5 bước tự động sắp xếp dữ liệu danh thiếp

Tự động sắp xếp dữ liệu danh thiếp là chụp ảnh hoặc quét danh thiếp giấy xong, dùng OCR đọc chữ, hiệu chỉnh trường dữ liệu bằng tay, rồi lưu thành dữ liệu khách hàng có thể tìm kiếm, truy vết, xuất ra

Tôi hay coi nó giống cùng một việc với chuẩn bị bản in: trước khi dàn trang, dữ liệu phải sạch trước. OCR (Optical Character Recognition, nhận dạng ký tự quang học) là kỹ thuật biến chữ trong ảnh thành chữ có thể chỉnh sửa, tên, công ty, chức danh, điện thoại, Email, địa chỉ trên danh thiếp đều dựa vào nó để bắt ra trước

Lỗi hay mắc nhất ngoài thực tế là tưởng "quét vô điện thoại" là xong sắp xếp. Quét mới chỉ là bước vào cửa, sắp xếp mới bắt đầu. Họ tên tiếng Việt có dấu, chức danh tiếng Anh, số máy lẻ, LINE ID, cùng một công ty mà khác phòng ban, mấy trường này nếu không có quy tắc thì về sau gửi mẫu, báo giá, theo dõi chỉnh sửa danh thiếp, đều thành nhớ đại trong đầu rồi tìm người

Khoan đã

Trong phương pháp ba bước sắp xếp danh thiếp của MINDS (MS, in thương mại tùy chỉnh tầm trung-cao), bước một chỉ lo ảnh rõ, bước hai xử lý trường dữ liệu, bước ba mới đưa dữ liệu qua CRM. CRM (Customer Relationship Management, hệ thống quản lý quan hệ khách hàng) là công cụ dùng để ghi lại thông tin khách hàng, lịch sử tương tác và trạng thái theo dõi tiếp theo

Danh thiếp giấy phải chụp phẳng, chụp thẳng, chụp đủ, vì OCR đọc cái ảnh chứ không đọc cái danh thiếp trong đầu bạn

Cửa ải đầu tiên khi sắp xếp danh thiếp giống lúc duyệt bản in lắm, bản gốc đã lệch thì phía sau quy trình hay cỡ nào cũng chỉ là cứu vãn. Dập foil, cán bóng cục bộ, cán mờ, mấy hiệu ứng bề mặt danh thiếp này chụp ảnh dễ bị phản chiếu; giấy tối màu, ép nổi, font chữ nhỏ, cũng làm OCR tách chữ sai hoặc sót

Tôi gợi ý làm theo thứ tự này, chặn sai từ đầu vào

・1. Trước khi chụp đặt danh thiếp lên mặt bàn trơn một màu, không để Logo và chữ bị ánh đèn phản chiếu che mất

・2. Chụp sao cho bốn cạnh vào đủ khung, tránh cắt mất số máy lẻ, địa chỉ hoặc QR Code

・3. Danh thiếp hai mặt Trung-Anh giữ cả hai mặt, chức danh tiếng Anh thường là dấu hiệu quan trọng để phân nhóm sales

・4. Danh thiếp nhận cùng một sự kiện thì đặt chung một tên lô, ví dụ "Danh thiếp hội chợ Hà Nội", để sau biết nguồn

Chụp xong đừng vội vứt danh thiếp giấy. Thói quen của tôi là chờ dữ liệu vào CRM và kiểm tra lại một lượt, rồi mới quyết định có lưu trữ hay bỏ. Trên danh thiếp có ghi chú tay thì một dòng nhỏ đó thường quý hơn cả chức danh

Trường dữ liệu danh thiếp phải sắp xếp bằng tên cố định, nếu không cùng một người có thể thành ba bản ghi trong hệ thống, sales không tra ra, designer cũng không nhận đúng phiên bản danh thiếp

Dữ liệu danh thiếp không thể chỉ bắt tên và điện thoại. Sales phải biết bước tiếp theo, designer phải biết tài liệu thương hiệu, nhân viên mua hàng in ấn phải biết loại giấy và xu hướng gia công sau in. Mấy dữ liệu này nếu rải ra trong điện thoại, phòng chat LINE, Excel và hộp danh thiếp, thì sau này in lại danh thiếp hoặc gửi catalogue sẽ hỏi đi hỏi lại cùng một câu

Tôi thường chia trường thành mấy nhóm này

・Trường cố định: tên, công ty, chức danh, di động, điện thoại, Email, địa chỉ

・Trường theo dõi: ngày nhận, dịp nhận, người giới thiệu, hành động tiếp theo

・Trường in ấn: phiên bản danh thiếp, phiên bản Logo, loại giấy ưa chuộng, có làm cán bóng cục bộ hoặc dập foil không

・Trường ghi chú: sản phẩm khách quan tâm, báo giá đã trao đổi, thời gian liên lạc kế tiếp

Cán bóng cục bộ (cán bóng từng vùng) là gia công sau in tăng hiệu ứng bóng tại vị trí chỉ định, còn dập foil là dùng lá kim loại ép lên mặt giấy tạo chữ hoặc họa tiết bóng. Mấy thứ tưởng chi tiết in ấn này, khi đưa vào dữ liệu danh thiếp, lần chỉnh sửa sau khỏi mò lại mẫu giấy

