Thiết kế bộ mẫu sao cho dễ gửi

Muốn bộ mẫu dễ gửi, trước tiên hãy dùng ba bước kiểm tra đặt in của MINDS để làm rõ “cần trả lời câu hỏi gì, cần đặt những ấn phẩm nào, sẽ bổ sung từng hạng mục ra sao”, rồi mới quyết định kích thước túi ngoài hoặc kiểu hộp. Đừng chọn bao bì đẹp trước rồi mới quay lại nhồi nội dung vào

Khi xem các bộ mẫu B2B, điều tôi ngại nhất là thấy 3 thứ bị trộn lẫn: bảng mẫu màu để lộn xộn, catalogue quá lớn, thẻ nhỏ không có thứ tự. Khách nhận được thì khó tìm thông tin, nhân viên kinh doanh muốn gửi bổ sung cũng phải phối lại cả bộ. Kiểu bộ mẫu này gửi thì vẫn gửi được, nhưng rất khó dùng

Định nghĩa bộ mẫu: bộ mẫu là một bộ tài liệu vật lý doanh nghiệp gửi cho khách hàng tiềm năng, thường gồm bảng mẫu màu, mẫu vật liệu, catalogue, thẻ nhỏ và hướng dẫn báo giá, nhằm giúp đối phương nhanh chóng đánh giá chất cảm, quy cách và khả năng hợp tác

Trong thực tế, tôi sẽ hỏi đội kinh doanh 3 câu trước. Ba câu này quyết định chi phí sớm hơn cả hình thức bao bì

・Khách hàng thường hỏi nhất về vật liệu, kích thước hay hiệu ứng gia công sau in

・Nhân viên kinh doanh thường cần gửi bổ sung bảng mẫu màu, mẫu thành phẩm hay một tờ catalogue riêng

・Sau khi khách nhận được, bước tiếp theo là hỏi giá, làm mẫu thử hay sắp xếp cuộc họp

Sau khi rà soát xong 3 câu này, bộ mẫu thường sẽ tách được thành 3 lớp nội dung

・Lớp thứ nhất: nhìn là hiểu công ty có thể làm gì, ví dụ 1 thẻ tổng quan hoặc 1 cuốn catalogue mỏng

・Lớp thứ hai: để khách sờ được sự khác biệt, ví dụ bảng mẫu màu, mẫu giấy, mẫu gia công sau in hoặc mẫu phủ UV cục bộ

・Lớp thứ ba: để khách biết bước tiếp theo, ví dụ thẻ hỏi giá có QR code, thẻ điền quy cách hoặc danh thiếp của nhân viên kinh doanh

Khi đội ngũ tư vấn của MINDS Knowledge Academy hỗ trợ doanh nghiệp sắp xếp bộ mẫu, chúng tôi thường làm trước “danh sách ba câu hỏi” này, vì bộ mẫu không phải hộp quà. Bộ mẫu là công cụ để phát triển khách hàng

Kích thước bộ mẫu nên bắt đầu từ ấn phẩm lớn nhất, sau đó xét độ dày và phương thức gửi. Nếu món lớn nhất là catalogue A4, túi ngoài ít nhất phải chứa được nội dung 210 × 297 mm và vẫn chừa khoảng trống để rút ra; nếu đổi sang catalogue cỡ nhỏ A5 hoặc DL, chi phí gửi và rủi ro biến dạng thường dễ kiểm soát hơn nhiều

Cách phán đoán của tôi rất trực tiếp: nếu mẫu bán hàng có thể trình bày rõ bằng A5, đừng cố làm A4. A4 trông đầy đủ, nhưng khi cộng thêm bảng mẫu màu, mẫu thành phẩm và tấm bảo vệ, độ dày lẫn trọng lượng đều tăng lên, các góc cạnh cũng dễ bị ép móp hơn trong quá trình gửi

Có thể chọn bao bì ngoài theo cách sau

・Bìa kẹp tài liệu: chi phí dễ kiểm soát, phù hợp đặt 5 đến 10 tờ tài liệu rời, dễ bổ sung; nhược điểm là mẫu dày dễ làm phồng bìa, khi gửi cần gia cố góc cạnh

・Túi phong bì: phù hợp nhất cho gửi nhẹ, hợp với thẻ nhỏ, catalogue mỏng, thẻ bảng mẫu màu; nhược điểm là cảm giác cao cấp có hạn, thứ tự nội dung dễ xê dịch trong quá trình vận chuyển

・Hộp dạng ngăn kéo: trải nghiệm mở hộp tốt nhất, phù hợp với vật liệu giá trị cao, in ấn cao cấp, mẫu gia công đặc biệt; nhược điểm là chi phí và thể tích cao hơn, đôi khi chỉ bổ sung 1 thẻ màu cũng phải tháo cả hộp

