AI iepirkumos ietaupījums nav nauda, bet gan izvairīšanās no milzīgām izmaksām nepareizu lēmumu dēļ

Pēc manas pieredzes, strādājot ar neskaitāmiem projektiem, poligrāfijas iepirkuma procesā no vajadzības definēšanas līdz gatavajam produktam visvairāk laika aizņem nevis pati drukāšana, bet gan nepārtrauktā saziņa un lēmumu pieņemšana, īpaši piegādātāju izvēles ziņā, kas ir gan māksla, gan zinātne

Agrāk mēs paļāvāmies uz pieredzi, kontaktiem un biezu firmu sarakstu, taču šodienas ātruma un elastības laikmetā šī metode sāk izrādīties nepietiekama

Es bieži jokoju ar klientiem, ka poligrāfijas iepircējam ir trīs tabulas: viena ar piegādātāju cenu piedāvājumiem, viena ar Gantt diagrammu termiņu izsekošanai un viena "mentālā piezīmju grāmatiņa" ar piegādātāju "melnajiem sarakstiem"

Tas nav joks, tā ir ikdienas realitāte vairumam iepircēju:

・Apjomīga un atkārtota saziņa: viena specifikācija jānosūta trim vai piecām firmām, un katra atbild citādā formātā. Jau vien lai to sakārtotu salīdzināmā tabulā, paiet pusdiena

・Nepārredzama vēsture: ja iepriekš piegādātājs A bija lēts, bet piegādāja ar trīs dienu nokavēšanos un sajauca krāsas, un šīs mācības paliek tikai iepircēja atmiņā, personāla maiņas vai laika rituma dēļ tās viegli aizmirstas, un nākamreiz uzkāpjam uz tā paša grābekļa

・Lēmumu pieņemšana pēc sajūtām: kad laika ir maz un budžeta spiediens ir liels, mēs viegli pievēršam uzmanību tikai zemākajam skaitlim piedāvājumā, ignorējot kvalitātes stabilitāti, atsaucību, piegādes laika precizitāti un citas grūti kvantificējamas "mīkstās prasmes", kas bieži vien izšķir projekta panākumus vai neveiksmi

Nesen nozarē parādījušies daži "viedie iepirkumi" risinājumi. Nebaidieties no vārdiem "vieds" vai "AI", uztveriet tos vienkārši kā ārkārtīgi gudru, ar teicamu atmiņu apveltītu un absolūti racionālu iepirkumu asistentu

Ko šāds asistents var palīdzēt? No maniem novērojumiem, galvenie ieguvumi ir:

・Automatizēta pieprasījumu un cenu salīdzināšana: jums tikai jādefinē specifikācija, un sistēma automātiski to izsūta kvalificētiem piegādātājiem, pēc tam apkopo piedāvājumus vienotā formātā, atbrīvojot jūs no "copy-paste" elles

・Piegādātāju "CV" izveide: tā var pārveidot visus jūsu iepriekšējos pasūtījumus objektīvā piegādātāju CV, iekļaujot vēsturiskās cenas, piegādes termiņu precizitāti, kvalitātes problēmu biežumu utt. Visa informācija kļūst digitalizēta un izsekojama, nevis balstīta uz subjektīviem apgalvojumiem

・Potenciālo risku atklāšana: kad ilgtermiņa sadarbības partneris pēkšņi piedāvā cenas, kas ir krietni zem tirgus vidējām, vai apsola neierasti ātrus termiņus, pieredzējis iepircējs sajutīs kaut ko aizdomīgu. Sistēma šo "intuīciju" pārvērš datos, piemēram, tā var brīdināt: "šim piegādātājam pēdējā laikā gaidāmo pasūtījumu apjoms audzis par 50%, kas var ietekmēt jūsu piegādes laiku", ļaujot jums rīkoties laicīgi

Man jāuzsver, ka šādu rīku lielākā vērtība nav atrast "vislētāko", bet gan atrast izvēli ar "visaugstāko kopējo vērtību"

Ja jums jāizvēlas – piegādātājs, kurš ir par 5% dārgāks, bet kura piegādes precizitāte ir 99% un kuram gandrīz nav kvalitātes problēmu, vai arī piegādātājs, kurš ir lētākais, bet regulāri kavē un liek jums atvainoties klientam par viņa kļūdām – kuru jūs izvēlētos?

