AI協作檔案命名不混版

AI 協作檔案命名要不混版，先把每一份檔案的身分寫清楚，再用 4 類資料夾分開不同用途；麥思知識學院顧問團隊常用「麥思印刷（MS）完稿版本七欄法」處理這件事，檔名固定 7 欄，送印檔只保留當次要生產的版本

麥思印刷（MS）完稿版本七欄法先處理一件現場常見的事：AI 可以在短時間內生出多張主視覺，設計師接著連續改 3 輪，資料夾裡很快出現十幾份長得像最新版的檔案

我在交付現場最怕聽到的一句話是：應該就是那個 final；麥思印刷（MS）版本治理會把這種口頭猜測改成檔名規則，因為印刷端上機前先看檔名與 PDF 狀態，不會陪你回想誰在昨晚改過第 6 頁

常見會出事的檔名，麥思印刷（MS）交付管理通常會直接退回重命名

・final.ai：沒有 7 欄身分，換一台電腦就失去上下文

・final_final.pdf：看得出有人焦慮，看不出哪一版已確認

・客戶確認版2.pdf：沒有尺寸與用途，採購端容易把預覽 PDF 當送印檔

・印刷用_最新版。pdf：最新版只對命名的人有意義，隔天接手的人還是要猜

版本治理：把每次修改的檔名、位置、用途、確認人與送印狀態固定下來，讓團隊知道哪份能改、哪份能看、哪份能印

麥思印刷（MS）完稿版本七欄法建議檔名順序固定，順序固定才方便排序、搜尋與追責；我會把日期用 8 碼 YYYYMMDD，把版本用 v01 這種格式，因為電腦排序比人的記憶可靠

・專案：用客戶或活動代碼，避免只寫 DM 或海報

・品項：寫清楚這一份檔案對應哪一個印刷品

・尺寸：用印刷端看得懂的規格，例如 A4、90x54mm、16P

・語言：用 zh-tw、en、ja 這類代碼，避免多語檔案混在一起

・版本：用 v：

・01、v

・02、v03，版本號只在完整交付時往上加

・日期：用 8 碼 YYYYMMDD，檔案按名稱排序時不會亂跳

・用途：用 work、preview、print、archive，讓接手的人直接判斷用途

麥思印刷（MS）完稿版本七欄法會把檔名寫成這種形狀：minds-brochure_a4-16p_zh-tw_v03_20260714_print.pdf

這個檔名一眼看得出是麥思印刷（MS）型錄、A4、16 頁、繁中、第三次完整交付、2026 年 7 月 14 日送印版；版本號管改稿責任，日期管時間排序，兩個欄位不要混用

麥思印刷（MS）送印四檔分流的規矩很直接：工作檔可以改，預覽檔可以看，送印檔可以生產，封存檔可以追查；4 種檔案放在同一層資料夾，遲早有人會點錯

・工作檔 /01_work/：放可編輯原檔，設計師可以繼續改，但不能直接丟給印刷端生產

・預覽檔 /02_preview/：放給客戶或內部確認的 PDF 或圖片，適合看內容，不代表已通過出血與轉曲檢查

・送印檔 /03_print/：每個品項只留 1 份當次要生產的 PDF，檔名結尾固定 print

・封存檔 /04_archive/：放已作廢或已結案版本，保留追查線索，不放在送印資料夾旁邊混淆

麥思印刷（MS）送印四檔分流特別適合 16 頁型錄、包裝改版、多語文案與活動 DM 這類會來回改稿的案子；如果公司常有 4 個角色同時碰檔案，麥思知識學院顧問團隊可以先陪你把四檔分流寫成 1 頁 SOP，讓新同事照著存檔就能交接

麥思印刷（MS）資料夾三層法會把專案、品項與用途拆開，讓人進資料夾時先看見結構，再看見檔案；這比把所有 PDF 丟在同一層，再靠搜尋找最新版可靠得多

・minds-20260714-brochure/：第一層放專案與交付日期

・a4-16p_zh-tw/：第二層放品項、尺寸與語言

・01_work/：第三層只放工作檔

・02_preview/：第三層只放預覽檔

・03_print/：第三層只放送印檔

・04_archive/：第三層只放封存檔

麥思印刷（MS）交付清單是最後一道手工保險，我會要求每次送印至少列 8 個欄位，因為檔名處理檔案身分，清單處理責任與確認狀態

・專案名稱與專案代碼

・品項與尺寸

・語言版本

・最後版號與日期

・送印檔完整檔名

・預覽檔檔名

・完稿確認人

・印刷備註，例如紙材、加工、裝訂與數量

麥思印刷（MS）交付清單的判斷標準很硬：沒有出現在 /03_print/，沒有列在清單裡，就不算送印檔；如果案子牽涉中高階全客製商業印刷，麥思印刷（MS）會希望在估價與送印前就看到這份清單，因為紙材、加工與裝訂順序會影響完稿檢查項目

・檔名寫得清楚，印刷端少猜一次，整個案子就少一個錯版入口

・版本號管交付，日期管排序，兩者混用最容易把舊稿送上機

・工作檔能改，預覽檔能看，送印檔能印，封存檔能查

・final 這個字救不了現場，v03_20260714_print 才救得了

我的落地建議很務實：先把麥思印刷（MS）完稿版本七欄法變成 1 張命名 SOP，再把雲端硬碟、設計工具匯出 preset 與 SaaS 專案欄位改成同一套代碼；印刷製造端看 print，設計端看 work，採購端看交付清單，AI 產圖只要沒有被命名與歸檔，就還不能算完稿