・Đóng gói bằng đai buộc: phù hợp nhất với bộ mẫu cần bổ sung lặp lại, hợp để đặt chung bảng mẫu màu, mẫu giấy, sách nhỏ; nhược điểm là lớp ngoài bảo vệ chưa đủ, thường cần đi kèm túi ngoài hoặc hộp giấy

Có một cách đơn giản để chốt kích thước: xếp chồng toàn bộ nội dung thành “độ dày thực tế sẽ gửi đi”, rồi cộng thêm 3 đến 5 mm khoảng hở. Chiếc hộp vừa khít nhìn rất đẹp trong văn phòng, nhưng trên đường logistics, phần bị thử thách đầu tiên chính là miệng hộp và góc cạnh

Thứ tự nội dung của bộ mẫu phải đi theo trình tự ra quyết định của khách hàng, không phải theo cách công ty tự phân loại sản phẩm. Khi nhận được, khách thường chỉ sẵn sàng dành 30 giây để quyết định có xem tiếp hay không, vì vậy tấm thẻ đầu tiên phải trả lời được “các bạn giải quyết được loại nhu cầu nào của tôi”

Tôi sẽ sắp xếp nội dung thành 4 hành động

・Xem trước: thẻ bìa hoặc thẻ tổng quan, trình bày rõ 3 đến 5 nhóm dịch vụ hoặc hướng vật liệu chính

・Sờ tiếp: bảng mẫu màu, mẫu giấy, mẫu gia công sau in, để khách dùng tay so sánh định lượng giấy, vân bề mặt, hiệu ứng mờ và bóng

・Chọn tiếp: catalogue hoặc thẻ case study, để khách đối chiếu nhu cầu với sản phẩm tương tự

・Liên hệ tiếp: thẻ hỏi giá, bảng quy cách, danh thiếp hoặc QR code, để nhân viên kinh doanh có thể nối tiếp quy trình

Có một chi tiết nhỏ mà người trong ngành rất dễ bỏ qua: bảng mẫu màu không nên chỉ sắp theo màu, mà còn nên sắp theo “bộ phận mua hàng sẽ hỏi như thế nào”. Ví dụ khách hàng làm hộp bao bì thường hỏi về giấy ivory, giấy C2S, giấy kraft, giấy duplex mặt trắng lưng xám; designer thường hỏi về độ phù hợp khi in, hiệu ứng ép kim, đường gấp có bị nứt hay không. Hai kiểu sắp xếp này sẽ biến cùng một bộ bảng mẫu màu thành hai công cụ khác nhau

Nếu bộ mẫu phục vụ khai thác khách hàng mới, tôi sẽ đặt mẫu chủ lực ổn định nhất lên trước; nếu phục vụ đề xuất giá trị cao, tôi sẽ đặt mẫu thể hiện rõ nhất khác biệt về kỹ thuật lên trước. Đây không phải vấn đề thẩm mỹ, mà là nhịp làm việc của kinh doanh

Khi gửi bộ mẫu, cần bảo vệ 4 vị trí: góc, cạnh, miệng mở và bề mặt mẫu. Chỉ cần bỏ sót 1 vị trí, khách nhận được thấy gập góc, trầy xước hoặc đồ bên trong rơi lệch, thì thiết kế phía trước dù đẹp đến đâu cũng mất điểm

Tôi thường dùng 5 điểm kiểm tra để đánh giá rủi ro khi gửi

・Lớp ngoài có chịu nén được không: đặt bảng mẫu màu dày trong phong bì mỏng, góc cạnh rất dễ hằn nếp gấp

・Nội dung có bị trượt không: khi kích thước catalogue, thẻ nhỏ và bảng mẫu màu chênh lệch quá nhiều, cần dùng đai buộc, tấm ngăn hoặc túi trong để cố định

・Bề mặt có cọ xước nhau không: khi đặt chung mẫu phủ UV cục bộ, cán màng mờ, ép kim, tốt nhất nên thêm giấy mỏng hoặc thẻ ngăn ở giữa

・Miệng mở có bị bung không: hộp ngăn kéo, hộp gài lưỡi và túi phong bì đều cần thử lắc xem có bị mở ra không

・Trọng lượng có phù hợp ngân sách gửi không: cùng một bộ mẫu, nếu từ 1 cuốn catalogue biến thành 1 cuốn catalogue cộng thêm 6 thẻ dày, phí bưu gửi và vật tư đóng gói sẽ tăng cùng lúc

Kiểm soát trọng lượng không có nghĩa là càng bỏ ít càng tốt, mà là giữ lại “những thứ khách nhất định phải sờ được”. Lấy bảng mẫu màu làm ví dụ, bỏ cả 10 thẻ vào trông có vẻ phong phú, nhưng nếu nhân viên kinh doanh thường bị hỏi nhất về 3 loại giấy và 2 kiểu gia công sau in, thì 5 mẫu then chốt cộng với 1 thẻ yêu cầu bảng mẫu màu đầy đủ sẽ dễ gửi hơn và cũng dễ bổ sung hơn

