Ang pagbili gamit ang AI ay hindi lamang nakakatipid ng pera, kundi nagliligtas sa iyo mula sa malaking gastos ng maling desisyon

Batay sa aking karanasan sa paghawak ng napakaraming proyekto, ang pinakamatagal na bahagi ng isang printing procurement project—mula sa pagtatakda ng mga pangangailangan hanggang sa paglabas ng natapos na produkto—ay kadalasang hindi ang mismong paglilimbag, kundi ang pabalik-balik na komunikasyon at pagdedesisyon, lalo na sa pagpili ng supplier, na isang kombinasyon ng sining at siyensya

Noon, umaasa tayo sa karanasan, koneksyon, at makakapal na listahan ng mga supplier. Ngunit sa panahon ngayon na nangangailangan ng bilis at pagiging flexible, ang pamamaraang ito ay nagsisimula nang hindi makasabay

Madalas ko itong ibiro sa aking mga kliyente: ang mga printing procurement staff ay may tatlong uri ng "table": isa ay spreadsheet ng mga price quotation mula sa iba't ibang vendor, isa ay Gantt chart para sa pag-track ng progreso, at isa pa ay ang mental na talaan ng mga "black history" o bad track record ng mga supplier

Hindi ito biro; ito ang pang-araw-araw na realidad ng karamihan sa mga procurement staff:

・Dami ng paulit-ulit na komunikasyon: Kailangang ipadala ang isang specification sa tatlo hanggang limang supplier para sa quotation, at ang bawat isa ay may magkakaibang format ng tugon. Ang pag-aayos nito para maging isang maihahambing na talahanayan ay kumakain na agad ng kalahating araw

・Hindi transparent na kasaysayan: Noong nakaraan, kahit mura si Supplier A, huli nang tatlong araw ang delivery at mali pa ang kulay ng print. Kung ang mga aral na ito ay nasa alaala lang ng procurement staff, madali itong makalimutan dahil sa staff rotation o paglipas ng panahon, at mauulit na naman ang parehong pagkakamali

・Pagdedesisyon base sa pakiramdam: Kapag gipit sa oras at mataas ang pressure sa badyet, madali tayong tumingin lang sa pinakamababang numero sa quotation sheet, at nakakaligtaan ang stability ng kalidad, kooperasyon, at katumpakan ng delivery schedule—mga "soft power" na mahirap i-quantify pero madalas na siyang nagdedetermina kung magtatagumpay ang proyekto o hindi

Kamakailan, may mga lumabas na "smart procurement" solutions sa industriya. Huwag magpadala sa mga salitang "smart" o "AI." Isipin lang ang mga ito bilang isang napakatalino, may mahusay na memorya, at lubos na rasyonal na procurement assistant

Sa aking obserbasyon, narito ang mga pangunahing praktikal na tulong na maibibigay ng assistant na ito:

・Awtomatikong pag-request ng quotation at paghahambing: Kapag na-set mo na ang mga specification, kusa nang ipapadala ng system ang mga ito sa mga kwalipikadong supplier at iaayos ang mga bumalik na quotation sa isang pare-parehong format na report. Madali itong basahin at malaya ka na sa "hell" ng copy-paste

・Pagbuo ng "resume" ng mga supplier: Maaari nitong gawing obhetibong resume ng supplier ang lahat ng iyong nakaraang order, kasama ang historical pricing, katumpakan ng delivery schedule, dami ng reports ng isyu sa kalidad, atbp. Lahat ng impormasyon ay naka-digitize at matutunton, hindi na ito base sa sabi-sabi lang

・Pag-detect ng potensyal na panganib: Kapag ang isang matagal nang partner na supplier ay biglang nagbigay ng presyong mas mababa sa market rate, o napakabilis ng pangako sa delivery, makakaramdam ng pagdududa ang isang bihasang procurement staff. Ginagawa ng system na "data" ang ganitong "intuition." Halimbawa, maaari kang paalalahanan nito na "ang naturang supplier ay may biglaang pagtaas ng 50% sa volume ng pending orders, na maaaring makaapekto sa iyong delivery schedule," para makapaghanda ka nang maaga

Kailangan kong bigyang-diin, ang pinakamalaking halaga ng ganitong mga tool ay hindi ang tulungan kang mahanap ang "pinakamura," kundi ang tulungan kang mahanap ang "pinakamataas ang kabuuang halaga."

Isang supplier na 5% na mas mahal pero may 99% accuracy sa delivery at halos walang problema sa kalidad, kumpara sa isang supplier na pinakamura pero laging delay at madalas mong kailangang humingi ng tawad sa kliyente mo dahil sa mga pagkakamali niya—alin ang pipiliin mo?

