AI hỗ trợ làm tờ rơi đa ngôn ngữ nhanh chóng: Hoàn thiện bản in Trung-Anh-Nhật mà không cần dàn trang lại từ đầu

・Các nhà sản xuất tại Đài Loan khi tham gia triển lãm thường phải chuẩn bị tờ rơi bằng tiếng Trung, tiếng Anh và tiếng Nhật. Nghe thì có vẻ như chỉ là dịch ba lần, nhưng rắc rối thực sự trên thực tế không nằm ở khâu dịch thuật, mà nằm ở khâu dàn trang

・Cách làm truyền thống là: Designer hoàn thiện bản tiếng Trung, sau đó copy văn bản ra ngoài, gửi cho biên dịch viên hoặc Google Translate, rồi sau khi nhận lại bản dịch thì dán ngược lại vào layout. Vấn đề là độ dài văn bản, yêu cầu kích thước font chữ và thói quen giãn dòng của mỗi ngôn ngữ đều khác nhau, vừa dán vào là layout vỡ vụn, sau đó phải bắt đầu thu nhỏ thủ công từng cột một. Hoàn thành xong ba phiên bản, thời gian làm việc dễ dàng bị tiêu tốn mất hai ba ngày

・Tôi đã từng tiếp xúc với nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ định hướng xuất khẩu, đội ngũ thiết kế chỉ có một hai người, áp lực phải hoàn thành tờ rơi ba ngôn ngữ trong vòng hai tuần trước triển lãm là rất lớn. Sự tiến bộ của các công cụ dịch thuật AI trong hai năm qua thực sự đã làm cho lộ trình này trở nên khả thi, nhưng nếu cách sử dụng không đúng, vấn đề chỉ đơn giản là chuyển từ "bế tắc trong khâu dịch thuật" sang "vỡ layout"

・Số lượng ký tự trong câu tiếng Anh thường dài hơn tiếng Trung tương ứng từ 30% đến 40%. Đây không phải là ước tính đại khái, mà là thực tế mà bất kỳ xưởng in nào cũng sẽ gặp phải mỗi khi đổi ngôn ngữ

・Ví dụ: 「高效能精密研磨機」(Máy mài chính xác hiệu suất cao) gồm 7 chữ, tiếng Anh viết là High-Performance Precision Grinding Machine, chỉ tính riêng chữ cái và dấu cách đã vượt quá 40 ký tự, độ dài trực quan gần như gấp đôi tiếng Trung. Khi đổi nội dung toàn bộ tờ rơi sang tiếng Anh, layout vốn đã dàn trang chuẩn xác bắt đầu bị tràn chữ ở mọi khung văn bản

・Có một vài hướng xử lý:

・Để lại khoảng thở ngay từ khâu thiết kế nguồn: Đừng dàn các khung văn bản của bản tiếng Trung quá vừa vặn, hãy cố tình để dư ra 20-30%, thì bản tiếng Anh mới có không gian để chứa

・Font chữ tiếng Anh chọn cỡ nhỏ hơn một số: Tiếng Trung thường dùng nội dung 9-10pt, tiếng Anh có thể hạ xuống 8-8.5pt, về mặt thị giác thì tương đương nhưng chứa được nhiều ký tự hơn đáng kể

・Kiểm soát số lượng từ trong nội dung: Khi nhờ AI tạo bản dịch tiếng Anh, hãy thêm giới hạn số từ vào prompt (ví dụ: "Vui lòng kiểm soát trong vòng 40 từ tiếng Anh"), sẽ đỡ tốn sức hơn là phải nén layout sau đó

・Style GREP và Paragraph Style của InDesign cần được thiết lập sẵn, để khung văn bản có cơ chế "tự động thu nhỏ" đảm bảo an toàn

・Các công cụ dịch thuật AI (ChatGPT, DeepL đều được) hiện nay biểu hiện không tệ đối với "văn bản quảng cáo ngắn gọn, chuẩn xác", nhưng bạn phải chủ động yêu cầu nó ngắn gọn, nếu không nó sẽ đưa cho bạn một phiên bản hoàn chỉnh, trôi chảy nhưng lại không thể đặt vừa vào layout

・Nhiều designer lần đầu làm tờ rơi tiếng Nhật sẽ áp dụng cách làm bản tiếng Trung: đổi sang font chữ tiếng Nhật, dán bản dịch vào rồi đem in. Làm như vậy gần như chắc chắn sẽ sai

・Dàn trang tiếng Nhật có một vài thói quen mà bản tiếng Trung không gặp phải, cần lưu ý:

・Thói quen dàn trang dọc và ngang: Các ấn phẩm in ấn tại Nhật sử dụng rất nhiều văn bản xếp dọc (từ trên xuống dưới, từ phải sang trái), đặc biệt là sách vở. Tờ rơi thường vẫn dàn ngang, nhưng nếu khách hàng là tập đoàn lớn của Nhật, tốt nhất nên xác nhận trước sở thích của đối phương

・Ép dấu câu (Logic Kerning): Khoảng cách của dấu câu toàn hình (full-width) trong tiếng Nhật (「、」「。」「（）」) trong phần mềm dàn trang có hành vi khác với tiếng Trung. Cài đặt khoảng cách quang học (Optical Kerning) cho chữ tiếng Nhật trong Illustrator và InDesign phải chỉnh riêng, không thể áp dụng nguyên si thiết lập đoạn văn của tiếng Trung

・Nhịp điệu trực quan giữa Kana và Kanji: Văn bản tiếng Nhật có rất nhiều Hiragana và Katakana, mật độ trực quan của cả đoạn văn thấp hơn tiếng Trung. Nếu duy trì giãn dòng và giãn chữ như bản tiếng Trung, bản tiếng Nhật sẽ trông bị lỏng lẻo, cần tinh chỉnh lại

・Tên thương hiệu bằng Katakana: Tên thương hiệu là từ mượn được chú thích bằng Katakana trong tiếng Nhật, phần này AI thường có thể xử lý, nhưng nhất định phải kiểm tra thủ công, đặc biệt là tên thương hiệu của chính bạn, đôi khi AI sẽ sử dụng cách phiên âm Katakana không phổ biến

・Với bản thảo tiếng Nhật, tôi thường khuyên nên tìm người có nền tảng tiếng Nhật xem qua, dù chỉ là xác nhận dấu câu và tên thương hiệu, công đoạn này không thể cắt bỏ

・Tôi nghĩ cần nói rõ vấn đề này, vì biên giới năng lực của công cụ quyết định bạn cần bù đắp nhân lực ở đâu

・Những việc AI dịch thuật hiện đang làm tốt:

・Dịch thông thường các văn bản marketing như câu chủ đề triển lãm, điểm bán hàng (USP) của sản phẩm

・Tạo bản thảo nhanh để người biên tập hiệu đính, nhanh hơn nhiều so với việc dịch từ con số 0

・Viết lại câu đồng nghĩa (khi layout không nhét vừa, hãy nhờ AI diễn đạt cùng ý nghĩa bằng câu ngắn hơn)

・Xuất bản đồng thời văn bản đa phiên bản (đối chiếu ba ngôn ngữ cùng lúc)

・Những việc AI dịch thuật tuyệt đối không được buông tay:

・Thuật ngữ kỹ thuật chuyên môn: Những thuật ngữ gia công chính xác như "độ nhám bề mặt Ra 0.8", "tốc độ tiến dao", AI đôi khi sẽ sử dụng cách dịch thông thường thay vì thuật ngữ chuyên ngành, khi gửi đến tay doanh nghiệp Nhật sẽ trông thiếu chuyên nghiệp

・Tên thương hiệu và mã sản phẩm: Sản phẩm của bạn tên là "EcoGrind Pro 3000", AI sẽ không biết rằng cái tên này không được phép dịch, cũng không được phép tách ra để xuống dòng

・Thông tin bắt buộc theo quy định: Nếu trên tờ rơi có các chứng nhận an toàn, thông tin thành phần hoặc cảnh báo, việc dịch các văn bản này có yêu cầu pháp lý, phiên bản của AI không thể sử dụng trực tiếp

・Giọng điệu và tôn ti: Cấp độ kính ngữ trong tiếng Nhật rất tinh tế, phiên bản do AI tạo ra đôi khi giọng điệu không phù hợp. Đối với dịp triển lãm B2B, giọng điệu tiếng Nhật quá suồng sã sẽ khiến người ta mất điểm

・Nhìn chung, "AI dịch bản thảo, người bù đắp vị trí" là cấu trúc tiết kiệm thời gian và an toàn nhất hiện nay. AI phụ trách giảm thời gian dịch thuật từ bốn tiếng xuống một tiếng, con người phụ trách nâng chất lượng của một tiếng đó lên mức có thể đưa đi in

・Trước khi tích hợp ba phiên bản tờ rơi để chuẩn bị gửi in, thói quen của tôi là lần lượt kiểm tra các điểm sau:

・Loại layout:

・Các khung văn bản của mỗi ngôn ngữ đều không bị tràn chữ (cảnh báo văn bản quá mức của InDesign phải về 0)

・Kích thước trang, thiết lập bù xén (Bleed) đồng nhất trên cả ba bản, không bị nhảy do chuyển đổi ngôn ngữ

・Vị trí hình ảnh, LOGO, mã vạch không bị khung văn bản che khuất

・Loại văn bản:

・Tên thương hiệu, mã sản phẩm có cách viết nhất quán trong cả ba phiên bản

・Tên thương hiệu bằng Katakana ở bản tiếng Nhật đã được xác nhận thủ công

・Thuật ngữ kỹ thuật đã được người có năng lực ngôn ngữ hoặc kiến thức ngành xem xét

・Số điện thoại, Email, URL hoàn toàn giống nhau trong cả ba phiên bản (nơi này dễ xảy ra sai sót nhỏ do copy-paste nhất)

・Loại font chữ:

・Font chữ tiếng Nhật đã được nhúng, không phải dùng font chữ tiếng Trung hiển thị tạm bợ (vấn đề thiếu chữ font trong tiếng Nhật rất phổ biến)

・Độ đậm nhạt (Bold / Regular) của font tiếng Anh không bị mất do chuyển đổi ngôn ngữ

・Bước cuối cùng:

・Sau khi xuất PDF của cả ba bản, đặt cùng một cửa sổ để xem song song, xác nhận phong cách trực quan đồng nhất

・Danh sách này không thể giúp bạn bắt lỗi ngữ nghĩa của bản dịch, nhưng có thể ngăn chặn các sai sót về dàn trang và kỹ thuật, đó mới chính là nguyên nhân trực tiếp khiến phải in lại số lượng lớn

・Văn bản tiếng Anh dài hơn tiếng Trung 30-40%, ngay từ khâu thiết kế phải để dư không gian trong khung văn bản, đừng đợi đến khi vỡ layout mới quay lại sửa

・Dịch thuật AI phù hợp để tạo nhanh bản thảo, nhưng các thuật ngữ kỹ thuật, tên thương hiệu, thông tin pháp lý bắt buộc phải hiệu đính thủ công

・Thiết lập khoảng cách dấu câu và đoạn văn của dàn trang tiếng Nhật không thể áp dụng style của bản tiếng Trung, việc nhúng font chữ cũng cần xác nhận riêng

・"AI dịch bản thảo, người bù đắp vị trí" là quy trình hoàn thiện đa ngôn ngữ tiết kiệm thời gian và an toàn nhất hiện nay

・Kiểm tra ngôn ngữ trước khi in, trọng tâm không chỉ là văn bản có đúng không, các hạng mục kỹ thuật layout (tràn chữ, bù xén, font chữ) cũng phải kiểm tra từng mục một

・Nếu công ty các bạn có nhu cầu triển lãm cố định hàng năm, một việc đáng làm là thiết lập một "Bảng từ vựng thương hiệu đa ngôn ngữ": tập hợp tên sản phẩm, thuật ngữ kỹ thuật cốt lõi, câu quan trọng trong giới thiệu công ty thành phiên bản cố định đối chiếu Trung-Anh-Nhật, để nội dung cho mỗi kỳ triển lãm đều xuất phát từ bảng từ vựng này. Mạch lạc càng rõ ràng, AI dịch ra chất lượng bản thảo càng cao, thời gian hiệu đính thủ công càng ngắn

・Về phía designer, đề nghị quản lý riêng biệt Master Page (Trang chủ) và Paragraph Style (Style đoạn văn) cho các phiên bản đa ngôn ngữ, đừng để ba ngôn ngữ dùng chung một bộ style. Khi chuyển đổi ngôn ngữ, sự khác biệt về font chữ, giãn chữ, giãn dòng hãy giải quyết bằng cách chuyển đổi style, sẽ ổn định hơn nhiều so với việc chỉnh sửa thủ công mỗi lần

・MINDS Printing cung cấp dịch vụ thẩm định hoàn thiện và tích hợp in ấn cho tờ rơi đa ngôn ngữ. Nếu đội ngũ của bạn không có kinh nghiệm dàn trang tiếng Nhật, hoặc cần đảm bảo ba phiên bản được đồng bộ gửi in trong thời gian ngắn trước triển lãm, có thể trực tiếp bàn giao khâu này cho đội ngũ chuyên nghiệp đã từng xử lý ấn phẩm triển lãm xuất khẩu để tiếp quản