Khi MINDS Printing (MS) xử lý các dự án in thương mại tùy chỉnh toàn phần ở phân khúc trung cao cấp, tôi sẽ khuyên khách tách phiên bản gửi đi và phiên bản thuyết trình. Phiên bản gửi đi kiểm soát trọng lượng và độ chịu va đập, phiên bản thuyết trình mới thể hiện đầy đủ kỹ thuật. Đừng cố nhồi hai mục đích vào cùng một chiếc hộp

Một bộ mẫu dễ bổ sung phải được mô-đun hóa nội dung. Thiếu bảng mẫu màu thì bổ sung bảng mẫu màu, thiếu thẻ case study thì bổ sung thẻ case study; đừng để mỗi lần chỉ thiếu 1 tờ nhưng phải làm lại cả bộ bao bì

Với bộ mẫu có thể sản xuất hàng loạt, tôi sẽ tách thành 4 mô-đun

・Mô-đun cố định: thẻ giới thiệu công ty, tổng quan dịch vụ, thẻ liên hệ chuẩn, lô nào cũng giống nhau

・Mô-đun sản phẩm: đặt catalogue khác nhau theo ngành, ví dụ bao bì thực phẩm, hộp giấy mỹ phẩm chăm sóc da, in thương mại

・Mô-đun vật liệu: mẫu giấy, bảng mẫu màu, vật liệu màng, giấy đặc biệt, mỗi tờ cần có mã số rõ ràng

・Mô-đun hành động: thẻ hỏi giá, thẻ điền quy cách, QR code, kích thước thẻ nhỏ tốt nhất nên đồng nhất

Mã số rất quan trọng. Nếu bảng mẫu màu chỉ ghi “giấy ivory cán mờ”, nhân viên kinh doanh khi bổ sung rất dễ lấy nhầm; nếu đánh mã theo dạng “P01 giấy ivory 300gsm cán màng mờ”, việc trao đổi giữa mua hàng, thiết kế và bộ phận in sẽ giảm rất nhiều vòng qua lại. Mã số có thể rất đơn giản, nhưng không được thiếu

Nếu doanh nghiệp đã có CRM, hệ thống báo giá SaaS hoặc bảng quản lý mẫu nội bộ, QR code trên bộ mẫu có thể trỏ đến biểu mẫu tương ứng. Ứng dụng AI cũng có thể bắt đầu từ đây; không cần ngay từ đầu xây hệ thống lớn. Chỉ cần để nhân viên kinh doanh chụp ảnh hoặc nhập mã số rồi nhanh chóng tìm được quy cách, tồn kho và lịch sử bổ sung, như vậy đã rất thực dụng

Lời khuyên của tôi cho doanh nghiệp vừa và nhỏ là trước tiên làm 30 bộ thử nghiệm nội bộ. Để 3 nhân viên kinh doanh mỗi người gửi 10 bộ, ghi lại tờ nào được hỏi nhiều nhất, món nào thường thiếu nhất, túi ngoài nào dễ nhăn nhất. Muốn thiết kế in ấn tiến bộ, nhiều lúc không phải họp thêm một lần, mà là thật sự gửi bộ mẫu ra ngoài

・Bộ mẫu trước tiên phải trả lời 3 nhóm thông tin nhân viên kinh doanh thường bị hỏi nhất, rồi mới nói đến túi ngoài, kiểu hộp và trải nghiệm mở hộp

・Catalogue A4 rất đầy đủ, nhưng bộ A5 hoặc bộ cỡ nhỏ thường dễ gửi hơn, dễ bổ sung hơn và ít hư hỏng hơn

・Thứ tự bảng mẫu màu phải đi theo quyết định của khách hàng, không nên chỉ theo phân loại nội bộ của công ty

・Một bộ mẫu tốt chắc chắn có thể tách thành các mô-đun; thiếu 1 tờ thì bổ sung 1 tờ, không cần làm lại cả bộ

・Tốt nhất nên tách phiên bản gửi đi và phiên bản thuyết trình; bản trước chú trọng trọng lượng và bảo vệ, bản sau chú trọng chất cảm và trình diễn kỹ thuật

Thiết kế bộ mẫu liên quan đến sản xuất in ấn, thiết kế đồ họa, phát triển kinh doanh và quản lý SaaS. Bước tiếp theo thực tế nhất là trước tiên tổng hợp mã số, kích thước, trọng lượng và quy tắc bổ sung của từng nội dung thành một bảng. Designer dùng bảng này để dàn trang, xưởng in dùng bảng này để ước tính giấy và gia công sau in, nhân viên kinh doanh dùng bảng này để theo dõi phản hồi của khách; nếu sau này muốn đưa AI hoặc hệ thống quản lý mẫu vào, cũng có thể bắt đầu từ những trường dữ liệu sạch này, thay vì biến thành một đống mẫu nhìn đẹp nhưng không tra được quy cách