưa sẵn các điều khoản nghiệm thu sau vào bản yêu cầu:

・Chứng nhận nhập giấy: Mỗi đợt giao thành phẩm đều phải cung cấp phiếu xuất kho của nhà máy giấy có ghi rõ mã số chứng nhận FSC và trọng lượng

・Giải trình năng lượng quy trình: Nhà in cần cung cấp chứng nhận có kiểm kê khí nhà kính ISO 14064 hoặc hệ thống điện mặt trời hỗ trợ sản xuất hay không

・Danh sách tiêu hủy và phế liệu: Khi hủy bỏ ấn phẩm hết hạn, cần có phiếu cân thu gom giấy vụn và hình ảnh tiêu hủy do đơn vị tái chế hợp pháp xuất

@@TAKEAWAYS−

・Cốt lõi của bản yêu cầu mua sắm in ấn ESG là biến tuyên bố môi trường thành thông số giấy, mực in và gia công mà dây chuyền sản xuất hiểu được

・Trong bản yêu cầu nhất định phải để lại độ linh hoạt cho chất liệu giấy thay thế và thông số, tránh việc đứt hàng nguyên liệu hoặc MOQ cao làm vượt ngân sách

・Tránh dùng các công đoạn gia công không thể tái chế như màng PVC; dùng tráng phủ gốc nước hoặc ép vân giúp đảm bảo cả tính thẩm mỹ lẫn yếu tố bảo vệ môi trường

・Khi nghiệm thu giao hàng phải đồng thời lấy mã chứng nhận FSC và danh sách xử lý phế liệu mới tạo được chuỗi chứng cứ kiểm toán đầy đủ

・Xác định thuộc tính giấy và quy chuẩn tràn lề trước khi xuất file chốt thiết kế sẽ giảm đáng kể việc sửa file đi sửa lại và hao hụt tiền kỳ

Đối với nhà thiết kế và nhân viên thu mua, in ấn ESG tuyệt đối không dừng lại ở việc đổi một tờ giấy hay dán thêm một cái nhãn. Thu mua in ấn trong tương lai sẽ phụ thuộc nhiều hơn vào thông số dữ liệu hóa và quản lý chuỗi cung ứng. Nhà thiết kế khi tạo file trên phần mềm nên tính đến khả năng tái chế của chất liệu và độ hao hụt khi in; doanh nghiệp có thể ứng dụng các công cụ kỹ thuật số để quản lý chứng nhận phát thải carbon và hồ sơ nguồn gốc giấy của từng đơn hàng, đưa mua sắm bền vững từ điều chỉnh từng vụ việc thành quy trình chuẩn tự động hằng ngày

・Trang web chính thức MINDS

・MINDS Knowledge Academy