Цялостно ръководство за закупуване и контрол на печата: От потвърждаване на спецификациите до приемане на стоката

Всеки път, когато клиент дойде при мен и се жали, че отпечатаното не е както е очаквал, първото нещо, което питам, е: «Потвърдили ли сте ясно спецификациите преди печат?» Спецификациите включват крайния размер, метода на печат (офсет, дигитален печат), цветния режим (CMYK четирицветен или Pantone специален цвят), обработки (ламиране, щампане, резане) - ако тези елементи не са потвърдени писмено преди поръчката, всеки следващ етап е хазарт. Особено при Pantone цветовете - много закупувачи имат обичай да пращат снимки на екрана на печатницата за «показване на цвета», това е най-лесният начин да се провали - номерът на Pantone не може да има нито една буква грешна, няма «приблизително» тук

Препоръчвам да изискате от печатницата да попълни форма за потвърждение на спецификациите преди първото предложение за цена, която да включва: крайни размери (с 3 mm отрязване), количество за печат, вид и граматура на хартията (gsm), цветове на предната и задната страна, методи на обработка, срок на доставка. Количеството е особено важно да се спомене: печатът е индустрия, която разчита на мащаба, обикновено под 500 копия е по-икономично да се използва дигитален печат, а над 1000 копия цената на офсетния печат значително намалява. Формата за потвърждение на спецификациите не само защитава теб, но и помага на печатницата да прави по-малко въпроси и да дава по-точни предложения - ако пропуснеш този етап, разходите за общуване ще се удвоят

Видял съм много случаи на преиздаване поради грешни формати на файловете, и повечето могат да бъдат избегнати. Три са най-често срещаните грешки: първо, RGB файлове не са преобразувани в CMYK преди изпращане, резултатът е значителен цветови отклонение, особено очевиден при синьо и оранжево; второ, недостатъчна разделителна способност, изображения от интернет на 72 DPI се поставят директно в окончателния макет, резултатът е замъглено изображение - минималния стандарт за печат е 300 DPI, ако изображението е по-малко от това след увеличение, печатницата не може да го спаси; трето, отрязването не е зададено, след като се реже крайния размер се появява бял ръб, което означава цялата партида трябва да бъде преиздадена

За правилния формат на файловете препоръчвам да използвате PDF/X-1a или PDF/X-4, тези два формата ще принудят вграждане на шрифтове и преобразуване на цветовите настройки, печатницата е по-малко вероятно да срещне проблеми при получаване. Ако поискат AI или INDD оригинални файлове, не забравяйте да пакирате всички използвани шрифтове или преобразувайте текста в контури (Outline), за да избегнете проблеми с различни версии на шрифтовете. Преди доставка направете проверка на Preflight сами, вградената в Acrobat е достатъчна, проверете разделителна способност, отрязване и цветови режим, пет минути работа могат да спасят загубата от преиздаване на цяла партида

Избора на хартия причинява главоболие на много закупувачи, главно защото начина на измерване на печатарската хартия не е интуитивен за обикновените хора. Индустриалния стандарт използва gsm (грамове на квадратен метър), визитките обикновено са 300-400 gsm, двустранните DM материали използват 128-157 gsm глациран картон, плакатите зависят от предназначението, еднострани издания трябва да започнат с 200 gsm за да имат присътствие. Бързо правило за определяне: вземете хартията и я сгънете, ако има явна съпротива при сгъване и не е мека, това е около 200 gsm или повече; ако изглежда като обикновена копирна хартия, тънка и с просветляване, това е в диапазона 70-90 gsm

Влиянието на вида на хартията върху печатния резултат често е подценявано. Глацираната хартия (Coated) има гладка повърхност, CMYK чернилата имат висока степен на придържане, цветовете са наситени, подходяща е за каталози на продукти и менюта; матовата глациран хартия (Matte Coated) има малко отражение, подходяща е за четене на много текст и премиум мнение за бренда; неглацираната хартия (Woodfree) няма покритие, има висока поглъщаща способност, цветовете са малко потиснати, подходяща е за вътрешни страни на книги и доклади. През последните години съм срещал все повече FSC сертифицирана рециклирана хартия и преработена хартия, все повече брандове разглеждат «на каква хартия е печатано» като част от своята ангажиментност за устойчивост - ако клиентския ви пазар е в Европа, това вече не е бонус, а основно изискване

