Doanh nghiệp nên lưu hồ sơ in ấn ESG thế nào? Thực hành mua hàng và bàn giao từ tư vấn viên cấp cao

Để hồ sơ in ấn ESG của doanh nghiệp có độ tin cậy, cách làm then chốt là gắn việc thu thập chứng từ vào quy trình duyệt file và nghiệm thu sẵn có, thay vì đến lúc viết báo cáo cuối năm mới quay lại yêu cầu nhà cung cấp bổ sung giấy tờ

Khi MINDS Printing tư vấn cho khách hàng, chúng tôi luôn yêu cầu đưa khung kiểm tra 5 mục gồm vật liệu, sản xuất, vận chuyển, hao hụt và thải bỏ vào ngay từ lúc khởi động dự án, đồng thời ghi rõ các mốc yêu cầu chứng nhận trong hợp đồng

Hai năm gần đây, tôi đã gặp quá nhiều nhân sự mua hàng và nhà thiết kế chỉ có thể đưa ra một hóa đơn mơ hồ ghi “sử dụng giấy thân thiện môi trường” khi kiểm toán viên kiểm tra ngẫu nhiên chứng từ giảm carbon của một mẫu báo cáo thường niên hoặc hộp quà Trung thu

Từ các yêu cầu gần đây của phía thương hiệu, hơn 80% khách mua quốc tế sẽ quy định rõ trong hợp đồng rằng phải có chứng nhận FSC hoặc số liệu phát thải carbon cụ thể; nhà cung cấp nào không xuất trình được tài liệu tương ứng sẽ bị loại ngay

Chuỗi bằng chứng ESG là cách lưu trữ theo trình tự thời gian các chứng từ xuất xưởng của giấy, thông số mực in, số lần proof và danh sách phế liệu trong suốt dự án, để mỗi tuyên bố giảm carbon đều có chứng từ gốc có thể truy xuất

Nhiều cam kết bền vững của doanh nghiệp chỉ dừng ở khẩu hiệu vì thông số đặt hàng từ đầu không được khóa chặt

Trọng tâm của giai đoạn này không phải là so giá, mà là xác nhận trên báo giá có ghi rõ bằng văn bản các thông số ESG hay không

Mấy ngày gần đây tôi xem một báo giá cũ của khách hàng, trong đó chỉ ghi “giấy mỹ thuật nhập khẩu 120g”; cách ghi này hoàn toàn không có giá trị trong kiểm toán ESG

Bạn phải yêu cầu nhà cung cấp cung cấp chứng nhận vật liệu giấy rõ ràng, và phạm vi tuyên bố FSC cũng phải được ghi minh bạch

Một số xưởng chỉ nhập vài lô giấy FSC rồi tuyên bố với bên ngoài rằng toàn bộ nhà máy đều thân thiện môi trường; điểm này bộ phận mua hàng nhất định phải kiểm tra kỹ

・Chứng nhận giấy: yêu cầu chứng từ xuất xưởng từ nhà sản xuất gốc, xác nhận tỷ lệ bột giấy tái chế hoặc mã chứng nhận lâm nghiệp của giấy

・Tùy chọn vật tư tiêu hao: mực in có phải gốc thực vật hay không, bản kẽm có phải loại không xử lý hay không; tất cả đều phải được liệt kê riêng trên báo giá

・Số lượng in tối thiểu: xác định rõ số lượng in dự kiến, tránh in dư để giảm đơn giá rồi gây lãng phí ngay từ nguồn

Khi bước vào giai đoạn sản xuất, đa số mọi người chỉ chăm chăm xem màu có chuẩn hay không, nhưng lại quên rằng “hao hụt” là vùng mù dễ bị bỏ sót nhất trong kiểm kê carbon

Thêm một lần proof, thêm một lần sửa bản, phía sau đều là lượng phát thải carbon thực tế

Trong thực tế, tôi đặc biệt khuyến nghị áp dụng phương pháp ghi nhận ba cửa kiểm soát trước khi đưa file đi in của MINDS

・Cửa thứ nhất là lịch sử duyệt kỹ thuật số: lưu lại email xác nhận hoặc Log hệ thống của soft proof trên màn hình, để chứng minh đội ngũ đã cố gắng giảm số lần proof vật lý

・Cửa thứ hai là hồ sơ proof vật lý: nếu thật sự có gửi mẫu số hoặc chạy proof trên máy, cần ghi lại số vận đơn chuyển phát và số lần gửi mẫu của từng lần

・Cửa thứ ba là phiếu xác nhận phiên bản: chữ ký xác nhận cuối cùng trước khi lên máy phải được lưu hồ sơ, qua đó làm căn cứ cho việc xác định trách nhiệm và hướng đi của vật tư tiêu hao bổ sung nếu phát sinh in lại về sau

Tôi thường thấy trên dây chuyền có khách hàng yêu cầu hủy cả lô và in lại chỉ vì sửa một chữ; nếu kiểu hao hụt trong quy trình này không được ghi nhận, dữ liệu phát thải carbon của toàn bộ dự án sẽ bị sai lệch nghiêm trọng

Sản phẩm in được in xong và đưa vào kho không có nghĩa là hồ sơ ESG đã kết thúc

Chứng từ ở chặng cuối thường khó thu thập nhất, nhưng cũng cho thấy rõ nhất một doanh nghiệp có thực sự triển khai chính sách đến cùng hay không

・Hồ sơ lô giao hàng: vận chuyển cũng là một phần của dấu chân carbon, hãy yêu cầu đơn vị logistics cung cấp hồ sơ lô giao và quãng đường; ít đi đường vòng hơn cũng là giảm carbon

・Phiếu xử lý vật liệu dư: yêu cầu xưởng in cung cấp chứng từ về luồng tái chế của giấy vụn và phần cắt thừa; các nhà gia công chính quy sẽ có phiếu ký nhận cố định từ đơn vị thu hồi giấy

・Tài liệu xử lý hủy bỏ: nếu dự án có vật phẩm quảng bá hết hạn hoặc hàng lỗi bị trả về, bắt buộc phải có chứng nhận tiêu hủy hoặc đưa vào hệ thống tuần hoàn

Khi ghép đủ những mảnh này, bạn mới có thể kéo ra một khung chính sách hoàn chỉnh từ mua hàng đến hủy bỏ

Nếu đội ngũ của bạn thường bận với thiết kế và marketing, không có thời gian theo sát các chứng từ rườm rà này, việc tìm đến đội ngũ tư vấn của MINDS Knowledge Academy để rà soát dự án là lựa chọn thực tế giúp doanh nghiệp vừa và nhỏ nhanh chóng thiết lập quy trình vận hành chuẩn

Chuỗi bằng chứng phải khóa chặt thông số ngay từ phiếu hỏi giá; đến cuối năm mới cần dữ liệu thì thường sẽ không lấy được

Đưa số lần proof và trả file vào hồ sơ, vì hao hụt trong quy trình sản xuất mới là vùng sâu của kiểm kê carbon

Danh sách hủy bỏ và luồng xử lý vật liệu dư là tấm gương phản chiếu năng lực bền vững thật sự của một nhà cung cấp

Điều đáng ngại nhất của dự án ESG là rơi vào kiểu bao bì xanh chỉ mang tính hình thức; người làm ngành in và nhà phát triển SaaS nên suy nghĩ cách tự động hóa việc thu thập chứng từ

Chỉ cần phía thiết kế và mua hàng đưa yêu cầu thông số vào hệ thống ngay từ đầu, các báo cáo dấu chân carbon và truy xuất nguồn gốc về sau sẽ tự nhiên hình thành