Thay giấy, chi phí không chỉ chênh ở giá giấy

Thay giấy sẽ ảnh hưởng đến đơn giá giấy, hiệu suất xả giấy, tỷ lệ hao hụt, độ hút mực, thời gian khô, thiết lập máy và tỷ lệ đạt ở công đoạn gia công sau in. Khi MINDS xem báo giá đổi giấy, thường sẽ dùng “7 hạng mục kiểm tra khi thay giấy” để tách riêng 7 việc này, thay vì chỉ hỏi mỗi kg hoặc mỗi tờ rẻ hơn bao nhiêu

Thay giấy là khi cùng một sản phẩm in, trong điều kiện kích thước, số lượng in và số màu gần như không đổi, nhưng chuyển sang loại giấy, định lượng, lô giấy hoặc nguồn cung khác. Ví dụ giấy couche đổi sang giấy woodfree, 250gsm đổi thành 300gsm, hoặc cùng loại giấy nhưng đổi sang lô cung ứng khác. Những thay đổi này sẽ kéo theo in ấn, sấy khô, cắt xén, gấp, bế, cán màng và đóng cuốn; mỗi công đoạn đều có thể làm chi phí thay đổi

Tôi từng thấy rất nhiều lần việc so sánh giá của bộ phận thu mua mắc kẹt ở cùng một hiểu lầm: giấy A rẻ hơn 0.2 đồng mỗi tờ, thế là nghĩ 10,000 tờ có thể tiết kiệm ngay 2,000 đồng. Xưởng in không tính như vậy. Nếu đổi giấy xong phải ăn mực nhiều hơn, chờ khô lâu hơn, chạy thử máy nhiều hơn, hủy thêm 1 lô, chút chênh lệch giá giấy ban đầu sẽ bị nuốt rất nhanh

Có thể xem 7 hạng mục kiểm tra khi thay giấy như sau:

・Đơn giá giấy: chỉ có ý nghĩa so sánh khi cùng loại giấy, cùng định lượng, cùng kích thước và cùng điều kiện cung ứng

・Hiệu suất xả giấy: khi cắt giấy khổ lớn thành thành phẩm, phần dư nhiều hay ít sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến lượng giấy tiêu hao thực tế cho mỗi tờ

・Tỷ lệ hao hụt: in thử, chồng màu, cắt xén và gia công sau in đều sẽ tiêu hao một lượng nhất định

・Độ hút mực: giấy càng hút mực, lượng mực, độ ổn định màu và thời gian khô đều thay đổi

・Thời gian khô: khô chậm sẽ ảnh hưởng đến thời gian giao hàng, đồng thời tăng rủi ro dính bẩn và lem kéo

・Thiết lập máy: đổi giấy thường phải chỉnh lại áp lực, cấp giấy, lượng mực và tốc độ

・Tỷ lệ đạt ở gia công sau in: nứt đường gấp, phồng màng, bavia khi bế đều có thể biến giấy rẻ thành giấy đắt

Cùng là thành phẩm A4 kích thước 210 × 297mm, nhưng nếu đổi sang khổ giấy lớn khác hoặc quy cách cung ứng khác từ nhà máy giấy, cách xả giấy có thể hoàn toàn khác. Khi hiệu suất xả giấy thay đổi, thứ thật sự bị tiêu hao không phải là số tờ thành phẩm, mà là hiệu quả sử dụng của lô giấy khổ lớn trước khi lên máy

Khi nhà in ước tính giấy, thường không chỉ nhìn thành phẩm có bao nhiêu tờ, mà còn xem giấy khổ lớn được dàn như thế nào, cắt ra sao, cộng thêm bao nhiêu hao hụt. Giả sử bìa một cuốn catalogue cần in 3,000 bản, kích thước thành phẩm không đổi, nhưng khổ giấy nhà máy cung ứng khác nhau. Ban đầu 1 tờ giấy lớn có thể lên 8 con, sau khi đổi giấy có thể chỉ còn 6 con. Dù đơn giá mỗi tờ giấy rẻ hơn, tổng lượng giấy tiêu hao vẫn có thể tăng

Định lượng cũng ảnh hưởng đến báo giá. Đổi 250gsm thành 300gsm, bản thân giấy sẽ dày hơn, vận chuyển, xếp chồng, gấp giấy và áp lực đóng cuốn đều thay đổi theo. Giấy dày không nhất thiết là xấu; bao bì, bìa, thẻ treo cần độ cứng. Nhưng thu mua không thể chỉ hỏi “dày hơn thì thêm bao nhiêu tiền”, mà phải hỏi sau khi dày hơn, công đoạn gia công sau in có cần đổi phương pháp hay không

