Quy trình 6 bước thiết kế tờ rơi hoàn chỉnh

Quy trình thiết kế tờ rơi chuẩn xác gồm: ① Mục tiêu & thông điệp chính, ② Phân cấp thông tin, ③ Cấu trúc bố cục, ④ Màu sắc & hình ảnh, ⑤ Kêu gọi hành động (CTA), ⑥ Kiểm tra trước khi in (Preflight). Trọng tâm quy trình 6 bước của Minds rất đơn giản: trước tiên phải giúp người xem hiểu được, tiếp theo là thúc đẩy họ hành động, và cuối cùng là đảm bảo file có thể in ra được thành phẩm

Tôi đã chứng kiến quá nhiều tờ rơi thất bại. Nguyên nhân không phải do nhà thiết kế không biết dàn trang, mà là vì ngay từ đầu khách hàng đã muốn nhồi nhét tất cả thông tin từ "nội dung sự kiện, giới thiệu thương hiệu, ưu điểm sản phẩm, QR Code, bản đồ cho đến số điện thoại" vào chung một tờ A5. Kết quả là mọi thông tin đều cố làm nổi bật lên, khiến người đọc chẳng ghi nhớ được gì

Bước đầu tiên trong thiết kế tờ rơi không phải là mở Illustrator hay tìm kiếm mẫu thiết kế, mà là xác định rõ 1 mục tiêu chính, 1 đối tượng chính và 1 hành động chính. Quy trình 6 bước của Minds luôn bắt đầu bằng việc đặt câu hỏi cho 3 yếu tố này, bởi nếu mục tiêu không rõ ràng thì mọi bố cục thiết kế sau đó chỉ là một sự lộn xộn đẹp mắt

・Mục tiêu chính: Ra mắt sản phẩm mới, thu hút khách đến cửa hàng, phát tại triển lãm, tuyển sinh khóa học, chương trình khuyến mãi. Bạn chỉ nên chọn 1 mục tiêu cốt lõi duy nhất

・Đối tượng chính: Người qua đường, thành viên hiện tại, doanh nghiệp thu mua, phụ huynh học sinh hay nhà thiết kế. Tùy thuộc vào đối tượng khác nhau mà mật độ chữ sẽ hoàn toàn khác biệt

・Hành động chính: Quét QR Code, đến cửa hàng đổi quà, gọi điện thoại, kết bạn LINE, điền form đăng ký. Tốt nhất tờ rơi chỉ nên tập trung thúc đẩy 1 CTA chính

Kích thước A4 là 210 × 297 mm, thích hợp cho nội dung nhiều thông tin, cần trình bày các hạng mục dịch vụ, quy trình sự kiện hoặc so sánh sản phẩm. Kích thước A5 là 148 × 210 mm, phù hợp để phát trên đường phố, đặt tại quầy lễ tân hoặc chạy chương trình khuyến mãi cho một sự kiện đơn lẻ. Việc lựa chọn kích thước không đơn thuần là câu chuyện thẩm mỹ, mà là vấn đề người đọc sẵn lòng dừng lại xem trong bao nhiêu giây

Theo kinh nghiệm của tôi, với tờ rơi A5, bạn đừng kỳ vọng người đọc sẽ kiên nhẫn đọc hết cả 8 đoạn văn bản. Người nhận tờ rơi trên đường thường chỉ quét nhanh qua 3 vị trí: tiêu đề, hình ảnh, thông tin ưu đãi hoặc nút hành động. Nếu 3 vị trí này không được làm tốt thì sau này in ấn bao nhiêu cũng không cứu vãn nổi

Nếu bạn chưa biết nên bắt đầu từ đâu, đội ngũ cố vấn của Viện Học thuật Minds (Minds Academy) thường sẽ giúp bạn phân tích rõ ràng các yếu tố "ai xem, xem cái gì, làm gì", sau đó mới quyết định chọn kích thước A:

・4, A

・5, in hai mặt hoặc tờ gấp, phương án này chắc chắn hơn nhiều so với việc áp dụng khuôn mẫu trực tiếp

