Kann man Word- und PPT-Dateien drucken lassen? Experten-Leitfaden zur fehlerfreien PDF-Konvertierung aus Office-Programmen

Die Antwort lautet Ja – unter der Voraussetzung, dass Sie eine PDF-Datei in höchster Qualität exportieren und den Anschnitt über die Layouteinstellungen manuell anlegen

Bei Minds Printing (MS) erleben wir in der Produktion oft, dass Kunden uns direkt offene .docx- oder .pptx-Dateien senden. Das Ergebnis: Schriften werden automatisch ersetzt, das Layout verschiebt sich komplett und im schlimmsten Fall ist die gesamte Auflage Ausschuss

Office-Programme sind von Natur aus für die Anzeige auf dem Bildschirm und für Büro-Drucker konzipiert

Sie arbeiten im leuchtenden RGB-Farbraum, kennen aber die CMYK-Druckfarben von Druckmaschinen nicht. Standardmäßig füllen sie genau eine A4-Seite aus, berücksichtigen jedoch nicht den für die Weiterverarbeitung in der Druckerei erforderlichen Anschnitt von 3 mm als Sicherheitspuffer

In meinen mehr als zehn Jahren in der Druckproduktion habe ich viele vermeidbare Fehler gesehen

Ein lokaler Eisenwarenhersteller gestaltete mühsam einen 64-seitigen Produktkatalog in PPT. Beim Drucken endete das randlose Design mit unschönen weißen Rändern (Blitzern) rundherum, weil das Team nicht wusste, dass bei einer Standard-A4-Vorlage in der Druckerei an allen vier Seiten ein zusätzlicher, unsichtbarer Rand hinzugefügt werden muss

Das ist die am häufigsten gehörte Klage in der Druckerei

Nach dem Druck werden hunderte Bogen übereinandergelegt und auf einer Schneidemaschine auf das Endformat zugeschnitten

Beim Schneiden eines dicken Papierstapels kommt es unweigerlich zu mechanischen Toleranzen von 1 bis 2 mm

Wenn Ihre Hintergrundfarbe exakt an der Kante des Endformats endet, führt diese minimale Abweichung dazu, dass unbedruckte Papierränder – sogenannte Blitzer – sichtbar werden

Anschnitt (Bleed): Ein Fachbegriff aus der Druckbranche. Er bezeichnet den Bereich außerhalb des Endformats, in den Hintergrundfarben oder Bilder gezielt um 3 mm hineinragen müssen, um Schneidetoleranzen auszugleichen und Blitzer zu verhindern

Word und PPT bieten diese Funktion standardmäßig nicht. Wir müssen das Programm daher austricksen, um den Anschnitt manuell anzulegen:

・Öffnen Sie die Layouteinstellungen und addieren Sie zur Breite und Höhe des Papierformats jeweils 6 mm (für A4 statt 210x297 mm stellen Sie also 216x303 mm ein)

・Ziehen Sie farbige Hintergründe oder vollflächige Bilder so auf, dass sie das neue, größere Format komplett ausfüllen

・Platzieren Sie alle wichtigen Texte, Logos und Bilder in einem Sicherheitsabstand von mindestens 5 mm zum Rand, damit sie beim Beschneiden nicht versehentlich angeschnitten werden

Viele Kunden reagieren ratlos auf ein unscharfes Druckergebnis und sagen: „Ich habe es doch als PDF abgespeichert!“

Ein Blick in die Datei zeigt dann meist: Die Bilder sind extrem verpixelt

Um die Dateigröße für den E-Mail-Versand zu minimieren, komprimiert die integrierte Microsoft-Exportfunktion Bilder standardmäßig sehr stark. Die Auflösung sinkt oft auf 96 DPI, was weit unter dem Druckstandard von 300 DPI liegt

In solchen Fällen empfehler ich die „Minds-Drei-Schritte-Rettung“, um unscharfe Druckergebnisse zu verhindern:

・Klicken Sie nicht auf „Speichern unter“, sondern nutzen Sie die Druckfunktion und wählen Sie den virtuellen Drucker „Microsoft Print to PDF“

・Klicken Sie auf die Druckereigenschaften, gehen Sie in die erweiterten Einstellungen und stellen Sie die Druckqualität auf das Maximum ein

・Falls Sie Adobe Acrobat installiert haben, ist die Nutzung des Add-ins „Als Adobe PDF speichern“ mit der Einstellung „Qualitativ hochwertiger Druck“ der sicherste Weg

Dieser Schritt bewahrt nicht nur die Bilddetails, sondern löst auch das Problem fehlender Schriftarten oder kryptischer Sonderzeichen

Bei einem korrekt erstellten PDF werden die verwendeten Schriftarten eingebettet. Selbst wenn die Druckerei Ihre Schriften nicht installiert hat, wird das Layout exakt wie gewünscht gedruckt

Ehrlich gesagt müssen Sie sich beim Druck aus Word oder PPT darauf einstellen, dass die Farben im Druckergebnis dunkler wirken

Office-Programme unterstützen nur den RGB-Farbraum, der auf der additiven Farbmischung von Lichtschirmen basiert. Druckmaschinen arbeiten hingegen mit CMYK-Farben (subtraktive Farbmischung durch Reflexion)

Wird eine RGB-Datei im System der Druckerei nach CMYK konvertiert, wirken besonders leuchtende, neonartige Blau- und Grüntöne im Druck oft stumpf und matt

Das ist eine physikalische Grenze des Farbraums und kein Fehler des Druckers

Wenn Sie aus Budgetgründen Word verwenden müssen, empfehle ich dringend, über eine Online-Plattform wie MYS vorab einen Probedruck (Proof) in Kleinstauflage erstellen zu lassen

Prüfen Sie, ob die Abweichung zwischen Bildschirm und Papier für Sie akzeptabel ist, bevor Sie den eigentlichen Druckauftrag erteilen. Das ist das pragmatischste Risikomanagement

・Die wichtigste Grundregel für Office-Dateien im Druck: Reichen Sie niemals die offenen Originaldateien ein, sondern exportieren Sie stets ein hochauflösendes PDF mit eingebetteten Schriften

・Da Word und PPT keinen Anschnitt unterstützen, müssen Sie das Seitenformat manuell um jeweils 6 mm in Breite und Höhe vergrößern, um einen künstlichen Anschnitt zu simulieren, und dabei die Sicherheitsabstände einhalten

・Nutzen Sie beim Exportieren nicht die Option „Speichern unter“, sondern den Umweg über die Druckfunktion zu PDF, um die maximale Auflösung für Bilddetails zu erhalten

・Akzeptieren Sie die unvermeidbaren Farbabweichungen bei der Konvertierung von RGB zu CMYK und entwickeln Sie eine realistische Erwartungshaltung bei sehr leuchtenden Farben

Es gibt keine schlechten Werkzeuge – entscheidend ist Ihre Toleranzgrenze bei der Qualität des Endprodukts

Für ein internes Schulungshandbuch reicht ein aus Word exportiertes PDF völlig aus. Geht es jedoch um einen repräsentativen Produktkatalog, lohnt es sich, diese Aufgabe Profis mit professioneller Software zu überlassen. Die Ersparnis bei Abstimmungsschleifen und Fehldrucken übersteigt die Designkosten bei weitem

Das Beratungsteam der Minds Academy erlebt immer wieder Kunden, die geringe Designgebühren sparen wollten und am Ende eine komplett unbrauchbare Auflage erhielten – das ist das teuerste Lehrgeld in der Druckproduktion