AI покупките не спестяват само пари, а огромните разходи от грешни преценки

Според моя опит с толкова много проекти, най-отнемащата време част от една поръчка за печат от утвърждаването на нуждите до финализирането на продукта често не е самият печат, а комуникацията и вземането на решения, особено при избора на доставчик, което е комбинация от изкуство и наука

В миналото разчитахме на опит, контакти и дебел списък с доставчици, но в днешната ера, която изисква скорост и гъвкавост, този метод започва да изглежда недостатъчен

Често се шегувам с клиентите си, че служителите по поръчките за печат имат три таблици: електронна таблица с оферти от различни доставчици, диаграма на Гант за проследяване на напредъка и малка „черна тетрадка“ в ума си, в която записват грешките на доставчиците

Това не е шега, а ежедневната реалност на повечето купувачи:

・Огромно количество повтаряща се комуникация: една спецификация трябва да бъде изпратена до три или пет доставчици, като форматът на отговора на всеки от тях е различен – само за да ги подредите в таблица, сравнима за анализ, отива половин ден

・Непрозрачна история: миналия път доставчик А беше евтин, но доставката се забави с три дни и цветовете бяха объркани; ако тези поуки останат само в паметта на купувача, лесно се забравят поради ротация на персонала или с течение на времето, и следващия път отново попадаме в същия капан

・Решения, базирани на чувство: когато времето е ограничено и бюджетният натиск е голям, лесно е да гледаме само най-ниската цифра в офертата, игнорирайки стабилността на качеството, сътрудничеството, точността на срока за доставка и други „меки умения“, които трудно се количествено измерват, но често са решаващи за успеха на проекта

Напоследък в индустрията започнаха да се появяват решения за „интелигентни покупки“. Не се плашете от думите „интелигентни“ или „AI“; представете си ги просто като изключително умен, с отлична памет и абсолютно рационален помощник при покупките

Какви са ползите от този помощник според моите наблюдения:

・Автоматизирано запитване и сравнение на цени: просто задавате спецификациите и системата автоматично ги изпраща до квалифицираните доставчици, след което организира получените оферти в единен формат, което ви освобождава от ада на „копиране и поставяне“

・Изграждане на „автобиография“ на доставчика: може да превърне всички ваши минали поръчки в обективна автобиография на доставчика, включително исторически цени, точност на срока за доставка, брой докладвани проблеми с качеството и т.н. Цялата информация е цифровизирана и проследима, така че няма място за субективни аргументи

・Разкриване на потенциални рискове: когато дългосрочен партньор внезапно предложи цена, далеч под пазарната, или обещае нереалистично кратки срокове за доставка, опитният купувач ще усети, че нещо не е наред, а системата цифровизира това „предчувствие“. Например, може да ви предупреди, че „обемът на текущите поръчки при този доставчик е нараснал с 50%, което може да повлияе на вашия срок за доставка“, което ви позволява да реагирате предварително

Трябва да подчертая, че най-голямата стойност на тези инструменти не е да ви помогнат да намерите „най-евтиното“, а да откриете избора с „най-висока обща стойност“

Изберете ли доставчик, който е с 5% по-скъп, но с 99% точност на доставката и почти без проблеми с качеството, или такъв с най-ниска цена, който постоянно закъснява и ви кара да се извинявате на клиентите си за грешките му?

В миналото тази преценка беше субективна, но сега данните могат да ни помогнат да вземаме по-обективни решения, превръщайки меките умения на доставчиците, като надеждност и сътрудничество, в измерими показатели. Това е същността на интелигентните покупки и основата за осигуряване на консистентно качество на марката от дизайна до крайния продукт. Точно както споменах преди, за да се отпечатат точно цветовете, проектирани с AI, управлението на файловете в началото и изборът на доставчик в края са еднакво важни

Някои може да се притеснят, че професията на купувача ще бъде заменена от AI

Отговорът ми е: няма да бъде заменена, но фокусът на работата ще се промени

Добрите купувачи вече няма да хабят времето си за сравняване на цени, попълване на таблици и следене на стоки. Системата ще поеме 80% от работата, а вие можете да се фокусирате върху останалите 20%, които са по-ценни:

・Стратегическо управление на връзките с доставчиците: отделете време за изграждане на по-дълбоки партньорства с ключовите доставчици за оптимизиране на процесите и намаляване на разходите

・Работа със сложни и нестандартни проекти: когато срещнете специални материали, сложни изработки или спешни поръчки, машините не могат да ги обработят – тук са нужни вашите контакти и опит, за да намерите решение чрез координация

・Управление на кризи: при възникване на извънредни ситуации едно телефонно обаждане решава повече проблеми от сто имейла, а това взаимно доверие се изгражда с дългосрочно сътрудничество, а не чрез студени данни

Инструментите в крайна сметка са инструменти. Те предлагат „помощ“ при вземането на решения, а не заменят самите решения. Използвайте данните разумно, но никога не забравяйте, че печатът е бизнес между „хора“

・Същността на интелигентните покупки не е в намирането на най-ниската цена, а в цифровизирането на „общата стойност“ на доставчика, включително качество, срок на доставка и надеждност

・Оставете повтарящите се запитвания и сравнения на цени на системата, за да могат купувачите да се фокусират върху по-стратегическо управление на връзките с доставчиците и управление на кризи

・Изградете цифрова автобиография на доставчиците, като превърнете историята на миналите поръчки в обективна основа за бъдещи решения и избягвате повтарянето на грешки

・Данните са помощно средство за вземане на решения, а не заместител. Дългосрочно изграденото доверие и партньорства при поръчките за печат остават незаменими активи, които не могат да бъдат количествено измерени

За купувачите на печат и дизайнерите тази тенденция означава „прехвърляне на отговорността напред“. Всяко ваше решение става по-прозрачно и проследимо. Купувачите вече не могат да се оправдават с „проблеми на доставчика“, защото изборът на доставчик е подкрепен с данни. Дизайнерите също не могат произволно да изпращат файлове, защото последващите разходи, причинени от дефектни файлове, ще бъдат ясно записани и директно свързани с вашата ефективност

А за платформи, които предлагат интегрирани услуги като MINDS, стойността е в предоставянето на по-чисти и по-структурирани данни. От предпечатната проверка и управлението на цветовете до производствената история, ние не само изпълняваме печат, но и натрупваме данни като активи за следващата „интелигентна покупка“ на клиента. Когато можете да овладеете пълната верига от данни от дизайна до готовия продукт, вие не просто предоставяте услуга за печат, а консултантска услуга, която може да оптимизира целия процес на вземане на решения при покупките на клиента. Това е истинската бариера пред конкуренцията