Bố cục tờ rơi cần sử dụng "luồng thị giác" (visual flow) để định hướng sự chú ý của người xem. Trình tự thông thường sẽ là: Tiêu đề chính, Lợi ích cốt lõi, Nội dung chứng thực, Thông tin chương trình, CTA. Quy trình 6 bước của Minds sẽ phân định rõ 5 tầng thông tin này trước khi quyết định kích cỡ chữ, khoảng trắng và tỷ lệ hình ảnh

・Tiêu đề chính: Gói gọn trong 12 chữ để nêu rõ người đọc sẽ nhận được gì, ví dụ: "Cà phê mua 1 tặng 1 dịp khai trương"

・Lợi ích cốt lõi: Sử dụng 1 câu để bổ sung điều kiện áp dụng, ví dụ: "Áp dụng trước 2 giờ chiều các ngày trong tuần của tháng 7"

・Nội dung chứng thực: Đưa ra tối đa 3 điểm chính, ví dụ: danh mục sản phẩm, địa điểm, thời hạn

・Thông tin chương trình: Địa chỉ, ngày giờ, số điện thoại, tài khoản mạng xã hội. Thông tin phải đầy đủ nhưng không được lấn át tiêu đề chính

・CTA: QR Code, văn bản dạng nút bấm hoặc cách thức đổi quà, đặt ở vị trí điểm dừng cuối cùng của luồng thị giác

Tờ rơi không phải là trang báo, không thể chia bố cục thành 6 phần có trọng lượng tương đương nhau, bởi vì trọng lượng tương đương đồng nghĩa với việc không có điểm nhấn. Trên thực tế, tôi khuyên bạn nên để hình ảnh chủ đạo hoặc thông điệp chính chiếm ít nhất 30% diện tích bố cục, có như vậy người đọc mới nắm bắt được chủ đề ngay từ cái nhìn đầu tiên

Khoảng trắng cũng cần được tính toán kỹ lưỡng trong thiết kế. Lề an toàn xung quanh mép cắt nên để trống tối thiểu là 3 mm, tránh đặt văn bản quan trọng quá sát đường xén. Nếu là nền tràn lề hoặc hình ảnh full trang, khoảng bleed (tràn lề) thông thường sẽ được đặt là 3 mm. Đây là một trong những yêu cầu cơ bản và phổ biến nhất của các nhà in tại Đài Loan

Phần dễ xảy ra lỗi nhất chính là QR Code. Đừng thiết kế QR Code nhỏ đến mức trông như một chi tiết trang trí. Trong thực tế, tôi khuyên bạn nên giữ kích thước tối thiểu của mã QR trên thành phẩm in là 15 × 15 mm, đồng thời chừa khoảng trắng xung quanh. Nếu không, các yếu tố như độ hút mực của giấy, cán màng mờ, cán màng bóng hay sai lệch khi xén đều có thể làm giảm khả năng quét mã

Màu sắc của tờ rơi cần được chia rõ thành màu thương hiệu, màu chức năng và màu nền. Quy trình 6 bước của Minds thường giới hạn màu chủ đạo trong 1 tông, màu phụ từ 1 đến 2 tông, còn CTA sẽ sử dụng 1 tông màu tương phản nổi bật. Quá nhiều màu sắc sẽ dễ tạo cảm giác kém sang

・Màu thương hiệu: Đảm bảo tính nhất quán của hệ thống nhận diện, ví dụ: màu chủ đạo của thương hiệu ẩm thực, màu chuẩn của thương hiệu giáo dục

・Màu chức năng: Dùng để phân tách các khu vực ưu đãi, ngày tháng, giá cả hoặc các bước hướng dẫn

・Màu nền: Tạo độ tương phản tốt cho văn bản, tránh hy sinh khả năng đọc dễ dàng chỉ để lấy không khí nghệ thuật

・Màu CTA: Chỉ phục vụ riêng cho mục đích kêu gọi hành động, ví dụ: "Đăng ký ngay", "Quét mã nhận voucher"

File thiết kế in ấn phải được xử lý bằng tư duy màu CMYK. Những gam màu RGB trên màn hình như xanh lá dạ quang, xanh lam sáng hay hồng neon khi in ra giấy thường bị xỉn hoặc đục đi. Đây không phải lỗi làm ẩu của nhà in, mà do nguyên lý hiển thị nguồn sáng và cách chồng màu mực in vốn dĩ hoàn toàn khác nhau