Noon, napakasubhetibo ng ganitong paghatol, ngunit ngayon, ang data ay makakatulong sa atin na gumawa ng mas obhetibong desisyon. Ang paggawa sa mga soft power tulad ng pagiging reliable at kooperasyon ng mga supplier na maging mga indicator na pwedeng suriin ay ang tunay na esensya ng smart procurement. Ito rin ang pundasyon para matiyak na mula sa design draft hanggang sa natapos na produkto, ang kalidad ay consistent. Gaya ng nabanggit ko noon, para ma-print nang tama ang kulay ng AI design, hindi pwedeng kulang sa file management sa front-end o sa pagpili ng supplier sa back-end

Pagdating dito, maaaring may mag-alala kung ang propesyon ng procurement ay mapapalitan na ng AI

Ang sagot ko ay: hindi, ngunit magbabago ang pokus ng trabaho

Ang mahuhusay na procurement staff ay hindi na maglalaan ng oras sa paulit-ulit na gawaing tulad ng paghahambing ng presyo, pag-fill up ng forms, at pag-follow up ng mga order. Ang system ang magaasikaso ng 80% ng trabaho, at maaari kang magpokus sa natitirang 20% na mas mahalagang bagay:

・Strategic supplier relationship management: Maglaan ng oras upang bumuo ng mas malalim na partnership sa mga core supplier, at sama-samang i-optimize ang mga proseso at bawasan ang mga gastos

・Paghawak ng mga kumplikado at non-standard na proyekto: Kapag may mga espesyal na materyales, kumplikadong proseso, o rush orders na hindi kaya ng makina, kailangan mo ang iyong koneksyon at karanasan para ma-coordinate at maresolba ang mga ito

・Crisis management: Kapag may mga hindi inaasahang sitwasyon, ang isang tawag sa telepono ay mas epektibo kaysa sa isang daang email. Ang ganitong pagtitiwala ay nabubuo sa pangmatagalang kooperasyon, hindi sa malamig na data

Ang tool ay nananatiling tool lamang. Nagbibigay ito ng "tulong" sa pagdedesisyon, hindi nito pinapalitan ang mismong desisyon. Gamitin nang maayos ang data, ngunit huwag na huwag mong kalilimutan na ang paglilimbag ay negosyo pa rin ng "tao."

・Ang esensya ng smart procurement ay hindi ang paghahanap ng pinakamababang presyo, kundi ang pag-digitize sa "kabuuang halaga" ng supplier, kabilang ang kalidad, delivery schedule, at reliability

・Ipaubaya sa system ang paulit-ulit na pag-request at paghahambing ng quotation, para makapag-pokus ang procurement staff sa mas strategic na supplier relationship management at crisis management

・Bumuo ng digital resume ng mga supplier, at gamitin ang kasaysayan ng mga nakaraang order bilang obhetibong basehan para sa mga desisyon sa hinaharap, para hindi na maulit ang mga pagkakamali

・Ang data ay tulong lamang sa pagdedesisyon, hindi kapalit nito. Ang tiwala at partnership na nabuo sa matagal na panahon sa printing procurement ay nananatiling mahalagang asset na hindi kayang i-quantify

Para sa mga printing procurement staff at designer, ang trend na ito ay nangangahulugan ng "paglilipat ng responsibilidad sa unahan" (responsibility shift). Ang bawat desisyon mo ay nagiging mas transparent at matutunton. Hindi na maaaring gamitin ang "problema sa supplier" bilang dahilan, dahil ang pagpili sa kanila ay suportado na ngayon ng data. Hindi na rin maaaring basta-basta maglabas ng file ang mga designer, dahil ang mga sumunod na gastos na idinudulot ng mga maling file ay malilista nang malinaw at direktang ikakabit sa iyong performance

Para sa mga platform tulad ng MINDS na nagbibigay ng mga integrated services, ang halaga ay nasa kakayahan naming magbigay ng mas malinis at mas structured na data. Mula sa pre-press check, color management, hanggang sa production history, hindi lang kami nagpapatakbo ng printing, kundi nag-iipon din kami ng data asset para sa susunod na "smart procurement" ng aming mga kliyente. Kapag nahawakan mo ang kumpletong data chain mula design hanggang sa natapos na produkto, ang maibibigay mo ay hindi lang printing service, kundi consultancy service na kayang mag-optimize sa buong procurement decision-making ng kliyente. Ito ang tunay na competitive barrier