AI pirkimai sutaupo ne pinigus, o milžiniškas klaidingų sprendimų išlaidas

Iš savo patirties dirbant su daugybe projektų galiu pasakyti, kad spaustuvės užsakymo procese – nuo poreikių nustatymo iki gatavo produkto – daugiausia laiko sugaištama ne pačiam spausdinimui, o nuolatiniam bendravimui ir sprendimų priėmimui, ypač renkantis tiekėją, kas yra meno ir mokslo derinys

Anksčiau pasikliovėme patirtimi, kontaktais ir gausybe tiekėjų sąrašų, tačiau šiandieniniame sparčių pokyčių ir lankstumo reikalaujančiame pasaulyje šis metodas tampa vis mažiau efektyvus

Dažnai juokauju, kad spaustuvių pirkimų specialistai turi tris lenteles: vieną su tiekėjų kainoraščiais, kitą su projekto progreso tvarkaraščiais (Gantt chart) ir trečią – „juodąjį sąrašą“ su tiekėjų klaidų istorija

Tai nėra juokas, tai daugumos pirkėjų kasdienybė:

・Daugkartinis bendravimas: tą pačią specifikaciją reikia išsiųsti trims ar penkiems tiekėjams, o kiekvienas jų atsako skirtingu formatu; vien sutvarkyti duomenis palyginimui prireikia pusės dienos

・Neskaidri istorija: praėjusį kartą A tiekėjas buvo pigus, bet vėlavo tris dienas ir dar supainiojo spalvas. Jei tokia patirtis lieka tik pirkimų specialisto galvoje, dėl darbuotojų kaitos ar laiko tėkmės ji greitai pasimiršta ir kitą kartą vėl užlipama ant to paties grėblio

・Sprendimai pagrįsti nuojauta: kai trūksta laiko ir spaudžia biudžetas, lengva žiūrėti tik į mažiausią kainą sąskaitoje, ignoruojant kokybės stabilumą, bendradarbiavimo sklandumą ar pristatymo tikslumą – t. y. „minkštuosius įgūdžius“, kurie dažniausiai ir lemia projekto sėkmę

Pastaruoju metu pramonėje atsirado „išmaniųjų pirkimų“ sprendimų. Išgirdę žodžius „išmanus“ ar „AI“, nenusigąskite – tiesiog įsivaizduokite tai kaip itin protingą, fenomenalios atminties ir absoliučiai racionalų pirkimų padėjėją

Iš mano stebėjimų, šis padėjėjas teikia kelias esmines naudas:

・Automatizuotos užklausos ir kainų palyginimas: tereikia įvesti specifikacijas, o sistema automatiškai išsiunčia jas kvalifikuotiems tiekėjams ir surašo gautus pasiūlymus į vieną aiškią ataskaitą – išvaduodama jus iš kopijavimo ir klijavimo pragaro

・Tiekėjų „CV“ kūrimas: sistema paverčia visus jūsų ankstesnius užsakymus objektyviu tiekėjo profiliu, apimančiu istorinius duomenis, pristatymo tikslumą, pranešimų apie kokybės problemas skaičių ir kt. Visi duomenys tampa suskaitmeninti ir atsekami

・Potencialių rizikų identifikavimas: kai ilgalaikis partneris staiga pasiūlo kainą, gerokai mažesnę už rinkos vidurkį, arba žada neįtikėtinai trumpą pristatymo laiką, patyręs pirkėjas nujaustų kažką negero. Sistema šią „nuojautą“ paverčia duomenimis – pavyzdžiui, gali įspėti: „Šio tiekėjo užsakymų kiekis pastaruoju metu išaugo 50 %, tai gali pakenkti jūsų pristatymo terminams“, leisdama sureaguoti iš anksto

Noriu pabrėžti: didžiausia šių įrankių vertė yra ne rasti „pigiausią“ variantą, o rasti tą, kurio „bendra vertė yra didžiausia“

Tiekėjas, kurio kaina 5 % aukštesnė, bet pristatymo tikslumas 99 % ir beveik nėra kokybės problemų, ar tiekėjas su mažiausia kaina, kuris nuolat vėluoja ir verčia jus atsiprašinėti klientų už jo klaidas? Kurį pasirinktumėte?