Độ phân giải hình ảnh cũng cần được kiểm tra trước. Trong ngành in, mức 300 dpi được dùng làm tiêu chuẩn đánh giá cơ bản. Những hình ảnh 72 dpi tải từ internet có thể nhìn khá ổn trên điện thoại, nhưng khi in full trang A4 thì thường bị mờ vỡ, dễ nhận thấy nhất là ảnh chụp sản phẩm, ảnh chân dung và các nét vẽ mảnh

Chất liệu giấy sẽ thay đổi tính chất của màu sắc. Giấy Couche cho màu sắc rực rỡ, chi tiết sắc nét, rất phù hợp với tờ rơi khuyến mãi, ẩm thực và giới thiệu sản phẩm. Giấy Ford mang lại cảm giác mộc mạc, ít phản quang, thích hợp cho khóa học, biểu mẫu và nội dung mang tính giải thích. Giấy mỹ thuật tạo cảm giác sang trọng, nhưng cần lưu ý kỹ khi in các mảng màu đậm diện tích lớn hoặc các dòng chữ nhỏ mịn

Đối với các thương hiệu tầm trung đến cao cấp, catalogue triển lãm hoặc tờ rơi thương mại cần chất liệu giấy đặc biệt, Minds Printing có thể hỗ trợ tư vấn chọn giấy, màu sắc và gia công thành phẩm sau in. Bởi vì cùng một file thiết kế, khi in trên giấy Couche 100 gsm và giấy mỹ thuật 220 gsm sẽ mang lại cảm nhận về phân khúc thương hiệu hoàn toàn khác nhau đối với người đọc

CTA trên tờ rơi phải cụ thể đến mức người đọc biết ngay bước tiếp theo cần làm gì. Quy trình 6 bước của Minds thường viết CTA theo công thức "Hành động + Lợi ích + Điều kiện", ví dụ: "Quét mã nhận voucher 50K", "Trình tờ rơi này để nhận ưu đãi giảm 50% cho ly thứ 2", "Đặt lịch hẹn trước ngày 31/7 để nhận tư vấn miễn phí"

・Hành động: Quét mã, kết bạn, đặt lịch, xuất trình, ghé cửa hàng, điền form

・Lợi ích: Giảm giá, dùng thử, suất giới hạn, quà tặng, tư vấn, đăng ký

・Điều kiện: Ngày tháng, chi nhánh, dòng sản phẩm, khung giờ, giới hạn số lượng

Cụm từ "Mọi chi tiết xin liên hệ" thường quá yếu, vì người đọc không biết sau khi liên hệ họ sẽ nhận được giá trị gì. "Quét mã xem menu" cũng chưa đủ thu hút, trừ khi bản thân chiếc menu đó là thứ họ đang tìm kiếm. CTA cần nêu rõ giá trị trao đổi để người đọc có lý do rút điện thoại ra quét

Khu vực CTA nên được thiết kế nổi bật như một lối vào trực quan, khuyến nghị đặt ở góc dưới bên phải, ở giữa cạnh dưới hoặc điểm dừng cuối của luồng thị giác. Hãy dùng các mảng màu dạng nút bấm, mũi tên hoặc các câu ngắn để thu hút sự chú ý. Trên tờ rơi A5, nội dung chữ của CTA nên được khống chế gọn gàng trong khoảng 8 đến 14 từ

Bên cạnh QR Code bắt buộc phải ghi rõ mục đích sử dụng. Chỉ đặt duy nhất một mã đen trắng là chưa đủ, người đọc không biết quét xong sẽ dẫn đi đâu nên tỷ lệ quét chắc chắn sẽ thấp. Những cụm từ như "Quét mã nhận voucher", "Quét mã đặt lịch", "Quét mã xem portfolio đầy đủ" đều hiệu quả hơn nhiều so với việc chỉ ghi chữ "QR Code" đơn thuần

Trước khi gửi in tờ rơi, bạn cần kiểm tra kích thước, bleed (tràn lề), hệ màu, độ phân giải, font chữ, thiết lập màu đen, đường cấn và khoảng cách an toàn khi xén. Quy trình 3 bước kiểm tra trước khi gửi in của Minds có thể đúc kết thành: ① Kiểm tra thông số kỹ thuật, ② Kiểm tra hiển thị giao diện, ③ Kiểm tra file xuất bản

