AI-आधारित खरीदारी केवल पैसे नहीं बचाती, यह निर्णय की त्रुटियों की भारी लागत को बचाती है

प्रिंटिंग उद्योग में मेरे अनुभव के अनुसार, एक प्रिंटिंग खरीद परियोजना के लिए आवश्यकता निर्धारण से लेकर तैयार उत्पाद मिलने तक, सबसे अधिक समय प्रिंटिंग में नहीं, बल्कि बार-बार के संचार और निर्णय लेने में खर्च होता है, विशेष रूप से आपूर्तिकर्ता (वेंडर) चुनने में, जो कि एक कला और विज्ञान का संगम है।

अतीत में, हम अनुभव, संपर्क और वेंडर सूची के ढेर पर निर्भर थे, लेकिन आज की गति और लचीलेपन की मांग वाले युग में, यह तरीका थोड़ा कम प्रभावी हो गया है।

मैं अक्सर ग्राहकों से मजाक में कहता हूँ कि प्रिंटिंग खरीद कर्मचारियों के पास तीन टेबल होती हैं: एक विभिन्न वेंडरों की报价 तालिका, एक प्रगति को ट्रैक करने वाला गेंट चार्ट (Gantt chart), और एक दिमाग में वेंडरों के पिछले खराब रिकॉर्ड रखने वाली छोटी डायरी।

यह कोई मजाक नहीं है, बल्कि अधिकांश खरीददारों की दैनिक वास्तविकता है:

・भारी मात्रा में दोहराया जाने वाला संचार: एक विशिष्टता (specification) को तीन से पांच वेंडरों को पूछताछ के लिए भेजना पड़ता है, हर वेंडर का प्रारूप अलग होता है, केवल एक तुलनीय तालिका में व्यवस्थित करने में ही आधा दिन बीत जाता है।

・अस्पष्ट ऐतिहासिक रिकॉर्ड: पिछली बार वेंडर A सस्ता था, लेकिन डिलीवरी तीन दिन देर से हुई और उन्होंने रंगों की छपाई भी गलत की। यदि ये सबक केवल खरीद कर्मचारी की याददाश्त में रहते हैं, तो कर्मचारियों के बदलने या समय बीतने के साथ इन्हें भूलना आसान होता है, और अगली बार फिर वही गलती दोहराई जाती है।

・भावनाओं के आधार पर निर्णय: जब समय की कमी हो और बजट का दबाव हो, तो हम आसानी से केवल报价 तालिका पर सबसे कम संख्या को देख लेते हैं, लेकिन गुणवत्ता स्थिरता, सहयोग, और डिलीवरी की सटीकता जैसी 'सॉफ्ट स्किल्स' को नजरअंदाज कर देते हैं, जो अक्सर परियोजना की सफलता या विफलता तय करते हैं।

हाल ही में उद्योग में कुछ 'स्मार्ट प्रोक्योरमेंट' समाधान सामने आए हैं। 'स्मार्ट' या 'AI' जैसे शब्दों से डरें नहीं, बस उन्हें एक ऐसे खरीद सहायक के रूप में सोचें जो बेहद होशियार है, जिसकी याददाश्त लाजवाब है और जो पूरी तरह से तर्कसंगत है।

यह सहायक क्या मदद कर सकता है, मेरे अवलोकन के अनुसार, इसके मुख्य लाभ हैं:

・स्वचालित पूछताछ और मूल्य तुलना: आपको बस विशिष्टताएं (specifications) दर्ज करनी हैं, सिस्टम स्वचालित रूप से योग्य आपूर्तिकर्ताओं को भेज देगा और वापस आए报价 को एक एकीकृत प्रारूप में व्यवस्थित कर देगा, जिससे आप 'कॉपी-पेस्ट' के नरक से मुक्त हो जाएंगे।

