Xem nhẹ thời gian giao máy? 3 chiến lược dự phòng công suất cho nhà in vừa và nhỏ trước khi đầu tư máy mới

Mấy tháng nay đi gặp khách hàng, câu than phiền tôi nghe nhiều nhất không phải là thiếu nhân công, mà là: 'Rốt cuộc bao giờ máy mới về xưởng?'

Gần đây, Packaging Digest đã thực hiện một khảo sát về thời gian giao thiết bị đóng gói (Lead Time – tính từ lúc chốt đơn, sản xuất, vận chuyển cho đến khi máy được lắp đặt và chạy thử xong tại xưởng), phản ánh rõ nỗi sốt ruột chung của toàn ngành. Nhìn lại năm 2022, Rich Hollander, cựu Phó chủ tịch mảng Sterile Injectable Technology của Pfizer, từng thẳng thắn chỉ ra rằng tiến độ bàn giao quá trễ sẽ làm đảo lộn hoàn toàn kế hoạch sản xuất lẫn lộ trình kinh doanh, thậm chí khiến các thương hiệu chùn tay không dám rót vốn vào công nghệ mới

Lấy ví dụ mảng bao bì y tế tôi quan sát gần đây: khi máy chia thuốc tự động tại các nhà thuốc ngày càng phổ biến, nhu cầu in ấn bao bì kích thước nhỏ, có mã truy xuất nguồn gốc và số serial tăng vọt. Nhiều nhà in tại Đài Loan nhanh chóng nhìn thấy miếng bánh béo bở này và muốn mua máy mới để nhảy vào, nhưng lại mắc kẹt vì thời gian chờ thiết bị nhập khẩu kéo dài từ nửa năm đến cả năm trời, đành ngậm ngùi nhìn đơn hàng rơi vào tay người khác. Thực tế phũ phàng này cho thấy: trong bối cảnh hiện nay, thời gian giao máy tự nó đã là một rủi ro đầu tư khổng lồ. Chưa có máy thực tế tại xưởng thì mọi kế hoạch kinh doanh dù vẽ ra đẹp đến đâu cũng chỉ là bánh vẽ

Dân mua hàng in ấn sợ nhất là cú điện thoại từ nhà cung cấp báo 'chắc phải trễ thêm đôi ngày', còn chủ xưởng in thì ớn nhất cảnh đại lý bán máy buông một câu: 'Đang đứt hàng chip, thời gian giao máy phải dời lại'

Rơi vào tình huống này, các nhà in vừa và nhỏ không thể ngồi cầu may mà phải có phương án dự phòng thực chiến. Khi máy mới chưa về kịp, khâu nghẽn cổ chai tại xưởng thường rơi vào một công đoạn gia công thành phẩm bao bì cụ thể, chẳng hạn như ép kim, phủ UV định hình hay bế dán hộp. Tôi thường khuyên khách hàng xử lý theo 3 hướng đi rất thực tế sau:

・Kéo dài tuổi thọ và đại tu máy cũ: Đừng vội thanh lý hay rã xác máy cũ. Trước khi máy mới chắc chắn về xưởng và chạy ổn định, hãy lên lịch bảo dưỡng tổng thể cho máy cũ, chuẩn bị sẵn các linh kiện dễ hao mòn như trục lăn, dây curoa để đảm bảo nó vẫn gánh được sản lượng cơ bản trong giai đoạn chờ đợi

・Lập danh sách đối tác gia công dự phòng: Ngày thường phải giữ mối chặt chẽ với 2 đến 3 xưởng gia công cùng ngành. Đứt gãy tiến độ bao bì thường phát tác ở khâu vật tư hoặc tồn kho; hễ giao máy chậm là lập tức chuyển hàng đi gia công ngoài. Điều này thử thách độ am hiểu của bạn về năng lực công nghệ và tay nghề của các đối tác

・Triển khai tự động hóa từng bước: Bị kẹp giữa cảnh thiếu thợ và chi phí nhân công tăng, nhiều xưởng in vừa và nhỏ thường nghĩ tự động hóa là một khoản đầu tư trên trời. Thực ra chuyển đổi không cần phải làm cái rụp một lần. Hãy chọn đúng nút thắt để nâng cấp từng phần, ví dụ như lắp thêm cụm cấp giấy tự động hoặc mô-đun thu thành phẩm, vừa tốn ít chi phí vừa giải phóng được năng lực sản xuất

Trước khi xuống tiền đầu tư máy mới, bạn có thể dùng '3 bước thẩm định trước giờ G' để soi xét rủi ro phạt hợp đồng