При етапа на пробния отпечатък видя най-много от клиентите си с менталитета на «спестявам където мога», но разходът за пробен отпечатък в сравнение с преиздаване на цяла партида не е в същия ред на величина. Пробният отпечатък има три основни формата: дигитален пробен отпечатък (предпечатна версия), пробен отпечатък от дигитална печатна машина и комбиниран пробен отпечатък. Дигиталния пробен отпечатък е най-бърз и с най-нисък разход, обикновено е готов в един или два дни, основната цел е да потвърди основната цветова посока и оформлението; пробният отпечатък от машина използва официалната печатна машина, цветовата репродукция е най-точна, но разходът е по-висок, подходящ е за опаковки с строги цветови изисквания или премиум печатни продукти; комбинираният пробен отпечатък е в средата, използва дигитално оборудване за симулиране на печатния цветови диапазон, с добро съотношение цена-качество

Препоръчвам: за количества над 2000 копия или за случаи с изисквания за Pantone специални цветове, задължително направете пробен отпечатък преди да продължите. При потвърждаването на пробния отпечатък има няколко важни точки за наблюдение: сравнете с цветния образец дали основния цвят е точен, потвърдете дали има преместване на текста или аномалии на шрифта, проверете ясносттта на изображенията, потвърдете дали крайния размер и отрязването са коректни. След като пробния отпечатък е одобрен, трябва да се съхранява един подписан и потвърден образец, този образец е основата за проверката на получена доставка, печатницата също може да го използва за коригиране на цвета, което намалява конфликтите

След като пробния отпечатък е одобрен и спецификациите са потвърдени, все още има един последен преглед преди печат. Първата точка за потвърждение е авторските права и корекция на текста: веднъж когато печатното издание е на машината е окончателно, всяка грешка, остарял телефонен номер, стара версия на логото не могат да бъдат спасени. Препоръчвам най-малко два човека да направят независима корекция преди печат - един човек, който неустанно чете един и същ документ, ще загуби внимание и лесно пропуска грешки. Втората точка за потвърждение е количеството и периодът: проверете дали количеството в поръчката отговаря на потребностите, и в същото време потвърдете че доставката, обещана от печатницата, отговаря на времевата точка на събитието, тези две точки трябва да бъдат написани черно на бяло в поръчката

Третата точка за потвърждение е потвърждаването на последователността на процесите на обработка. Много закупувачи разделят печата и последващата обработка на две отделни поръчки, но между ламирането, щампането, UV покритието, резането има зависимости, една грешка в последователността може да доведе до неудача в обработката или преработка. Например ламирането на цялата страница след което щампане и щампането преди ламирането водят до напълно различни резултати и степен на добив. Преди печат преминете потока на обработката с печатницата, потвърдете че техния процес отговаря на вашите очаквания, това е най-сигурният способ да спасите времето

Веднъж доставката пристигне, не е достатъчно просто да подпишете, приемането и проверката са последния контрол в целия процес на печат, ако тази стъпка не е направена добре, при възникване на проблеми последващото преследване ще е много проблематично. Съставих шест критични точки за проверка: ①Преброи количеството - печатът обикновено има допуск ±5%, трябва да потвърдите в договора дали това е нетното количество или включително отпадъци; ②Сравни цвета с пробния отпечатък - вземете пробния образец и го сравнете с получения продукт, нормалния цветови отклонение при офсетен печат е Delta-E 5 или по-малко е приемливо, ако е повече трябва да го докладате на печатницата; ③Проверете повърхностната обработка - ламирането без пухури, отлепяне или отслабване, щампането без липсващи или неправилни щампи; ④Потвърдете точност на рязането - ако крайния размер надвишава ±1mm трябва да го преследвате; ⑤Проверка на случаен пример от многостранични издания дали редоследът на събиране е верен; ⑥Дали начина на опаковане отговаря на изискванията на последващата логистика

Ако при приемането обнаружите проблеми, направете писмена документация и снимки на доставката, не подписвайте преди това и след това преследвайте, това е много пасивна позиция при определяне на отговорност. Обикновено договорът посочва периода на приемане, обичайно е разпоредба да се издигат възражения в рамките на 3-7 работни дни след получаване, ако надвишите периода, много печатници ще откажат да компенсирайте, като твърдят «вече сте подписали». Ако има значително цветово отклонение или голям брой дефектни издания, да попросите печатницата да препечата партида е най-преките решение, когато препечатвате, трябва отново да сравните цвета с оригиналния пробен отпечатък, не предполагайте че втората партида автоматично ще се коригира