Anksčiau tokie sprendimai buvo subjektyvūs, bet dabar duomenys padeda priimti objektyvesnius sprendimus. Tiekėjų patikimumas ir bendradarbiavimo įgūdžiai tampa pamatuojamais rodikliais. Tai yra tikroji išmaniųjų pirkimų esmė ir pamatas, užtikrinantis, kad prekės ženklo kokybė išliks nepakitusi nuo dizaino maketo iki gatavo produkto. Kaip jau minėjau anksčiau, jei norite tiksliai atspausdinti AI sugeneruotas spalvas, failų valdymas procesų pradžioje ir teisingas tiekėjo pasirinkimas pabaigoje yra vienodai svarbūs

Perskaičius šias eilutes gali kilti klausimas: ar pirkimų specialisto profesiją pakeis AI?

Mano atsakymas: ne, bet darbo pobūdis pasikeis

Geri pirkimų specialistai nebegaiš laiko kainų palyginimui, formų pildymui ar vėlavimų sekimui – sistema atliks 80 % šio rutininio darbo. Tai leis jums susikoncentruoti į likusius 20 %, kurie yra daug vertingesni:

・Strateginis tiekėjų valdymas: laiko skyrimas gilesnių partnerystės ryšių kūrimui su pagrindiniais tiekėjais, siekiant optimizuoti procesus ir sumažinti sąnaudas

・Sudėtingi ir nestandartiniai projektai: susidūrus su specifinėmis medžiagomis, sudėtingomis technologijomis ar skubiais užsakymais, kur mašina nepadės, prireiks jūsų kontaktų ir patirties koordinuojant sprendimus

・Krizių valdymas: įvykus netikėtoms situacijoms, vienas skambutis išsprendžia daugiau nei šimtas el. laiškų, o toks pasitikėjimas grindžiamas ilgalaikiu bendradarbiavimu, o ne šaltais duomenimis

Įrankiai tėra įrankiai – jie skirti „padėti“ priimti sprendimus, o ne pakeisti patį sprendimų priėmėją. Naudokitės duomenimis, bet niekada nepamirškite, kad spauda vis tiek yra „žmonių“ verslas

・Išmaniųjų pirkimų esmė – ne mažiausia kaina, o tiekėjo „bendrosios vertės“ (kokybės, terminų ir patikimumo) atvaizdavimas duomenimis

・Perleiskite rutinines užklausas ir kainų palyginimą sistemai, kad pirkimų specialistai galėtų susikoncentruoti į strateginį tiekėjų valdymą ir krizių sprendimą

・Kurkite skaitmeninį tiekėjų „CV“, paverčiant praeities užsakymų istoriją objektyviu pagrindu ateities sprendimams ir išvengiant pasikartojančių klaidų

・Duomenys yra pagalbinė priemonė, o ne sprendimų pakaitalas; ilgalaikis pasitikėjimas ir partnerystė spaustuvių pirkimuose išlieka nematuojamu, bet esminiu turtu

Spaustuvių pirkėjams ir dizaineriams ši tendencija reiškia „atsakomybės perkėlimą į priekį“: kiekvienas jūsų sprendimas tampa skaidresnis ir atsekamas. Pirkimų specialistai negalės teigti, kad kalta „tiekėjo problema“, nes pasirinkimas bus pagrįstas duomenimis; dizaineriai taip pat negalės nekontroliuojamai kurti failų, nes dėl netinkamų failų patirtos papildomos išlaidos bus tiksliai fiksuojamos ir tiesiogiai siejamos su jūsų veiklos rezultatais

O tokioms platformoms kaip MINDS, teikiančioms integruotas paslaugas, vertė slypi tame, kad galime pateikti švaresnius ir struktūrizuotus duomenis. Nuo spaudos paruošimo (pre-press) patikros, spalvų valdymo iki gamybos istorijos – mes ne tik vykdome spaudą, mes kaupiame duomenų turtą klientų būsimiems „išmaniesiems pirkimams“. Kai sugebate valdyti visą duomenų grandinę nuo dizaino iki gatavo produkto, teikiate ne tik spausdinimo paslaugą, bet ir konsultacijas, padedančias optimizuoti viso kliento pirkimų strategiją. Tai ir yra tikrasis konkurencinis pranašumas