Wie Unternehmen ESG-Drucknachweise sauber dokumentieren: Praxis für Einkauf und Übergabe aus Sicht eines erfahrenen Beraters

Damit ESG-Druckdokumentation in Unternehmen belastbar und glaubwürdig ist, muss das Sammeln von Belegen in bestehende Prozesse für Korrekturfreigabe und Abnahme eingebunden werden, statt erst beim Schreiben des Jahresberichts Lieferanten um nachträgliche Nachweise zu bitten

Bei der Beratung von Kunden verlangt MINDS grundsätzlich, dass bereits zum Projektstart ein Prüfrahmen für Material, Arbeit, Transport, Verlust und Entsorgung eingeführt wird und die Punkte zur Anforderung von Nachweisen vertraglich festgehalten werden

In den letzten zwei Jahren habe ich zu oft erlebt, dass Einkäufer und Designer bei Stichproben durch Prüfer zu CO2-Reduktionsnachweisen für einen bestimmten Geschäftsbericht oder eine Mid-Autumn-Festival-Geschenkbox nur eine vage Rechnung mit dem Hinweis „umweltfreundliches Papier verwendet“ vorlegen konnten

Nach den jüngsten Anforderungen auf Markenseite verlangen über 80% der internationalen Käufer vertraglich eine FSC-Zertifizierung oder konkrete CO2-Emissionswerte. Lieferanten ohne entsprechende Unterlagen sind sofort aus dem Rennen

Eine ESG-Beweiskette bedeutet, während des Projekts Werksnachweise zum Papier, Spezifikationen der Druckfarben, Anzahl der Proofs sowie Abfalllisten chronologisch zu archivieren, damit jede Aussage zur CO2-Reduktion bis zum Ursprungsbeleg zurückverfolgt werden kann

Viele Nachhaltigkeitsversprechen von Unternehmen bleiben reine Slogans, weil die Spezifikationen bei der Vergabe am Ursprung nicht verbindlich fixiert werden

In dieser Phase geht es nicht primär um den Preisvergleich, sondern darum zu prüfen, ob die ESG-Spezifikationen im Angebot schriftlich und eindeutig festgehalten sind

Vor einigen Tagen habe ich ein altes Angebot eines Kunden gesehen. Darin stand lediglich „importiertes Kunstdruckpapier 120g“. Eine solche Formulierung ist in einem ESG-Audit völlig wertlos

Du musst vom Lieferanten einen eindeutigen Papiernachweis verlangen, und der Geltungsbereich der FSC-Aussage muss klar ausgewiesen sein

Manche Druckereien kaufen nur einige Chargen FSC-Papier ein und behaupten dann nach außen, der gesamte Betrieb sei umweltfreundlich. Genau hier muss der Einkauf sehr genau hinsehen

・Papiernachweis: Verlange einen Werksnachweis des Herstellers und prüfe den Anteil an Recyclingfaser oder die Nummer der forstwirtschaftlichen Zertifizierung

・Verbrauchsmaterialien: Ob die Druckfarbe pflanzenbasiert ist und ob prozesslose Druckplatten eingesetzt werden, muss im Angebot jeweils separat aufgeführt werden

・Mindestauflage: Die erwartete Druckauflage muss klar festgelegt werden, damit nicht zugunsten eines niedrigeren Stückpreises überproduziert und bereits an der Quelle Abfall erzeugt wird

Sobald die Produktion beginnt, achten die meisten nur darauf, ob die Farbe stimmt, vergessen aber, dass „Verluste“ eines der am häufigsten übersehenen schwarzen Löcher in der CO2-Bilanzierung sind

Jeder zusätzliche Proof und jede zusätzliche Plattenänderung bedeuten reale CO2-Emissionen

In der Praxis empfehle ich dringend, die von MINDS genutzte dreistufige Dokumentation für die Druckfreigabe einzuführen

・Die erste Stufe ist die digitale Prüfspur: Bestätigungsmails oder System-Logs zum Softproof am Bildschirm werden gespeichert, um nachzuweisen, dass das Team die Anzahl physischer Proofs aktiv reduziert hat

・Die zweite Stufe ist das Protokoll physischer Proofs: Wenn tatsächlich ein Digitalproof oder Maschinenproof erstellt wurde, müssen Kuriernummer und Anzahl jeder Mustersendung dokumentiert werden

・Die dritte Stufe ist das Formular zur Versionsfreigabe: Die finale Unterschrift vor dem Andruck muss archiviert werden. Sie belegt später, wer bei einem Nachdruck verantwortlich war und wohin zusätzliche Verbrauchsmaterialien geflossen sind

In der Produktion sehe ich häufig, dass Kunden wegen der Änderung eines einzigen Zeichens eine komplette Charge verwerfen und neu drucken lassen. Wenn solche Prozessverluste nicht erfasst werden, werden die CO2-Daten des gesamten Projekts massiv verfälscht

Dass die Drucksachen fertig gedruckt und ins Lager geliefert wurden, heißt nicht, dass die ESG-Dokumentation abgeschlossen ist

Die Belege für die letzte Meile sind oft am schwersten einzusammeln, zeigen aber am deutlichsten, ob ein Unternehmen seine Richtlinien wirklich bis zum Ende umsetzt

・Lieferchargenprotokoll: Auch die Logistik ist Teil des CO2-Fußabdrucks. Verlange vom Logistikdienstleister Angaben zu Lieferchargen und gefahrenen Kilometern. Weniger Umwege bedeuten weniger CO2

・Restmaterialnachweis: Verlange von der Druckerei einen Nachweis über den Recyclingweg der Beschnittreste. Seriöse Lohnfertiger verfügen über Empfangsbestätigungen fester Papier-Recyclingpartner

・Entsorgungsunterlagen: Wenn ein Projekt abgelaufene Werbemittel oder mangelhafte Rückwaren umfasst, müssen Nachweise über Vernichtung oder Einspeisung in ein Kreislaufsystem vorliegen

Erst wenn diese Bausteine vollständig sind, lässt sich vom Einkauf bis zur Entsorgung ein vollständiger Richtlinienrahmen ziehen

Wenn dein Team im Alltag stark mit Design und Marketing beschäftigt ist und keine Zeit hat, diese kleinteiligen Belege nachzuverfolgen, ist eine Projektprüfung durch das Beratungsteam der MINDS Knowledge Academy für kleine und mittlere Unternehmen ein pragmatischer Weg, schnell Standardarbeitsprozesse aufzubauen

Die Beweiskette muss bereits mit der Anfrage die Spezifikationen verbindlich festlegen. Wer erst zum Jahresende Daten braucht, bekommt sie meist nicht mehr

Die Anzahl der Proofs und Rückläufer muss dokumentiert werden, denn Prozessverluste sind der schwierige Bereich der CO2-Bilanzierung

Ausschusslisten und der Verbleib von Restmaterial sind ein Lackmustest für die Nachhaltigkeitsreife eines Lieferanten

Bei ESG-Projekten ist rein formale grüne Verpackung die größte Gefahr. Druckfachleute und SaaS-Entwickler sollten darüber nachdenken, wie sich das Sammeln von Belegen automatisieren lässt

Wenn Design und Einkauf die Spezifikationsanforderungen frühzeitig im System verankern, ergeben sich spätere CO2-Fußabdruck- und Rückverfolgbarkeitsberichte fast von selbst