・वेंडर का 'बायोडेटा' (Resume) बनाना: यह आपके पिछले सभी ऑर्डर को वेंडर के वस्तुनिष्ठ बायोडेटा में बदल सकता है, जिसमें ऐतिहासिक कीमतें, डिलीवरी की सटीकता, गुणवत्ता संबंधी समस्याओं की रिपोर्ट की संख्या आदि शामिल हैं। सारी जानकारी डेटा-आधारित है और पता लगाने योग्य है।

・संभावित जोखिमों का पता लगाना: जब कोई लंबे समय से सहयोग करने वाला वेंडर अचानक बाजार दर से बहुत कम报价 देता है, या डिलीवरी का वादा असाधारण रूप से जल्दी करता है, तो एक अनुभवी खरीददार को कुछ गड़बड़ होने की भनक लग जाती है। सिस्टम इस 'अंतर्ज्ञान' को डेटा में बदल देता है। उदाहरण के लिए, यह आपको संकेत दे सकता है कि 'इस वेंडर के पास लंबित ऑर्डर में हाल ही में 50% की वृद्धि हुई है, जो आपकी डिलीवरी को प्रभावित कर सकता है', जिससे आप समय रहते कार्रवाई कर सकते हैं।

मुझे इस बात पर जोर देना होगा कि इस तरह के उपकरणों का सबसे बड़ा मूल्य यह नहीं है कि वे आपको 'सबसे सस्ता' विकल्प खोजने में मदद करते हैं, बल्कि वे आपको 'उच्चतम कुल मूल्य' वाला विकल्प खोजने में मदद करते हैं।

एक ऐसा वेंडर जिसकी कीमत 5% अधिक है लेकिन डिलीवरी की सटीकता 99% है और गुणवत्ता संबंधी कोई समस्या नहीं है, और एक ऐसा वेंडर जिसकी कीमत सबसे कम है लेकिन अक्सर देरी करता है और आपको उनकी गलतियों के लिए ग्राहकों से माफी मांगनी पड़ती है; आप किसे चुनेंगे?

अतीत में यह निर्णय बहुत व्यक्तिपरक होता था, लेकिन अब डेटा हमें अधिक वस्तुनिष्ठ निर्णय लेने में मदद कर सकता है। वेंडर की विश्वसनीयता और सहयोग जैसी सॉफ्ट स्किल्स को ऐसे संकेतकों में बदल दिया जाता है जिनका मूल्यांकन किया जा सकता है। यही स्मार्ट प्रोक्योरमेंट का सार है, और यही वह आधार है जो यह सुनिश्चित करता है कि डिज़ाइन ड्राफ्ट से लेकर अंतिम उत्पाद तक ब्रांड की गुणवत्ता एक समान बनी रहे। जैसा कि मैंने पहले उल्लेख किया है, AI द्वारा डिज़ाइन किए गए रंगों को सटीक रूप से प्रिंट करने के लिए, फ्रंट-एंड फ़ाइल प्रबंधन और बैक-एंड वेंडर चयन दोनों अनिवार्य हैं।

यहाँ तक पढ़कर, कुछ लोग चिंतित हो सकते हैं कि क्या खरीद का यह पेशा AI द्वारा बदल दिया जाएगा।

मेरा उत्तर है: नहीं, लेकिन काम का केंद्र बिंदु स्थानांतरित हो जाएगा।

अच्छे खरीद पेशेवर अब अपना समय मूल्य तुलना, फ़ॉर्म भरने और ऑर्डर के लिए पीछा करने जैसे दोहराव वाले कामों में खर्च नहीं करेंगे। सिस्टम आपके 80% काम को संभाल लेगा, और आप शेष 20% अधिक मूल्यवान कार्यों पर ध्यान केंद्रित कर सकेंगे:

・रणनीतिक आपूर्तिकर्ता संबंध प्रबंधन: मुख्य आपूर्तिकर्ताओं के साथ गहरे संबंध बनाने में समय बिताएं, प्रक्रियाओं को संयुक्त रूप से अनुकूलित करें और लागत कम करें।