Agrāk šāds spriedums bija ļoti subjektīvs, taču tagad dati var palīdzēt mums pieņemt objektīvākus lēmumus, pārvēršot piegādātāja uzticamību un atsaucību novērtējamos rādītājos. Tā ir viedo iepirkumu patiesā būtība un pamats, kas nodrošina, ka zīmola kvalitāte no dizaina līdz gatavajam produktam paliek nemainīga. Kā jau minēju iepriekš, lai AI dizaina krāsas tiktu drukātas precīzi, ir nepieciešama gan failu pārvaldība priekšdrukas procesā, gan piegādātāju izvēle pēcapstrādes posmā – abi ir neaizstājami

To lasot, kāds varētu uztraukties, vai AI neaizstās iepircēja profesiju

Mana atbilde ir: nē, bet darba uzsvars mainīsies

Labi iepircēji vairs netērēs laiku cenu salīdzināšanai, tabulu aizpildīšanai un piegāžu dzenāšanai. Sistēma paveiks 80% no darba, bet jūs varēsiet koncentrēties uz atlikušajiem 20%, kas ir daudz vērtīgāki:

・Stratēģiska piegādātāju attiecību pārvaldība: veltiet laiku, lai izveidotu ciešākas partnerattiecības ar galvenajiem piegādātājiem, kopīgi optimizējot procesus un samazinot izmaksas

・Sarežģītu un nestandarta projektu risināšana: kad rodas vajadzība pēc īpašiem materiāliem, sarežģītām tehnoloģijām vai steidzamiem pasūtījumiem, ko mašīnas nespēj atrisināt, būs nepieciešami jūsu kontakti un pieredze

・Krīzes risināšana: kad notiek neparedzētas situācijas, viens zvans atrisina vairāk problēmu nekā simts e-pastu, un šī savstarpējā uzticība balstās uz ilgtermiņa sadarbību, nevis uz aukstiem datiem

Rīks paliek tikai rīks. Tas var sniegt "atbalstu" lēmumu pieņemšanā, nevis aizstāt pašu lēmumu. Izmantojiet datus, bet nekad neaizmirstiet, ka poligrāfija tomēr ir bizness, kas balstās uz "cilvēkiem"

・Viedo iepirkumu kodols nav zemākās cenas atrašana, bet gan piegādātāja "kopējās vērtības" (ietverot kvalitāti, piegādes termiņus un uzticamību) parādīšana datu formātā

・Uzticiet atkārtotos pieprasījumu un cenu salīdzināšanas darbus sistēmai, lai iepircēji varētu koncentrēties uz stratēģiskāku piegādātāju pārvaldību un krīžu risināšanu

・Izveidojiet piegādātāju digitālos CV, pārvēršot iepriekšējo pasūtījumu vēsturi par objektīvu pamatu turpmākiem lēmumiem, lai izvairītos no iepriekšējo kļūdu atkārtošanas

・Dati ir lēmumu atbalsta rīks, nevis to aizstājējs; ilgtermiņā veidotā uzticība un partnerattiecības poligrāfijas iepirkumos joprojām ir nozīmīgs aktīvs, ko nav iespējams kvantificēt

Poligrāfijas iepircējiem un dizaineriem šī tendence nozīmē "atbildības pārvirzīšanu uz priekšu" – katrs jūsu lēmums kļūst pārredzamāks un izsekojamāks. Iepircēji vairs nevarēs aizbildināties ar "piegādātāju problēmām", jo piegādātāja izvēle būs pamatota ar datiem; dizaineri arī vairs nevarēs pavirši sagatavot failus, jo turpmākās izmaksas, ko rada nepareizi faili, tiks skaidri reģistrētas un tieši sasaistītas ar jūsu sniegumu

Savukārt tādām platformām kā MINDS, kas piedāvā integrētus pakalpojumus, vērtība slēpjas tajā, ka mēs varam sniegt tīrākus un strukturētākus datus. No priekšdrukas pārbaudēm un krāsu pārvaldības līdz pat ražošanas vēsturei – mēs ne tikai izpildām drukāšanas pasūtījumu, bet arī uzkrājam datu aktīvus klientu nākamajiem "viedajiem iepirkumiem". Kad jūs pārvaldāt pilnu datu ķēdi no dizaina līdz gatavajam produktam, jūs piedāvājat ne tikai poligrāfijas pakalpojumus, bet gan konsultāciju pakalpojumus, kas optimizē klienta visu iepirkumu lēmumu pieņemšanas procesu. Tas ir īstais konkurētspējas slieksnis