Có những loại giấy nhìn qua quy cách giống nhau, nhưng cảm giác tay giữa các lô lại khác. Chuyện này càng thường gặp ở giấy mỹ thuật, giấy tái chế, giấy có vân và giấy nhập khẩu. Nếu thu mua chỉ lưu PDF mà không lưu mẫu thật, lần tái bản sau rất dễ gặp tình trạng “tên giống nhau, nhưng sờ vào không giống cùng một loại giấy”

Đổi xuống định lượng thấp hơn có thể tiết kiệm tiền giấy, nhưng không bảo đảm giảm tổng chi phí. Hộp giấy đổi từ 350gsm xuống 300gsm, chi phí giấy đơn chiếc có thể giảm, nhưng độ cứng của kết cấu hộp, khả năng đỡ ở đường gấp và cảm giác khi trưng bày đều thay đổi. Nếu thành phẩm bị biến dạng, khách khiếu nại hoặc phải làm lại, khoản tiền nhìn như tiết kiệm trên bảng thu mua không còn là tiết kiệm nữa

Đổi lên định lượng cao hơn cũng không phải lúc nào chỉ là tăng giá. Một số bìa đổi từ 220gsm lên 250gsm có thể giúp chất lượng thành phẩm ổn định hơn, giảm cong vênh hoặc chênh lệch cảm giác tay sau đó. Vấn đề là có nên đổi hay không không thể chỉ dựa vào cảm giác “cao cấp hơn”, mà phải quay lại mục đích sử dụng: đó là bìa catalogue, hộp ngoài, thẻ treo, DM hay ruột sách

Tôi thường đề nghị dùng 3 câu hỏi để đánh giá định lượng:

・Tải trọng theo mục đích sử dụng: tờ giấy này dùng để xem, để gói, để treo hay để bảo vệ sản phẩm

・Giới hạn gia công sau in: tờ giấy này có cần gấp, bế, cán màng, ép kim, dập nổi/dập chìm hoặc đóng ghim lồng không

・Tính nhất quán khi tái bản: sau khi in lô này, 3 tháng hoặc 6 tháng nữa có in bổ sung cùng mẫu không

Nếu là DM cho một sự kiện dùng một lần, giảm định lượng có thể hợp lý. Nếu là bao bì nhận diện chủ đạo của thương hiệu, hộp sản phẩm bán thường xuyên, catalogue tái bản dài hạn, tôi thường không khuyên đổi vật liệu chỉ để báo giá một lần trông đẹp hơn. Giấy là một phần của cảm giác thương hiệu. Sờ vào kém đi một chút, khách hàng sẽ nhận ra rất nhanh

Điều đáng sợ nhất khi thu mua so sánh báo giá là “hỏi ba nhà in, cả ba đều báo theo cách hiểu của riêng mình”. Cùng một thiết kế, nếu không có bảng quy cách cố định, nhà cung cấp có thể dùng loại giấy khác nhau, cách tính hao hụt khác nhau, điều kiện gia công sau in khác nhau để báo giá. Cuối cùng thứ bạn đang so là 3 sản phẩm khác nhau

Một bảng quy cách thay giấy dùng được ít nhất phải ghi rõ 10 trường:

・Kích thước thành phẩm: ví dụ A 4, A 5, kích thước trải hoặc kích thước khuôn bế hộp

・Số lượng in: ví dụ 500, 1 000, 3,000 hoặc 10,000 bản

・Loại giấy: ví dụ giấy couche, giấy woodfree, giấy bìa, giấy mỹ thuật

・Định lượng hoặc khối lượng cơ bản: ví dụ 120gsm, 250gsm, 300gsm

・Số màu in: ví dụ một màu, bốn màu, màu pha riêng

・Xử lý bề mặt: ví dụ màng mờ, màng bóng, UV cục bộ, ép kim

・Gia công sau in: ví dụ gấp, bế, dán hộp, đóng ghim lồng

・Thời gian giao hàng: hàng gấp và hàng thông thường có chi phí khác nhau

・Có tái bản hay không: tái bản phải xem độ lệch màu và tính nhất quán của lô giấy

