Wie Unternehmen ESG-Vorgaben für Drucksachen festlegen: ein durchgängiger Regelrahmen von der Beschaffung bis zur Entsorgung

Die kurze Antwort vorweg: Ohne schriftliche Vorgaben werden selbst die besten Nachhaltigkeitsabsichten von der täglichen Beschaffungsroutine aufgezehrt

In Kundenterminen sehe ich diese Situation häufig: Die Markenabteilung möchte Recyclingpapier einsetzen, der Einkauf verweist auf höhere Materialkosten, die Druckerei sagt, sie habe eine FSC-Zertifizierung, und am Ende ist keine der drei Seiten mit dem Ergebnis wirklich zufrieden. Beim nächsten Auftrag wird wieder von vorn verhandelt. Das Problem ist nicht mangelnde Ernsthaftigkeit, sondern das Fehlen klarer, schriftlicher Regeln, an denen sich alle orientieren können

Ein mittelständisches Unternehmen mit einem jährlichen Druckvolumen von mehr als 500.000 NTD trifft bei Visitenkarten, DM, Katalogen, Verpackungen und Eventmaterialien schnell zwanzig bis dreißig Druckentscheidungen pro Jahr. Wenn jedes Mal spontan gefragt wird, ob diesmal ein umweltfreundliches Material verwendet werden soll, wird die ESG-Haltung jedes Mal neu verhandelt. Nachhaltigkeit wird so nie zur Gewohnheit

Der gemeinsame Nenner der von Max Printing Knowledge Academy ausgewerteten Kundenvorgaben ist, verstreute Anforderungen in einem einzigen Dokument, einer ESG-Richtlinie für Drucksachen, zu bündeln und Einzelfallentscheidungen durch feste Regeln zu ersetzen. Eine solche Richtlinie muss nicht sofort den höchsten Standard erfüllen. Entscheidend ist, dass alle Produktgruppen abgedeckt sind und die Ausführenden wissen, auf welche Regel sie sich bei Problemen beziehen sollen

Papier verursacht in der Regel rund vierzig bis sechzig Prozent des gesamten CO2-Fußabdrucks von Drucksachen. Genau hier anzusetzen ist der direkteste Hebel

Die Prioritäten lassen sich sinnvoll so ordnen:

・Erste Priorität: Frischfaserpapier aus Zellstoff mit FSC- oder PEFC-Zertifizierung, bei dem die Herkunft der Waldflächen rückverfolgbar ist

・Zweite Priorität: Recyclingpapier, wobei der Anteil an Recyclingfasern als Schwellenwert klar auf mindestens 50% festgelegt werden sollte

・Ausnahmeregelung: Für Spezialanwendungen wie wasserfeste Etiketten oder Lebensmittelkontaktverpackungen gelten andere Zertifizierungsarten. Dafür braucht es eine separate Ausnahmeliste, damit Ausnahmen nicht zur Regel werden

Zertifizierungsanforderungen müssen konkret formuliert sein. Aussagen wie „bevorzugt umweltfreundliche Materialien verwenden“ bringen in der Praxis wenig. Besser ist:

・Lieferanten müssen über ein gültiges FSC-CoC-Zertifikat (Chain-of-Custody-Zertifizierung) verfügen; abgelaufene Dokumente werden nicht akzeptiert

・Bei der jährlichen Aktualisierung der Lieferantenliste muss der Einkauf prüfen, ob die Zertifizierung weiterhin gültig ist

・Zertifizierungsunterlagen werden als Vertragsanlage aufgenommen und gelten nicht nur als mündliche Zusage

Ein weitverbreiteter Irrtum ist, den Wechsel von Bilderdruckpapier zu holzfreiem Naturpapier bereits als ESG-Maßnahme zu betrachten. Das verändert vor allem die Haptik, ist aber nicht automatisch nachhaltig. Die Nachhaltigkeit eines Papiers hängt von der Waldzertifizierung und der Materialherkunft ab, nicht davon, ob die Oberfläche glänzt

Diese drei Punkte gehören bei Unternehmensdrucksachen zu den wirksamsten, aber am häufigsten übersehenen Hebeln zur CO2-Reduktion

Mindestauflagen

Bei Kleinauflagen sind die CO2-Emissionen pro Stück deutlich höher als bei Sammel- oder Serienproduktionen. Mindestauflagen zwingen dazu, unnötige Nachdrucke kritisch zu hinterfragen:

・Visitenkarten: Mindestcharge 50 Stück, keine vereinzelten Nachdrucke

・DM und Kataloge: gebündelte Produktion pro Quartal, keine kleinen Nachauflagen zwischendurch

・Eventmaterialien: Mengenbestätigung und Versionsfreigabe 30 Tage vor der Veranstaltung; kurzfristige Versionsänderungen benötigen die Freigabe durch eine Führungskraft