・जटिल और गैर-मानक परियोजनाओं को संभालना: जब विशेष सामग्री, जटिल शिल्प कौशल, या तत्काल आदेशों की बात आती है, तो जिन्हें मशीनें नहीं संभाल सकतीं, उन्हें सुलझाने के लिए आपके संपर्कों और अनुभव की आवश्यकता होती है।

・संकट प्रबंधन: जब अचानक कोई समस्या आती है, तो एक फ़ोन कॉल सौ ईमेल से बेहतर काम करती है, और यह आपसी विश्वास लंबे समय के सहयोग पर आधारित होता है, न कि ठंडे डेटा पर।

उपकरण आखिरकार उपकरण ही हैं। वे निर्णय लेने में 'सहायता' प्रदान कर सकते हैं, निर्णय को प्रतिस्थापित नहीं कर सकते। डेटा का अच्छी तरह से उपयोग करें, लेकिन कभी न भूलें कि प्रिंटिंग आखिरकार 'लोगों' का व्यवसाय है।

・स्मार्ट प्रोक्योरमेंट का मूल उद्देश्य सबसे कम कीमत खोजना नहीं, बल्कि आपूर्तिकर्ता के 'कुल मूल्य' को डेटा के रूप में प्रस्तुत करना है, जिसमें गुणवत्ता, डिलीवरी और विश्वसनीयता शामिल है।

・दोहराव वाले पूछताछ और मूल्य तुलना के कार्यों को सिस्टम पर छोड़ दें, ताकि खरीद पेशेवर अधिक रणनीतिक आपूर्तिकर्ता संबंध प्रबंधन और संकट प्रबंधन पर ध्यान केंद्रित कर सकें।

・वेंडरों का डिजिटल बायोडेटा बनाएं, पिछले ऑर्डर इतिहास को भविष्य के निर्णयों के लिए एक वस्तुनिष्ठ आधार में बदलें, ताकि वही गलतियाँ दोबारा न हों।

・डेटा निर्णय लेने में सहायता है, न कि प्रतिस्थापन। प्रिंटिंग खरीद में लंबे समय तक स्थापित विश्वास और साझेदारी अभी भी महत्वपूर्ण संपत्ति है जिसे मापा नहीं जा सकता।

प्रिंटिंग खरीददारों और डिजाइनरों के लिए, इस प्रवृत्ति का अर्थ है 'जिम्मेदारी का आगे बढ़ना', जहां आपका हर निर्णय अधिक पारदर्शी और पता लगाने योग्य हो जाता है। खरीददार अब 'वेंडर की समस्या' को बहाने के रूप में इस्तेमाल नहीं कर सकते, क्योंकि आपूर्तिकर्ता का चयन डेटा द्वारा समर्थित है; डिजाइनर भी मनमाने ढंग से फ़ाइलें तैयार नहीं कर सकते, क्योंकि खराब फ़ाइलों के कारण होने वाली बाद की लागत स्पष्ट रूप से दर्ज की जाएगी, जो सीधे आपके प्रदर्शन से जुड़ी होगी।

और MINDS जैसे एकीकृत सेवा मंच के लिए, हमारा मूल्य इसमें है कि हम अधिक स्वच्छ, अधिक संरचित डेटा प्रदान कर सकते हैं। प्री-प्रेस निरीक्षण, रंग प्रबंधन से लेकर उत्पादन इतिहास तक, हम न केवल प्रिंटिंग निष्पादित कर रहे हैं, बल्कि ग्राहक की अगली 'स्मार्ट खरीदारी' के लिए डेटा संपत्ति भी जमा कर रहे हैं। जब आप डिज़ाइन से लेकर तैयार उत्पाद तक की पूरी डेटा श्रृंखला में महारत हासिल कर लेते हैं, तो आप जो प्रदान करते हैं वह केवल एक प्रिंटिंग सेवा नहीं है, बल्कि एक सलाहकार सेवा है जो ग्राहक की पूरी खरीद निर्णय प्रक्रिया को अनुकूलित कर सकती है। यही असली प्रतिस्पर्धात्मक लाभ है।