Perolehan AI bukan sekadar menjimatkan wang, tetapi mengurangkan kos kesilapan penilaian yang besar

Berdasarkan pengalaman saya mengendalikan banyak projek, perkara yang paling memakan masa dalam projek perolehan percetakan dari penetapan keperluan hingga produk siap bukanlah proses percetakan itu sendiri, tetapi proses komunikasi dan pembuatan keputusan yang berulang-ulang, terutamanya dalam pemilihan pembekal yang merupakan gabungan antara seni dan sains

Dulu, kita bergantung pada pengalaman, rangkaian hubungan, dan senarai pembekal yang tebal, namun kaedah ini mula kelihatan tidak berdaya dalam era yang menuntut kepantasan dan fleksibiliti hari ini

Saya sering bergurau dengan pelanggan bahawa kakitangan perolehan percetakan mempunyai tiga jenis rekod: satu hamparan harga sebut harga daripada pelbagai pembekal, satu carta Gantt untuk menjejaki kemajuan, dan satu 'buku nota kecil dalam minda' yang merekodkan sejarah buruk pembekal

Ini bukan gurauan, tetapi gambaran harian kebanyakan pegawai perolehan:

・Komunikasi berulang yang banyak: Satu spesifikasi perlu dihantar kepada tiga hingga lima pembekal untuk mendapatkan sebut harga, dan setiap pembekal membalas dalam format yang berbeza. Menyiapkan jadual perbandingan sahaja sudah memakan masa setengah hari

・Sejarah rekod yang tidak telus: Kali terakhir pembekal A murah, tetapi penghantaran lewat tiga hari dan tersilap mencetak warna. Jika pengajaran ini hanya kekal dalam ingatan kakitangan perolehan, ia mudah dilupakan akibat pertukaran kakitangan atau peredaran masa, dan lubang yang sama akan dipijak semula pada masa akan datang

・Membuat keputusan berdasarkan gerak hati: Apabila masa suntuk dan tekanan bajet tinggi, kita mudah untuk hanya melihat angka terendah pada sebut harga, namun mengabaikan 'soft skill' yang sukar dikuantifikasi seperti kestabilan kualiti, kerjasama, dan ketepatan masa penghantaran, walhal faktor inilah yang sering menjadi penentu kejayaan sesuatu projek

Baru-baru ini, penyelesaian 'perolehan pintar' mula muncul dalam industri. Jangan berasa takut dengan istilah 'pintar' atau 'AI', bayangkan ia sebagai pembantu perolehan yang sangat bijak, mempunyai ingatan yang luar biasa, dan sangat rasional

Apakah yang boleh dibantu oleh pembantu ini? Berdasarkan pemerhatian saya, terdapat beberapa manfaat praktikal:

・Automasi pertanyaan harga dan perbandingan: Anda hanya perlu menetapkan spesifikasi, sistem akan menghantar pertanyaan secara automatik kepada pembekal yang berkelayakan, dan menyusun sebut harga yang diterima ke dalam format laporan yang seragam. Ini memudahkan pandangan sepintas lalu, dan membebaskan anda daripada beban kerja 'salin dan tampal' yang meletihkan

・Membina 'resume' pembekal: Ia boleh menukarkan semua pesanan terdahulu anda menjadi resume objektif bagi setiap pembekal, termasuk sejarah sebut harga, ketepatan masa penghantaran, kekerapan laporan masalah kualiti, dan sebagainya. Semua maklumat didigitalkan dan boleh dijejaki, bukan lagi berdasarkan andaian sebelah pihak

・Mengenal pasti risiko yang berpotensi: Apabila pembekal jangka panjang memberikan sebut harga yang jauh lebih rendah daripada harga pasaran, atau menjanjikan masa penghantaran yang luar biasa cepat, pegawai perolehan yang berpengalaman akan menghidu sesuatu yang tidak kena. Sistem ini menukarkan 'gerak hati' sedemikian kepada data, contohnya ia mungkin memberi amaran kepada anda bahawa 'pembekal ini mempunyai lonjakan pesanan tertunggak sebanyak 50% baru-baru ini yang mungkin menjejaskan masa penghantaran anda', supaya anda boleh membuat persediaan lebih awal

Saya mesti menekankan bahawa nilai terbesar alat ini bukanlah membantu anda mencari pembekal yang 'paling murah', tetapi mencari pilihan yang mempunyai 'nilai komprehensif tertinggi'

Bayangkan anda mempunyai pilihan antara pembekal yang harganya 5% lebih mahal tetapi ketepatan masa penghantaran mencapai 99% dan hampir tiada isu kualiti, berbanding pembekal yang harganya paling rendah tetapi sering lewat dan kerap membuatkan anda memohon maaf kepada pelanggan atas kesilapan mereka; yang mana satu akan anda pilih?