Nếu công ty muốn sắp xếp trường dữ liệu danh thiếp thành biểu mẫu mà sales, designer, nhân viên mua hàng in ấn đều đọc được, đội ngũ cố vấn Học viện Tri thức Mai Strategy thường xử lý đặt tên trường và quy trình gửi in trước, vì trường lộn xộn thì công cụ đẹp cỡ nào cũng không tìm ra người

Dữ liệu danh thiếp nối vào CRM, trước hết dùng CSV hoặc vCard nhập thử một ít dữ liệu, xác nhận ánh xạ trường, đối chiếu trùng, trạng thái theo dõi đều đúng, rồi mới mở rộng cho cả công ty

CSV (Comma-Separated Values, giá trị phân cách bằng dấu phẩy) là tệp văn bản dùng dấu phẩy để tách trường, phù hợp nhập hàng loạt vào bảng tính và CRM. vCard 4.0 (định dạng trao đổi liên hệ do IETF RFC 6350 quy định) phù hợp đưa dữ liệu liên hệ đơn lẻ vào danh bạ điện thoại

Thực tế là, nhập lượng lớn danh thiếp vào CRM, tôi chọn CSV trước. Lý do đơn giản: trường nhìn thấy được, lỗi cũng dễ sửa hơn. vCard hợp trao đổi cá nhân, CSV hợp quản lý công ty hơn

・1. Trước tiên xuất CSV, kiểm tra tên trường có khớp với trường CRM không

・2. Dùng Email hoặc di động làm căn cứ đối chiếu trùng, trùng tên mà khác công ty thì đừng gộp luôn

・3. Mỗi bản ghi thêm "Nguồn" và "Bước tiếp theo", ví dụ gửi catalogue, gửi mẫu, xếp lịch báo giá

・4. Sau khi nhập, kiểm tra lại ảnh danh thiếp và bản ghi CRM, xác nhận số máy lẻ và Email không chạy trường

Đơn giản lắm

Dữ liệu danh thiếp chỉ cần thiếu "Bước tiếp theo" là sẽ nằm yên trong danh bạ. Khách nói muốn xem mẫu giấy, muốn bổ sung báo giá, muốn xác nhận khổ danh thiếp, mấy hành động này đều phải vào CRM, không thì ba ngày sau chỉ còn mỗi tấm ảnh danh thiếp chụp rất rõ

Doanh nghiệp vừa và nhỏ nên tránh nhất là chỉ triển khai công cụ quét mà không quy định ai hiệu chỉnh, ai nhập, ai theo dõi, quản lý danh thiếp cuối cùng sẽ thành thư mục lộn xộn không ai sắp xếp

Tôi thấy không ít công ty mua App quét, mấy ngày đầu rất hăng, hai tuần sau lại quay về chụp rồi ném vào nhóm. Vấn đề thường không nằm ở công cụ, mà ở chỗ phân trách nhiệm quá rời rạc. Sales tưởng hành chính sẽ sắp xếp, hành chính không biết trường dữ liệu phán sao, designer không nhận đúng phiên bản Logo, xưởng in nhận file danh thiếp lại quay về sửa chữ bằng tay

Lỗi thường gặp có mấy loại này

・Chỉ quét không hiệu chỉnh: anh Vương thành anh Giang, Email thiếu một chữ cái, thư báo giá gửi không tới

・Trường quá nhiều: sales không điền xong, cuối cùng chỉ còn tên và điện thoại

・Không có nguồn: hội chợ, giới thiệu, khách cũ chuyển tiếp trộn lẫn vào nhau, theo dõi sau không phân được thứ tự ưu tiên

・Không phân quyền: di động, Email, địa chỉ công ty đều nằm trong dữ liệu, ai xem, ai xuất ra phải nói rõ trước

Việc in lại danh thiếp cũng bị ảnh hưởng. Khách rõ ràng đã từng chỉ định dày, cán mờ, vị trí dập foil, lần sau đổi người tiếp nhận lại hỏi lại từ đầu, đó là vì dữ liệu không gắn với thông số in. Khi cần danh thiếp tùy chỉnh tầm trung-cao hoặc chỉnh sửa danh thiếp doanh nghiệp, dịch vụ in thương mại tùy chỉnh như MINDS tốt nhất nên nhận được trường dữ liệu danh thiếp và tài liệu thương hiệu đã sắp xếp trước khi báo giá

・Danh thiếp quét vô điện thoại chưa tính là quản lý, tìm ra được, truy được, xuất ra được mới tính là sắp xếp xong

・OCR trước hãy xem chất lượng ảnh, danh thiếp chụp lệch thì phía sau hiệu chỉnh chắc chắn nuốt thời gian

・Tên trường cố định trước, CRM mới nối ổn, dữ liệu thiết kế và in ấn mới nối được

・Quản lý danh thiếp phải để lại "Bước tiếp theo", không thì một chồng danh thiếp chỉ là danh bạ yên lặng

Bước tiếp theo rất thực tế: chọn danh thiếp nhận từ một sự kiện, chạy trọn một vòng chụp ảnh, trường dữ liệu, nhập, theo dõi, rồi mới quyết định có mở rộng cho cả công ty không. Phía sản xuất in có thể đưa loại giấy, khổ, xu hướng gia công sau in vào dữ liệu khách hàng; phía thiết kế có thể lưu phiên bản Logo và bản mẫu danh thiếp thành dữ liệu truy vết được; phía SaaS thì phải làm rõ đối chiếu trùng, phân quyền, nhật ký xuất, bớt làm giao diện hoa hòe, làm tốt phần xử lý dữ liệu bẩn