Mua máy là chuyện lớn, nhất là khi bạn đã lỡ nhận đơn hàng mới và dự định dùng chiếc máy này để chạy hàng—đây chính là lúc rủi ro cao nhất. Thay vì ngày nào cũng sốt vó gọi giục đại lý thiết bị, tốt hơn hết hãy tự tính sẵn giới hạn chịu đựng của xưởng mình. Đây là bài toán tôi thường trực tiếp cùng các quản đốc phân xưởng ngồi tính:

1. Giả lập kịch bản giao hàng xấu nhất: Cứ lấy thẳng tiến độ đại lý cam kết cộng thêm 3 tháng, rồi dùng mốc thời gian trễ nhất này để đối chiếu xem lời hứa giao hàng cho khách có nguy cơ bị bể hay không

2. Tính chi li khoản hụt công suất: Tính toán xem trong 3 tháng trống máy đó xưởng sẽ thiếu hụt bao nhiêu sản lượng. Con số này phải tính đến từng đồng, bao gồm cả tiền phạt vi phạm hợp đồng hoặc phí bù vận chuyển đường hàng không có thể phải đền cho khách

3. Hạch toán sẵn chi phí dự phòng: Lập dự toán trước cho các khoản tiền gia công ngoài, chi phí sửa chữa máy cũ như đã nêu ở phần trước. Khoản tiền này bắt buộc phải cộng dồn vào tổng mức đầu tư của chiếc máy mới

Nếu nhẩm tính thấy chi phí dự phòng quá cao mà nội bộ xưởng không gánh nổi, có lẽ bạn nên tính đến việc bắt tay với các đối tác in ấn chuyên nghiệp bên ngoài. Chẳng hạn, thông qua dịch vụ in thương mại tùy biến trọn gói phân khúc trung - cao cấp như MINDS để san sẻ các công đoạn gia công đặc thù rủi ro cao, đây cũng là một cách kiểm soát rủi ro rất thông minh

Đứng trước tiến độ giao máy phập phù, chỉ hối thúc theo cảm tính là cách tệ nhất

Nhiều quản đốc kỳ cựu vẫn quen dùng 'trực giác' để đoán xem bao giờ máy móc hay vật tư về tới xưởng, nhưng với chuỗi cung ứng hiện nay thì cách này đã hoàn toàn bó tay. Việc xây dựng một bộ cơ sở dữ liệu về tiến độ giao hàng trong quá khứ sẽ giúp các quyết định giục hàng và xử lý khẩn cấp chuyển từ cảm tính sang có cơ sở rõ ràng

Ban đầu chưa cần đầu tư phần mềm đắt đỏ, bạn cứ bắt đầu từ một file Excel đơn giản nhất: ghi lại ngày cam kết và ngày thực tế hàng về xưởng của từng chiếc máy, từng lô vật liệu bao bì đặc biệt. Tích lũy dần các dữ liệu này, bạn sẽ nắm thóp được hãng sản xuất nào hay hứa lèo, loại linh kiện cụ thể nào hay bị tắc nghẽn nhất. Khi đã nắm chắc những sự thật này trong tay, bạn mới có đủ thế để đàm phán hợp đồng hoặc đưa ra quyết định có nên bấm nút chi tiền cho phương án chuyển phát nhanh đường hàng không đắt đỏ hay không. Vậy là đủ rồi

・Thời gian giao thiết bị kéo dài là rủi ro đầu tư tiềm ẩn lớn nhất khi các xưởng in vừa và nhỏ muốn mở rộng công suất

・Mua máy mới không thể chỉ soi thông số kỹ thuật, mà phải cộng cả chi phí kéo dài tuổi thọ máy cũ lẫn chi phí gia công ngoài dự phòng

・Chuyển đổi tự động hóa không cần làm ồ ạt một lần; nâng cấp từng mô-đun trên máy hiện có là chiến lược phòng ngừa rủi ro thực tế hơn nhiều

・Dùng dữ liệu tiến độ giao hàng trong quá khứ để lập danh sách cảnh báo sớm, giúp việc ra quyết định thu mua và đàm phán hợp đồng luôn có căn cứ vững chắc

Trong bối cảnh chuỗi cung ứng đầy biến động hiện nay, các chủ xưởng và nhà quản lý in ấn buộc phải thay đổi tư duy. Mua máy móc không còn đơn thuần là mua phần cứng, mà là mua một 'khoảng thời gian đảm bảo công suất'. Đối với các nhà thiết kế và chuyên viên thu mua in ấn, điều này cũng đồng nghĩa với việc không được bỏ hết trứng vào một giỏ; khi kiểm tra năng lực sản xuất của đối tác, việc hỏi thêm một câu: 'Nếu chiếc máy này gặp trục trặc, phương án dự phòng của bên anh là gì?' nhiều khi sẽ cứu bạn một bàn thua trông thấy

・Thời gian giao thiết bị bao bì vẫn là rủi ro đầu tư: Xưởng in vừa và nhỏ nên tính toán dự phòng công suất trước khi mua máy mới