Dulu, pertimbangan seperti ini sangat subjektif, tetapi kini, data membantu kita membuat keputusan yang lebih objektif. Dengan mengubah 'soft skill' seperti kebolehpercayaan dan kerjasama pembekal kepada penunjuk yang boleh dinilai, inilah intipati sebenar perolehan pintar dan asas untuk memastikan kualiti jenama tetap konsisten dari reka bentuk hingga ke produk siap. Seperti yang saya nyatakan sebelum ini, agar warna reka bentuk AI dicetak dengan tepat, pengurusan fail di peringkat awal dan pemilihan pembekal di peringkat akhir adalah sama pentingnya

Melihat kepada perkara ini, mungkin ada yang bimbang sama ada profesion perolehan akan digantikan oleh AI

Jawapan saya ialah: Tidak, tetapi fokus kerja akan berubah

Pegawai perolehan yang baik tidak lagi akan menghabiskan masa untuk tugas berulang seperti membandingkan harga, mengisi borang, atau mengejar penghantaran. Sistem akan menguruskan 80% daripada kerja tersebut, manakala anda boleh menumpukan perhatian kepada 20% tugas yang lebih bernilai:

・Pengurusan hubungan pembekal strategik: Meluangkan masa untuk membina hubungan perkongsian yang lebih mendalam dengan pembekal utama, bersama-sama mengoptimumkan proses, dan mengurangkan kos

・Mengendalikan projek kompleks dan bukan standard: Apabila menghadapi bahan khas, kraf kompleks, atau pesanan kecemasan yang tidak dapat diselesaikan oleh mesin, di situlah rangkaian hubungan dan pengalaman anda diperlukan untuk menyelaraskan penyelesaian

・Pengurusan krisis: Apabila situasi kecemasan berlaku, satu panggilan telefon jauh lebih berkesan daripada seratus e-mel, dan kepercayaan sebegini dibina atas kerjasama jangka panjang, bukannya data yang dingin

Alat tetaplah alat. Ia boleh menyediakan 'bantuan' dalam pembuatan keputusan, tetapi tidak menggantikan pembuatan keputusan itu sendiri. Gunakan data dengan bijak, tetapi jangan sekali-kali lupa bahawa perniagaan percetakan akhirnya tetaplah perniagaan yang melibatkan 'manusia'

・Teras perolehan pintar bukanlah mencari harga terendah, tetapi mempersembahkan 'nilai komprehensif' pembekal melalui data, termasuk kualiti, masa penghantaran, dan kebolehpercayaan

・Serahkan tugas rutin seperti bertanya harga dan membandingkan harga kepada sistem, supaya kakitangan perolehan boleh menumpukan perhatian kepada pengurusan hubungan pembekal dan pengurusan krisis yang lebih strategik

・Membina resume digital pembekal, menukarkan sejarah pesanan terdahulu menjadi asas objektif bagi keputusan masa depan, bagi mengelakkan kesilapan yang sama berulang

・Data adalah pembantu kepada keputusan, bukan pengganti. Kepercayaan dan hubungan perkongsian yang dibina dalam jangka masa panjang dalam perolehan percetakan tetap merupakan aset penting yang tidak dapat dikuantifikasi

Bagi pegawai perolehan percetakan dan pereka, trend ini bermaksud 'tanggungjawab beralih ke depan'. Setiap keputusan anda menjadi lebih telus dan boleh dijejaki. Perolehan tidak lagi boleh menggunakan 'masalah pembekal' sebagai alasan, kerana pemilihan pembekal kini disokong oleh data; pereka juga tidak boleh menghasilkan fail sewenang-wenangnya, kerana kos susulan yang disebabkan oleh fail yang tidak berkualiti akan direkodkan dengan jelas dan dikaitkan terus dengan prestasi anda

Bagi platform seperti MINDS yang menyediakan perkhidmatan bersepadu, nilainya terletak pada keupayaan kami untuk menyediakan data yang lebih bersih dan berstruktur. Daripada pemeriksaan pra-cetak (pre-press), pengurusan warna, hinggalah resume pengeluaran, kami bukan sekadar melaksanakan kerja percetakan, malah kami sedang mengumpul aset data untuk 'perolehan pintar' pelanggan yang seterusnya. Apabila anda mampu menguasai rantaian data yang lengkap dari reka bentuk hingga ke produk siap, apa yang anda sediakan bukan sekadar perkhidmatan percetakan, tetapi perkhidmatan perundingan yang mampu mengoptimumkan keseluruhan keputusan perolehan pelanggan. Itulah kelebihan daya saing yang sebenar