・Mẫu thật làm chuẩn: giữ lại 1 bản mẫu duyệt và 1 bản mẫu thành phẩm

Khi xử lý các dự án in thương mại tùy chỉnh toàn phần ở phân khúc trung cao cấp, MINDS sẽ xem giấy, màu sắc, gia công sau in và mẫu thật cùng lúc. Mai Printing phù hợp hơn với các hạng mục phổ biến có quy cách rõ, nhạy cảm về giá và có thể đặt hàng trực tuyến. Hai hướng này không có hướng nào tốt hơn tuyệt đối; khác biệt nằm ở chỗ bạn cần sự ổn định trong tùy chỉnh hay hiệu suất của tiêu chuẩn hóa

Thói quen của tôi là trước khi đổi giấy, nhất định yêu cầu khách hàng xác nhận song song hai phiên bản: “báo giá quy cách gốc” và “báo giá giấy thay thế”. Thứ thu mua cần nhìn không chỉ là tổng giá, mà là giấy, gia công, hao hụt, thời gian giao hàng và ghi chú thay đổi ra sao. Nếu báo giá chỉ còn một con số tổng, sau này có sự cố sẽ rất khó truy lại

File in chỉ có thể ghi lại kích thước, trị số màu và bố cục, không thể ghi đầy đủ cảm giác tay của giấy, độ trắng, sắc độ sau khi hút mực, cảm giác sau khi cán màng, trạng thái đường gấp. Những chỗ dễ xảy ra vấn đề nhất khi thay giấy lại đúng là những thứ PDF không thể hiện được

Tôi khuyên ít nhất nên giữ 2 loại mẫu thật:

・Mẫu duyệt: giấy và hiệu quả in đã được xác nhận trước khi đổi vật liệu hoặc ở giai đoạn in thử

・Mẫu thành phẩm: thành phẩm sau khi sản xuất hàng loạt và giao hàng thực tế, dùng làm chuẩn cho lần tái bản sau

Trên mẫu thật có thể dán một nhãn nhỏ, ghi 6 thông tin: loại giấy, định lượng, lô cung ứng hoặc tên nhà máy giấy, phương pháp in, gia công sau in, ngày hoàn thiện. Cái nhãn này rất thủ công, nhưng rất hữu ích. Nửa năm sau cần tái bản, nó đáng tin hơn nhiều so với một chuỗi trao đổi LINE mơ hồ

Với nhà thiết kế, mẫu thật cũng là công cụ giao tiếp rất tốt. Màu trắng ngà trên màn hình, màu trắng ngà trên giấy, màu trắng ngà sau khi cán màng là 3 thứ khác nhau. Nếu phía thiết kế có thể đưa giấy vào đề xuất ngay từ đầu, khách hàng sẽ ít có khả năng đến ngày giao hàng mới nói “sao không giống tôi tưởng tượng”

・Thay giấy có tiết kiệm hay không phải tính cùng lúc 7 việc: giá giấy, xả giấy, hao hụt, hút mực, khô mực, máy in và gia công sau in

・So sánh giá bằng cùng một bảng quy cách mới biết chênh lệch báo giá đến từ giấy, phương pháp sản xuất, thời gian giao hàng hay cách hiểu khác nhau của nhà cung cấp

・Giảm định lượng có thể tiết kiệm tiền giấy, nhưng cũng có thể đánh đổi độ cứng, cảm giác tay và tỷ lệ đạt ở gia công sau in

・Mẫu thật là chuẩn thu mua cho lần tái bản sau; PDF không thể nhớ giúp bạn cảm giác của giấy

・Trước khi đổi giấy, hãy đặt quy cách gốc và quy cách thay thế cạnh nhau, khi đó tổng giá mới đáng để bàn

Thay giấy là một bài toán quy trình in rất phù hợp để quản lý số hóa. Phía sản xuất in có thể biến thông tin về giấy, hao hụt, thiết lập máy và kết quả gia công sau in thành kho tri thức nội bộ. Phía thiết kế có thể bàn giao mẫu giấy, mục đích sử dụng và cảm giác thương hiệu cùng nhau. Phía thu mua có thể dùng bảng quy cách cố định để hỏi giá. Nếu đội ngũ SaaS muốn đi vào ngành in, giải quyết trước bài toán “quản lý phiên bản quy cách của cùng một ấn phẩm” sẽ sát với hiện trường hơn là chỉ làm báo giá trực tuyến. Công cụ thật sự dùng được phải giúp kinh doanh, thu mua, thiết kế và dây chuyền sản xuất cùng hiểu một bảng quy cách, chứ không phải để mỗi bên tự dịch lại một lần