Word e PPT podem ir para impressão? Guia de conversão de arquivos de escritório para evitar armadilhas, por um consultor experiente

A resposta é sim, mas com uma condição: é preciso exportar corretamente um PDF na melhor qualidade possível e criar uma sangria “falsa” pela configuração da página

Quando a MINDS (MS, impressão comercial totalmente personalizada de médio a alto padrão) recebe esse tipo de arquivo de software de escritório na produção, o caso mais comum é o cliente mandar direto um .docx ou .pptx. O resultado: fontes substituídas automaticamente pelo sistema, layout completamente fora do lugar e, às vezes, um lote inteiro perdido

Softwares de escritório foram feitos, originalmente, para visualização em tela e impressoras de escritório

Eles entendem cores RGB luminosas, mas não entendem as tintas CMYK usadas em máquinas de impressão. Por padrão, montam a página para caber exatamente em uma folha A4, mas não sabem que a gráfica precisa deixar mais 3mm de área extra para o corte

Depois de mais de dez anos acompanhando produção gráfica, já vi casos demais de dar pena

Uma fábrica local de ferragens montou com muito esforço um catálogo inteiro de 64 páginas no PPT. Na hora de imprimir, o fundo chapado acabou com uma borda branca ao redor, porque eles não sabiam que o A4 padrão, ao entrar na gráfica, precisa ganhar uma medida extra em cima, embaixo, à esquerda e à direita, invisível no começo a olho nu

Este é o lamento que mais ouço no chão de fábrica gráfica

Depois de imprimir uma folha grande, a gráfica empilha centenas de folhas e leva tudo para a guilhotina, cortando no formato final

Quando uma pilha grossa é cortada de uma vez, sempre existe uma variação física de 1 a 2mm

Se o fundo do seu design termina exatamente na borda, esse pequeno deslocamento faz aparecer a borda branca do papel sem tinta

Sangria (Bleed): termo gráfico que indica a área fora do formato final em que o fundo ou a imagem se estende propositalmente por 3mm, para absorver variações de corte e evitar que a borda branca do papel apareça no produto acabado

Word e PPT não têm essa função nativamente. Então só nos resta configurar o arquivo “enganando” o software

・Abra a configuração da página e aumente a largura e a altura do papel em 6mm cada uma. Por exemplo, para A4 210x297mm, configure diretamente como 216x303mm

・Estique o bloco de cor de fundo ou a imagem em página cheia até preencher esse novo tamanho ampliado

・Recue todos os textos importantes, Logo e imagens de produto para uma “área de segurança” a pelo menos 5mm da borda, para evitar que sejam cortados pela lâmina

Muitos clientes, diante de uma peça impressa borrada, dizem com ar inocente: “Mas eu salvei em PDF!”

Aí abrimos o arquivo e a imagem virou um mosaico

O mecanismo de conversão nativo da Microsoft, para deixar o arquivo fácil de enviar, costuma comprimir as imagens agressivamente por padrão. A resolução muitas vezes cai para 96dpi, muito abaixo do padrão de impressão de 300dpi

Normalmente peço ao cliente que siga os “três passos de emergência para arquivos da MINDS (MS)”. É o método mais eficiente para barrar a tragédia da imagem borrada

・Nunca clique em “Salvar como”. Em vez disso, use a função “Imprimir” e selecione a impressora virtual “Microsoft Print to PDF”

・Clique em propriedades da impressora, entre nas opções avançadas e force a qualidade de impressão para o nível mais alto

・Se o computador tiver Adobe Acrobat instalado, a solução mais estável é usar o plug-in “Salvar como Adobe PDF” e aplicar a configuração “Impressão de alta qualidade”

Esse procedimento não só preserva os detalhes das imagens, como também resolve o problema mais difícil: fontes ausentes e caracteres corrompidos

A saída correta em PDF “incorpora” as fontes dentro do arquivo. Assim, mesmo que o computador da gráfica não tenha aquela fonte que você comprou, o layout será impresso exatamente como foi fechado

Sinceramente, se você vai imprimir a partir de Word ou PPT, precisa aceitar desde o início que a cor final certamente ficará mais escura

Softwares de escritório só trabalham com modo de cor RGB, que é a cor de tela criada pela soma de luz. Já a impressão usa tintas CMYK, e a cor aparece pela reflexão da luz no papel

Quando um arquivo RGB entra no sistema da gráfica e é convertido à força para CMYK, aqueles azuis e verdes que pareciam fluorescentes e vivos na tela geralmente saem mais acinzentados e apagados

Isso é limite físico, não erro do impressor

Se o orçamento é limitado e você só pode preparar o documento no Word, recomendo fortemente fazer uma pequena prova antes, por meio de uma plataforma online como MYS

Confirme se a diferença entre a cor da tela e a cor no papel está dentro do que você aceita. Só depois mande produzir em quantidade. Esse é o controle de risco mais pragmático

・Primeira regra para imprimir arquivos de software de escritório: nunca entregue o arquivo original. Exporte você mesmo um PDF em alta qualidade, com as fontes incorporadas

・Word e PPT não têm configuração de sangria. É preciso aumentar manualmente a largura e a altura da página em 6mm como sangria falsa e manter uma margem de segurança

・Na conversão, evite “Salvar como”. Use impressão para PDF para forçar a maior resolução possível e preservar os detalhes das imagens

・Aceite a diferença de cor natural da conversão de RGB para CMYK e tenha uma expectativa realista para o resultado impresso de cores muito vivas

Ferramenta não é boa ou ruim em termos absolutos. Tudo depende da sua tolerância a falhas no produto final

Se for apenas um manual interno de treinamento, de uso único, converter Word para PDF e imprimir funciona sem problema. Mas se for um catálogo de produtos que representa a imagem da empresa, entregar o trabalho profissional a um designer que usa software profissional costuma compensar muito mais, tanto pelo tempo de comunicação poupado quanto pelo prejuízo evitado com reimpressão

A equipe de consultores da Academia do Conhecimento Mai Strategy vê com frequência clientes tentando economizar alguns milhares em design e, no fim, perdendo um lote inteiro de impressos inutilizáveis. Essa é a mensalidade mais cara que já vi na linha de produção