Auf den ersten Blick wirkt diese Regel wie reine Verwaltungskontrolle. Tatsächlich reduziert sie Makulatur und unnötigen Ausschuss. Dass ein Katalog wegen zwei geänderter Zeilen noch einmal in 3000 Exemplaren gedruckt wird, habe ich bei Kunden oft gesehen. Jedes Mal ist es bitter, diese Papiermengen anschließend im Recycling zu sehen

Versionsänderung und Nachdruck

Für Versionsänderungen braucht es einen Grund, für Nachdrucke eine Grundlage:

・Liegt die Layoutänderung unter 20%, wird keine neue Version ausgelöst; stattdessen wird mit Einlegern oder digitalen Ergänzungen gearbeitet

・Vor jedem Nachdruck muss der Lagerbestand geprüft werden; wenn mehr als 30% der ursprünglichen Charge übrig sind, ist ein Nachdruck nicht zulässig

・Der Grund für den Nachdruck und die freigebende Person werden dokumentiert und fließen in das jährliche ESG-Audit für Drucksachen ein

Musterarchivierung

Viele Unternehmen haben diese Routine nicht, dabei ist sie die Grundlage für Lieferantenaudits und Qualitätssicherung:

・Von jeder Charge werden 2 bis 3 Muster aufbewahrt, inklusive Angaben zu Papierspezifikation, Farbwiedergabe und Weiterverarbeitung

・Die Muster werden mit Name der Druckerei, Produktionsdatum und Versionsnummer gekennzeichnet

・Die Aufbewahrungsfrist beträgt mindestens ein Jahr und wird am Nachdruckzyklus ausgerichtet

Lieferantenmanagement ist der Bereich, der am leichtesten zur bloßen Formsache wird. Zertifizierungsanforderungen in Verträge zu schreiben, sie aber nie zu prüfen, unterscheidet sich kaum davon, gar nichts festzulegen

Sinnvoll ist, vier Arten von Unterlagen klar als Pflichtdokumente zu benennen:

・FSC/PEFC-Chain-of-Custody-Zertifizierung, jährlich zu aktualisieren; abgelaufene Nachweise zählen nicht

・Datenblatt zu den Druckfarben, mit Bestätigung, ob sie Low-VOC-Standards erfüllen (niedrige flüchtige organische Verbindungen)

・Nachweise zur regelkonformen Behandlung von Restflüssigkeiten, einschließlich Angaben zur Entsorgung von Abwasser und Lösemittelresten

・Überblick zu Energieverbrauch oder CO2-Emissionen; stufenweise Erfüllung kann akzeptiert werden, aber die jährliche Vorlage muss verlangt werden

Wenn diese Unterlagen zum ersten Mal angefordert werden, können die meisten kleinen und mittleren Druckereien in Taiwan ein bis zwei Dokumente liefern. Vollständig verfügbar ist das Paket vermutlich nur bei etwa dreißig bis vierzig Prozent der Anbieter. Den übrigen Lieferanten sollte eine Übergangsfrist eingeräumt werden, allerdings mit klarer Nachreichfrist. Unbegrenztes Warten darf es nicht geben

Begrenzung von Überverpackung

Die Verpackung bei der Anlieferung von Drucksachen ist eine der häufigsten versteckten Abfallquellen auf Unternehmensseite. Bei der Lieferung normaler Kataloge verwenden Druckereien zum Schutz oft große Mengen Luftpolsterfolie und Kunststoffhüllen; nach dem Auspacken ist der Verpackungsabfall nicht selten größer als die eigentlichen Drucksachen. In die Richtlinie sollten daher folgende Punkte aufgenommen werden:

・Einweg-Kunststoffschaum und PVC-Verpackungsmaterialien sind untersagt; stattdessen sind recyclingfähige Wellpappkartons zu verwenden

・Einfarbige Drucksachen dürfen nicht einzeln eingetütet werden; stattdessen ist eine Bündelung mit Papierumschlag zu verwenden

・Lieferanten müssen das Material der Verpackung kennzeichnen, damit der Wareneingang es korrekt trennen kann

Der Umsetzungsaufwand für die Druckerei ist hier tatsächlich gering, während die Menge an Verpackungsabfall auf Unternehmensseite um dreißig bis fünfzig Prozent sinken kann

Wenn Sie gerade Druckbeschaffungsrichtlinien für Ihr Unternehmen aufbauen, kann Max Printing dabei helfen, die praktische Dokumentenliste für Lieferantenaudits abzustimmen, damit die Umsetzung der Richtlinie klarer wird

Die Entsorgung wird im gesamten Regelwerk am häufigsten übersprungen. Genau sie entscheidet aber, ob diese Richtlinie wirklich einen vollständigen Prozess abbildet

