Kann man Word- und PPT-Dateien drucken lassen? Ein Praxisleitfaden vom Senior Consultant zur fehlerfreien PDF-Ausgabe aus Office-Software

Ja, aber nur unter einer Bedingung: Man muss eine PDF in höchstmöglicher Qualität korrekt ausgeben und den Beschnitt über die Seiteneinstellungen selbst nachbauen

Bei MINDS (MS, hochwertiger, vollständig kundenspezifischer Akzidenzdruck) landen in der Produktion immer wieder solche Office-Dateien. Kunden schicken direkt eine .docx- oder .pptx-Datei, und dann ersetzt das System Schriften, das Layout verrutscht massiv oder im schlimmsten Fall ist die ganze Auflage Ausschuss

Office-Software ist von Haus aus für die Bildschirmansicht und den Bürodrucker gedacht

Sie versteht leuchtende RGB-Farben, aber nicht die CMYK-Druckfarben einer Druckmaschine. Sie legt eine Seite standardmäßig so an, dass sie genau auf A4 passt, weiß aber nicht, dass eine Druckerei beim Schneiden rundherum 3mm zusätzliche Reserve braucht

Ich habe mehr als zehn Jahre in der Produktion verbracht und zu viele schmerzhafte Fälle gesehen

Ein lokaler Beschlägehersteller hatte mit viel Mühe einen kompletten 64-seitigen Produktkatalog in PPT gesetzt. Beim Druck wurde der vollflächige Hintergrund gnadenlos mit einem weißen Rand beschnitten, weil niemand wusste, dass beim Standardformat A4 in der Druckerei oben, unten, links und rechts noch ein zunächst unsichtbarer Zusatzbereich eingeplant werden muss

Das ist der Satz, den ich in der Druckproduktion am häufigsten höre

Nach dem Druck auf große Bögen legt die Druckerei mehrere hundert Bogen übereinander und schneidet sie auf der Schneidemaschine auf das Endformat

Wenn ein dicker Papierstapel mit einem Schnitt getrennt wird, entstehen zwangsläufig physische Toleranzen von 1 bis 2mm

Wenn deine Hintergrundfarbe exakt an der Kante endet, reicht schon diese kleine Verschiebung, damit der unbedruckte weiße Papierrand sichtbar wird

Beschnitt (Bleed): ein Fachbegriff aus dem Druck. Gemeint ist ein Bereich außerhalb des Endformats, in dem Hintergrundfarben oder Bilder bewusst um 3mm nach außen weitergeführt werden. Dieser Bereich fängt Schneidetoleranzen ab und verhindert weiße Papierkanten am fertigen Produkt

Word und PPT haben diese Funktion nicht von Haus aus. Man kann sie nur mit einem Trick überlisten

・Öffne die Seiteneinstellungen und addiere bei Breite und Höhe des Papierformats jeweils 6mm. Bei A4 210x297mm stellst du also direkt 216x303mm ein

・Ziehe deine Hintergrundflächen oder randabfallenden Bilder bis an die Kanten dieses neuen, vergrößerten Formats

・Setze alle wichtigen Texte, Logos und Produktbilder mindestens 5mm vom Rand entfernt in den Sicherheitsabstand, damit sie beim Schneiden nicht angeschnitten werden

Viele Kunden sagen bei unscharfen Drucksachen ganz unschuldig: „Ich habe es doch als PDF gespeichert!“

Dann öffnen wir die Datei, und die Bilder sehen aus wie ein Mosaik

Die eingebaute PDF-Ausgabe von Microsoft komprimiert Bilder standardmäßig sehr stark, damit Dateien leichter verschickt werden können. Die Auflösung fällt dabei oft auf 96dpi, weit unter dem Druckstandard von 300dpi

Ich bitte Kunden meist, die „MINDS (MS) Datei-Erste-Hilfe in drei Schritten“ auszuführen. Das ist der wirksamste Weg, um unscharfe Bilder vor dem Druck abzufangen

・Klicke auf keinen Fall auf „Speichern unter“. Wähle stattdessen über die Funktion „Drucken“ den virtuellen Drucker „Microsoft Print to PDF“

・Öffne über die Druckereigenschaften die erweiterten Optionen und stelle die Druckqualität konsequent auf die höchste Stufe

・Wenn Adobe Acrobat auf dem Rechner installiert ist, ist die stabilste Lösung das Add-in „Als Adobe PDF speichern“ mit der Vorgabe „Hochwertiger Druck“

Dieser Schritt schützt nicht nur Bilddetails, sondern löst auch das besonders lästige Problem fehlender Schriften und fehlerhafter Zeichen

Eine korrekt ausgegebene PDF bettet die Schriften fest in die Datei ein. So bleibt das Layout unverändert, selbst wenn die Druckerei die von dir gekaufte Schrift auf ihrem Rechner nicht installiert hat

Ganz offen: Wer mit Word oder PPT drucken lässt, muss damit rechnen, dass die Farben im Ergebnis dunkler werden

Office-Software unterstützt nur den RGB-Farbmodus. Das ist Bildschirmfarbe, die durch Lichtmischung entsteht. Druckmaschinen arbeiten dagegen mit CMYK-Farben, und Farbe erscheint dort durch reflektiertes Licht

Wenn eine RGB-Datei im System der Druckerei zwangsweise nach CMYK konvertiert wird, werden die am Bildschirm neonartig hellen, kräftigen Blau- und Grüntöne im Druck meist grauer und dumpfer

Das ist eine physikalische Grenze, kein Druckfehler des Maschinenführers

Wenn das Budget knapp ist und du die Unterlagen selbst in Word aufbereiten musst, empfehle ich dringend, über eine Online-Plattform wie MYS zuerst eine kleine Andruckmenge zu bestellen

Erst wenn die Farbdifferenz zwischen Bildschirm und Papier für dich akzeptabel ist, solltest du die größere Auflage freigeben. Das ist die nüchternste Form von Risikokontrolle

・Erste Regel für Office-Dateien im Druck: Niemals die offene Originaldatei abgeben. Liefere immer selbst eine hochauflösende PDF mit eingebetteten Schriften

・Word und PPT haben keine Beschnittfunktion. Deshalb müssen Seitenbreite und Seitenhöhe manuell um jeweils 6mm vergrößert werden, als künstlicher Beschnitt, plus Sicherheitsabstand nach innen

・Beim Export „Speichern unter“ vermeiden. Über „Drucken“ in eine PDF ausgeben, um die höchste Auflösung zu erzwingen und Bilddetails zu erhalten

・Akzeptiere die unvermeidliche Farbverschiebung von RGB nach CMYK. Bei leuchtenden Farben braucht es realistische Erwartungen an das gedruckte Ergebnis

Ein Werkzeug ist nicht absolut gut oder schlecht. Entscheidend ist, wie viel Fehlertoleranz du beim Endprodukt hast

Für ein einmaliges internes Schulungshandbuch ist eine sauber aus Word erzeugte PDF völlig in Ordnung. Wenn es aber um einen Produktkatalog geht, der das Unternehmen nach außen vertritt, gehören professionelle Aufgaben in die Hände von Gestaltern, die mit professioneller Software arbeiten. Die gesparten Abstimmungen und vermiedenen Neudrucke zahlen sich fast immer aus

Das Beratungsteam der Mai Strategy Wissensakademie erlebt oft, dass Kunden ein paar Tausend an Gestaltungskosten sparen wollen und am Ende eine komplette Auflage unbrauchbarer Drucksachen bezahlen. Das ist in der Produktion die teuerste Art von Lehrgeld