Công cụ lập kế hoạch tiến độ dự án in

How to Use

1. 1Chọn 「Ngày ra mắt / Sự kiện」, tức ngày mục tiêu ấn phẩm in ấn phải hoàn tất
2. 2Tùy theo tình hình dự án, điều chỉnh số ngày cho 6 công đoạn: hoàn thiện file in, in proof, duyệt proof, in hàng loạt, gia công, vận chuyển
3. 3Xem ngày bắt đầu và kết thúc của từng công đoạn trên bảng tiến độ, cùng ngày khởi động dự án muộn nhất và tổng số ngày chuẩn bị
4. 4Nếu đã quá ngày khởi động muộn nhất, hãy rút ngắn các công đoạn hoặc trao đổi phương án in gấp, sau khi xác nhận thì tải tài liệu (HTML) để lưu trữ

Phương pháp tính toán và giả định

Trường hợp sử dụng

• Doanh nghiệp tham gia triển lãm khai mạc ngày 9/15: tính ngược theo tổng 17 ngày lịch mặc định thì muộn nhất phải khởi động ngày 8/29; nếu hôm nay đã là 9/1, việc cần làm là thương lượng rút ngắn tiến độ chứ không phải tiếp tục sửa bản thiết kế.
• Sản phẩm mới ra mắt cần cả hộp màu bao bì lẫn tờ rơi DM: lập tiến độ riêng cho 2 luồng, hộp màu có thêm số ngày bế khuôn và dán hộp nên ngày khởi động sớm hơn tờ rơi DM, toàn bộ dự án sẽ lấy theo luồng có ngày bắt đầu sớm hơn.
• Mua sắm hộp quà tết: đổi sản xuất từ 5 ngày thành 10 ngày theo phản hồi mùa cao điểm của nhà in, vận chuyển từ 2 ngày thành 4 ngày rồi tính lại, ngày khởi động muộn nhất được đẩy sớm hơn một tuần và vẫn còn kịp.
• Bộ phận tiếp thị nhận yêu cầu "cần 500 cuốn sổ tay cho sự kiện sau 2 tuần": tính ngược thấy quy trình mặc định cần 17 ngày trong khi chỉ có 14 ngày, chủ động trao đổi với nhà in để chuyển sang in kỹ thuật số (không cần xuất kẽm, thời gian in ngắn) nhằm đổi lấy thời gian.
• Dự án xuất khẩu: đổi 2 ngày vận chuyển thành số ngày thực tế của vận tải biển cộng làm thủ tục hải quan rồi tính lại, mới nhận ra nút thắt thực sự không nằm ở in ấn mà ở lịch tàu.
• Quản lý dự án đánh giá lại dự án bị chậm trễ lần trước, điền số ngày thực tế vào công cụ lập tiến độ để đối chiếu 6 mốc giai đoạn, chỉ ra khâu thực sự làm chậm tiến độ giao hàng để chủ động giữ trước mốc thời gian đó trong dự án tiếp theo

Câu hỏi thường gặp

In một lô ấn phẩm thường mất bao lâu?

Ước tính theo giá trị tham khảo thông thường, một ấn phẩm thương mại đơn giản từ khi hoàn thiện file đến lúc nhận hàng mất khoảng 17 ngày (hoàn thiện file 2 + in mẫu 3 + duyệt mẫu 2 + in ấn 5 + gia công 3 + vận chuyển 2). Tuy nhiên đây chỉ là mốc cơ sở sơ bộ, thực tế tùy thuộc vào độ phức tạp của ấn phẩm và lịch chạy máy của xưởng, số ngày chính thức căn cứ theo phản hồi của nhà in.

Số ngày mặc định có phải là thời hạn giao hàng cam kết của nhà in không?

Không. Giá trị mặc định chỉ mang tính tham khảo chung, không có nhà in nào cam kết tiến độ dựa trên con số này; cùng một ấn phẩm nhưng thời gian sản xuất trong mùa thấp điểm và cao điểm có thể chênh lệch rất nhiều. Cách dùng chuẩn là trước tiên dùng giá trị mặc định để nắm bức tranh tổng thể, sau khi nhận được số ngày báo từ nhà in thì thay bằng số liệu thực tế để lập lại tiến độ.

Có thể bỏ qua bước in mẫu không?

Không nên. In mẫu là chốt chặn quan trọng để ngăn ngừa lệch màu và sai sót quy cách trước khi sản xuất hàng loạt; 3 ngày tiết kiệm được sẽ phải đánh cược bằng toàn bộ chi phí và thời gian in lại cả lô. Nếu thời gian thực sự quá gấp, thà thương lượng với nhà in để in mẫu kỹ thuật số lấy gấp chứ không nên đưa thẳng vào in hàng loạt.

Đã quá ngày bắt đầu muộn nhất thì phải làm sao?

Hãy thử lần lượt 3 giải pháp: nhờ xưởng rút ngắn thời gian in ấn (thường có phí làm gấp), tinh gọn hoặc chia đợt gia công sau in, chuyển sang in kỹ thuật số cho đợt đầu rồi in offset bù số lượng còn lại. Nếu cả 3 cách đều không được thì phải lùi ngày mục tiêu—càng thống nhất sớm, các bên càng có nhiều phương án xử lý.

Tiến độ có tính ngày nghỉ lễ không?

Không, toàn bộ đều tính theo ngày theo lịch và không trừ ngày nghỉ cuối tuần hay kỳ nghỉ lễ dài ngày. Nếu dự án rơi vào dịp nghỉ lễ, vui lòng tự cộng thêm số ngày cho giai đoạn đó; lịch sản xuất của nhà in vào các dịp lễ Tết thường kín chỗ rất sớm, vì vậy nên dự trù dư thời gian thay vì tính quá sát.

Dự trù 2 ngày cho khâu vận chuyển có đủ không?

Giao hàng nội địa thông thường là đủ; các đơn hàng lớn liên tỉnh, đi đảo hoặc xuất khẩu cần chuyển sang số ngày thực tế, riêng xuất khẩu phải tính thêm thời gian thông quan và lịch tàu. Vận chuyển là công đoạn dễ bị đánh giá thấp nhất trong 6 bước vì nó nằm hoàn toàn ngoài tầm kiểm soát của nhà in.

Các công đoạn có thể tiến hành song song không?

Công cụ chủ động lập tiến độ nối tiếp để đảm bảo an toàn. Trong thực tế, khâu gia công và một phần in ấn có thể gối đầu nhau, nhưng việc điều phối song song này do bộ phận kế hoạch sản xuất của nhà in xử lý là an toàn nhất—hãy dùng kết quả nối tiếp làm mốc an toàn, sau đó cập nhật lại khi nhà in đưa ra tiến độ thực hiện song song.