送印規格單怎麼寫才不漏項？採購必備的完整欄位清單

一張可直接送印的規格單，至少要包含這十一個欄位：成品尺寸、展開尺寸、頁數、紙材、色數、裝訂方式、加工項目、印量、交期、收件方式、檔案版本。缺任何一項，印刷廠都可能回來問你，或者直接按自己對的版本報價，拿回來才發現不是你要的

在麥思印刷（MS，中高階全客製商業印刷）接過的案子裡，詢價來回超過三輪的，十件有九件是規格單不完整。不是客戶不認真，是沒有人告訴他們「這些欄位到底差在哪裡」

很多人以為填一個「A4」就夠了，實際上這是最常見的第一個漏項

成品尺寸是讀者拿到手時的大小，比如 148×210mm（A：

・5）或 210×297mm（A

・4）。展開尺寸是印刷前的紙張全開大小，一張 A4 雙折的 DM，展開就是 A3（420×297mm）。這兩個數字決定紙廠備料的規格、印刷機台的配置、還有後加工折線的位置

設計師只知道成品尺寸，開稿的時候有時候會忘記加出血（每邊 3mm），展開尺寸就留不夠。採購端如果先問清楚展開尺寸，印刷廠收到稿子馬上就能交叉驗，省一輪溝通

有摺疊的品項要特別注意：三折單（Z 折或風琴折）的展開尺寸跟你預想的不一定一樣，因為折數不等於三等分，靠機器那側要留短 2，3mm 才折得平。規格單裡備註一下折法，可以擋掉一半的打樣問題

這三個欄位是最常「大概填一下」的地方，也是報價差距最大的來源

紙材要填到「磅數＋材質＋表面處理」三個層次：

・銅版紙 150gsm 單光（常見 DM 封面）

・雪銅紙 128gsm 雙面霧 PP（觸感比光面柔和）

・道林紙 80gsm 原色（環保風格報告冊）

・特殊紙（如牛皮紙、萊妮、棉紙）要附料號或樣張，因為各廠庫存不同

只寫「銅版紙」讓印刷廠自己填磅數，等於讓他報他最方便的，不一定是你要的手感

色數分四種情境，每種報價結構都不同：

・單色（黑）、雙色（特色印刷）、四色（CMYK）

・四色＋特別色（如 Pantone 加燙金）

・局部 UV 不算色數，但是加工費另計，記得單獨列

加工項目要列明每一道工序：

・過 PP（光 PP／霧 PP）

・局部 UV

・燙金／燙銀（要說是熱燙還是冷燙）

・軋型（刀模形狀附圖或 AI 路徑檔）

・折頁（幾折、折法）

・打孔（位置與直徑）

・騎馬釘或膠裝

一旦加工項目漏寫，印刷廠就只報印刷費，拿到貨才發現要再跑一次加工廠，交期打亂、費用也多算了一次

這三個欄位互相牽動，改其中一個，成本可能整個重排

頁數要寫含封面的總頁數，騎馬釘的本子頁數必須是 4 的倍數；膠裝沒有這個限制，但最少通常要 8 頁以上才裝得住。規格單裡直接備注「含封面封底共 XX 頁」，不要讓印刷廠自己數設計稿

裝訂常見選項：

・騎馬釘：薄本（64 頁以內最穩）、可攤平、成本最低

・膠裝（完美裝訂）：書背要有厚度，頁數少會縮短壽命

・蝴蝶裝（PUR 膠裝）：厚冊或要求開書平攤的情境

・線裝：傳統感、適合文化禮品

・活頁夾：需要抽換內頁的操作手冊

數量不要只填一個數字，最好給兩到三個階梯詢價，比如 500 份、1000 份、3000 份。印刷有起版費用（製版、紙張備料），數量越大單價越低，但不是線性下降。我遇過客戶只問了 200 份的單價，印完之後才知道如果多印到 1000 份，單價幾乎砍半，白花了錢

這三個欄位很多人覺得是「行政事項」跳過，但它們直接決定印刷廠能不能接、出了問題誰負責

交期要寫的是「預計到貨日」，不是「你希望多快好」。印刷廠需要倒推排程：打樣時間、印刷機台、裁切裝訂、運送。一般商業印刷從確認開印到出貨，正常是 5，7 個工作天；有特殊加工的要 10，14 天；如果趕件需要特別排程，費用不同，規格單裡要標明

收件方式寫明「工廠自取、廠商宅配、統一寄貨到指定地址」，如果有多點配送（例如同一批傳單要寄到北中南三個門市），分箱比例要在規格單裡列清楚，否則印完打包的時候找不到人確認，很容易出包

檔案版本是最常被遺漏的一欄，也是糾紛最多的地方。規格單上要寫：

・提供格式（AI、PDF/X-1a、PDF/X-4、InDesign 含連結與字體）

・色彩模式（CMYK 或 RGB 轉 CMYK）

・解析度（印刷用 300 dpi 以上）

・出血設定（每邊 3mm）

・字體是否轉外框

如果設計稿要給多家廠商比稿，記得規格單裡的檔案規格要統一，不然各廠用不同設定出來，顏色跟細節不好比

需要一個可以直接套用的完整詢價格式，麥思印刷提供客製規格確認服務，第一次詢價可以直接帶著草稿讓顧問協助對齊；如果品項相對標準、印量不大，麥印刷線上下單介面也有引導式規格填寫，不容易漏項

這個問題有點務實，但很重要

規格單不是給一家廠商的私下備忘，是你採購流程的基準文件。同一份規格單送給三家廠商，收回的報價才有可比性，你才能看出差距是來自材料、工序還是利潤空間的不同

如果規格不統一，三家各自理解，報出來的東西根本不在同一條線上。A 廠報的可能是銅版 150gsm、B 廠可能填了 128gsm，C 廠可能根本沒算軋型。你拿最低報價下單，收到貨才發現它跟你要的差了幾個規格

規格單寫得越精準，採購的主動權越強，議價也有根據。這不只是避免糾紛的防守動作，更是你談判的底牌

・規格單缺任何一個欄位，印刷廠就會按自己最方便的版本報價，拿到貨才發現不是你要的

・成品尺寸與展開尺寸一定要分開填，有折頁的品項更要備注折法，擋掉一半打樣問題

・紙材要填「磅數＋材質＋表面處理」三層，只寫「銅版紙」等於讓廠商自己決定手感

・數量給兩到三個階梯詢價，印刷單價的跳點有時候比你想像的大，多印反而更划算

・規格單是採購的基準文件，統一送多家廠商，報價才有可比性，議價才有根據

送印規格單看起來是行政表單，實際上是採購流程的品管節點。規格不清，後面所有事都會跑偏：設計稿改版、報價重做、打樣來回、出貨延遲，每一個問題背後都能追到一個沒填清楚的欄位

對 SaaS 或平台產品來說，這個場景很值得做成引導式表單，用有邏輯的問答流程，讓不熟悉印刷的採購第一次填就填對，系統自動補出展開尺寸、提醒折頁規範、對照紙材庫存，這些都能把原本靠老師傅口頭問的工作流程化

對設計師來說，比起等客戶給規格再開稿，更好的做法是主動提供一份規格確認表，在接案階段就把尺寸、色模、加工一次鎖定，後期返工的機率會大幅降低

下一步可以做的事很具體：把這十一個欄位做成你自己的詢價範本，下次送印前五分鐘填一遍，哪個填不出來就代表那個規格還沒確認，回去問清楚再送，比收到貨以後再扯皮省事得多