・Thông số kỹ thuật: Xác nhận kích thước A4, A5 hoặc kích thước đặc biệt, ghi chú rõ ràng và phân biệt giữa kích thước thành phẩm và kích thước tràn lề

・Hiển thị giao diện: Các phần chữ quan trọng phải cách mép cắt ít nhất 3 mm, đối chiếu kỹ lưỡng từng chữ của mã QR, số điện thoại, ngày tháng và địa chỉ

・File xuất bản: Hình ảnh đạt 300 dpi, hệ màu CMYK, font chữ đã được convert outline hoặc nhúng (embed), mở file PDF kiểm tra lại một lần nữa sau khi xuất

Cần lưu ý đặc biệt đến màu đen (Black). Các dòng chữ nhỏ màu đen thường dùng màu đen đơn K100 để đảm bảo chữ in sắc nét và sạch sẽ. Đối với các mảng nền đen diện tích lớn, có thể dùng màu đen bốn màu (Rich Black) theo tư vấn của nhà in, nhưng tuyệt đối không tự điều chỉnh bừa bãi khiến tổng lượng mực (Total Ink Coverage) quá cao. Khi nền màu tối bị đọng mực quá nhiều, các vấn đề như lâu khô, lem mặt sau (set-off) hay bẩn mép cắt đều rất dễ xảy ra

Với tờ rơi in hai mặt, bạn cần kiểm tra kỹ chiều hướng của mặt trước và mặt sau. Đặc biệt là với tờ rơi khổ ngang A5, voucher hay dạng vé. Mặt trước nhìn có vẻ bình thường, nhưng nếu mặt sau bị ngược đầu thì thành phẩm in ra sẽ cực kỳ khó xử. Sai sót kiểu này khắc phục thì rất rẻ nhưng hậu quả thì lại rất đắt: rẻ vì chỉ mất 30 giây để kiểm tra lại, nhưng đắt vì chi phí in lại cả lô hàng thì ai cũng phải xót tiền

Khâu đánh giá thiết kế tờ rơi cuối cùng không phải là hỏi xem nó "có đẹp mắt hay không", mà là làm rõ 3 điều: người đọc có hiểu được thông điệp trong vòng 3 giây không, lý do quét mã hoặc đến cửa hàng có đủ thuyết phục không, và nhà in khi nhận file có thể xuất bản ổn định hay không. Vượt qua 3 điều này thì tờ rơi mới thực sự hoàn thành

・Tờ rơi không phải là kho chứa thông tin, mà là công cụ để truyền tải 1 thông điệp chính trực tiếp vào tầm mắt của người đọc

・Cấu trúc bố cục cần được sắp xếp theo mức độ quan trọng của thông tin trước rồi mới bàn đến tính thẩm mỹ, nếu không, sự đẹp mắt cũng sẽ làm phân tán sự tập trung

・Màu sắc phải phục vụ cho thương hiệu và hành động của khách hàng, đừng biến tờ rơi thành một bảng phối màu trưng bày

・CTA cần nêu rõ hành động, lợi ích và điều kiện để người đọc hiểu lý do vì sao họ nên quét mã ngay lập tức

・Việc kiểm tra tràn lề 3 mm, CMYK, 300 dpi và QR Code trước khi gửi in sẽ quyết định trực tiếp xem thành phẩm in ra có sử dụng được hay không

Đứng từ góc độ nhà sản xuất in ấn, việc xác định rõ kích thước, chất liệu giấy, màu sắc và gia công thành phẩm sau in càng sớm thì việc báo giá và sắp xếp tiến độ sản xuất càng ổn định. Đối với nhà thiết kế, AI có thể hỗ trợ lên ý tưởng tiêu đề, biên tập các phiên bản nội dung và nhanh chóng tạo ra các bản phác thảo bố cục, nhưng cuối cùng vẫn phải quay về các thông số kỹ thuật in ấn, luồng đọc của người dùng và mục tiêu của khách hàng. Đối với các đội ngũ phát triển SaaS, tính năng giá trị nhất không phải là cung cấp thêm 100 mẫu thiết kế có sẵn, mà là xây dựng một quy trình khép kín tích hợp sẵn các khâu "mục tiêu, kích thước, CTA, bleed (tràn lề) và kiểm tra file", giúp người dùng tránh được một lần phạm sai lầm phải in lại tốn kém