Es gibt zwei typische Entsorgungssituationen, die unterschiedlich behandelt werden müssen:

・Restbestände durch Versionsänderungen oder nach Veranstaltungsende: Zuerst prüfen, ob eine Weiterverwendung möglich ist. Abgelaufene Gutschein-DM können zum Beispiel nach Entfernen des Gutscheinbereichs noch als Verpackungsfüllmaterial oder als Konzeptpapier im Büro dienen. Erst wenn eine weitere Nutzung ausgeschlossen ist, gehen sie ins Altpapier-Recycling

・Ausschuss durch Qualitätsmängel oder falsche Spezifikationen: Die Verantwortlichkeit muss mit der Druckerei geklärt werden. Fehlerhafte Ware aufgrund von Qualitätsmängeln sollte von der Druckerei entsorgt werden

Je nach Material unterscheidet sich auch der Recyclingweg:

・Normale papierbasierte Drucksachen (Bilderdruckpapier, holzfreies Naturpapier): Sie können in die Recyclingabholung gegeben werden und dürfen nicht im Restmüll landen

・Drucksachen mit Glanzfolienkaschierung, Heißfolienprägung oder dickem UV-Lack: Diese Verbundmaterialien sind nicht recyclingfähig. Die Druckerei muss mitteilen, wie sie zu entsorgen sind, oder es ist ein qualifizierter Entsorgungsdienstleister zu beauftragen

Ein weiteres oft übersehenes Detail: Testdrucke und Proof-Abfälle auf Seiten der Druckerei fallen in den Verantwortungsbereich des Lieferanten. Das Unternehmen kann jedoch vertraglich verlangen, dass die Druckerei ihre Entsorgungsweise für diese Abfälle offenlegt. Dadurch wird die Abfallsituation in der Lieferkette transparenter und lässt sich später auch in externen ESG-Berichten besser belegen

Eine Richtlinie wird nicht einmalig erstellt und dann abgeschlossen. Am Jahresende sollte ein ESG-Audit für Drucksachen durchgeführt werden: Wurde die Richtlinie tatsächlich eingehalten? Welche Ausnahmen gab es? Erst dadurch beginnt das Regelwerk wirklich zu funktionieren

・Das Kernproblem von ESG bei Unternehmensdrucksachen ist nicht, dass Materialien nicht umweltfreundlich genug wären, sondern dass eine einheitliche Richtlinie fehlt, auf die sich jede Beschaffungsentscheidung stützen kann

・Papierzertifizierungen müssen konkret bis hin zum gültigen FSC-CoC-Nachweis verlangt werden; leere Formulierungen wie „bevorzugt umweltfreundliche Materialien verwenden“ sind nicht umsetzbar

・Mindestauflagen und eine 20%-Schwelle für Layoutänderungen sind die direktesten und kostengünstigsten Mittel, um Makulatur zu reduzieren

・Beschränkungen gegen Überverpackung gehören zu den ESG-Anforderungen, die Unternehmen am leichtesten umsetzen können und gegen die Lieferanten am wenigsten Widerstand leisten; sie in Verträge aufzunehmen ist nicht schwierig

・Die Entsorgung ist die letzte Meile eines vollständigen ESG-Prozesses. Dass Drucksachen mit Spezialveredelungen nicht recyclingfähig sind, wissen viele Unternehmen bis heute nicht

Die praktische Einstiegsschwelle für eine solche Richtlinie ist niedriger, als viele denken: Beginnen Sie mit den zwei oder drei am häufigsten verwendeten Drucksachen, schreiben Sie Papieranforderungen und Mindestauflagen hinein, lassen Sie das Ganze sechs Monate laufen und prüfen Sie, wo es in der Umsetzung hakt. Danach können weitere Produktgruppen ergänzt werden. Erst wenn die Richtlinie ein volles Jahr gelaufen ist, sollten Lieferantenangaben zu CO2-Emissionen und Dokumente zur Abfallbehandlung konsequent eingefordert werden. Dieser Rhythmus lässt sich deutlich leichter umsetzen als der Versuch, alles auf einmal perfekt zu regeln

Für Designerinnen und Designer bedeutet das Verständnis der ESG-Vorgaben von Unternehmenskunden, dass Materialauswahl und Auflagenempfehlungen bereits im Angebot mitgedacht werden können. Kundinnen und Kunden merken dann, dass es nicht nur um Gestaltung geht, sondern auch um die Steuerung von Spezifikationsentscheidungen. Das ist ein Differenzierungsmerkmal, das viele Designer noch nicht bewusst nutzen

Für SaaS- oder Print-Management-Plattformen ist die digitale Archivierung solcher Richtlinien, inklusive Versionskontrolle und Auditprotokollen, ein deutlich stärker bindender Serviceansatz als eine reine Bestellfunktion