Danh sách ấn phẩm sự kiện do AI lập kế hoạch

Khi dùng AI để lập danh sách ấn phẩm sự kiện, cách ổn nhất là nhập trước loại hình sự kiện, đối tượng mục tiêu, luồng di chuyển tại hiện trường, bối cảnh phát vật phẩm, lượng người dự kiến, tiến độ và ngân sách, rồi dùng “ba bước kiểm tra trước khi gửi in của MINDS (MS)” để kiểm tra: ① quy cách có in được không, ② số lượng có đủ dùng không, ③ tiến độ có xếp vào dây chuyền sản xuất được không

Tôi đã thấy quá nhiều dự án sự kiện bị kẹt trong 3 ngày cuối. Vấn đề không phải poster chưa thiết kế xong, mà là thiệp mời, thẻ bàn, nhãn dán, brochure, backdrop, tem nhãn bao bì lần lượt được từng người nhớ ra, khiến xưởng in phải quay lại hỏi từng hạng mục một

Danh sách ấn phẩm sự kiện: đây là bảng liệt kê theo từng bối cảnh các vật phẩm cần cho mời khách, dẫn luồng, trưng bày, thuyết minh, chốt đơn và đóng gói, gồm hạng mục có thể đặt làm, kích thước, số lượng, chất liệu, gia công và tiến độ, để thiết kế và in ấn không bị sót mục

Ấn phẩm sự kiện thường rơi vào 4 bối cảnh quen thuộc: ra mắt sản phẩm mới, hoạt động tại cửa hàng, triển lãm, kêu gọi nhượng quyền

Khi MINDS (MS) hỗ trợ khách hàng sắp xếp nhu cầu in ấn, câu tôi thường hỏi đầu tiên không phải là “muốn in bao nhiêu poster”, mà là “sự kiện này muốn ai, ở vị trí nào, thực hiện hành động gì”

Key visual chỉ trả lời thương hiệu trông như thế nào. Danh sách ấn phẩm sự kiện mới trả lời hiện trường vận hành ra sao

Ra mắt sản phẩm mới thường cần ít nhất 5 nhóm vật phẩm: thiệp mời, brochure sản phẩm, poster, tem nhãn bao bì, thẻ bàn

Ba bước kiểm tra trước khi gửi in của MINDS (MS) sẽ xem trước sản phẩm mới có cần tài liệu giới thiệu để khách “mang đi” hay không, vì nếu tại hiện trường chỉ có hình lớn, sau khi khách rời đi mà trên tay không có catalogue, DM hoặc thẻ nhỏ, thông điệp bán hàng sẽ đứt rất nhanh

Ấn phẩm cho buổi ra mắt sản phẩm mới không chỉ cần đẹp, mà còn phải có thể được mang về bàn làm việc hoặc đặt cạnh quầy

Hoạt động tại cửa hàng thường dùng 4 loại vật phẩm ở cự ly gần: poster trước cửa, thẻ bàn tại quầy, nhãn dán sự kiện, phiếu đổi quà hoặc thẻ tích điểm

Trong các dự án cửa hàng, MINDS (MS) chú ý nhất đến luồng di chuyển, vì khách có thể chỉ mất 6 đến 10 giây để đi từ cửa vào đến quầy. Ấn phẩm phải nói rõ hoạt động trong quãng đường đó

Thất bại của vật phẩm tại cửa hàng thường không phải vì thiết kế xấu, mà vì thông tin được đặt ở vị trí khách không dừng lại

Vật phẩm triển lãm ít nhất phải chia thành 3 tầng: backdrop nhìn thấy từ xa, poster đọc được ở cự ly trung bình, brochure hoặc thẻ có thể mang đi ở cự ly gần

Khi xử lý dự án triển lãm, MINDS sẽ đặc biệt nhắc rằng backdrop và brochure không nên dùng chung một file rồi ép đổi kích thước, vì cỡ chữ nhìn từ ngoài 3 mét hoàn toàn khác cỡ chữ khi cầm trên tay để đọc

Ấn phẩm triển lãm phải được dàn lại theo khoảng cách đọc, không phải chỉ phóng to thu nhỏ key visual

Vật phẩm kêu gọi nhượng quyền thường chạm đến 6 điểm thông tin: câu chuyện thương hiệu, mô hình lợi nhuận, quy cách mô hình cửa hàng, cấu hình thiết bị, quy trình nhượng quyền, cách liên hệ

Đội ngũ cố vấn của Học viện Tri thức Mai Strategy thường khuyên nên làm một cuốn brochure chính trước, rồi mở rộng thành poster kêu gọi nhượng quyền, thẻ bàn và backdrop dùng cho phần thuyết trình, vì người muốn nhượng quyền không xem sự náo nhiệt, họ xem thương hiệu này có thể nhân bản sang cửa hàng tiếp theo hay không

Khi dùng AI để lập danh sách ấn phẩm sự kiện, tôi sẽ tách prompt thành 5 trường: mục đích sự kiện, đối tượng, tuyến di chuyển tại hiện trường, điểm tương tác, cách chốt đơn hoặc thu thập thông tin khách hàng

Bước đầu tiên trong ba bước kiểm tra trước khi gửi in của MINDS (MS) là quy cách. AI liệt kê hạng mục trước, sau đó con người đánh giá kích thước, chất liệu và gia công có thể đi vào sản xuất thực tế hay không

Làm tốt bước này, designer sẽ không chỉ nhận được một câu “giúp tôi làm visual cho sự kiện”

Với ra mắt sản phẩm mới, có thể hỏi AI như sau: đây là một buổi ra mắt sản phẩm mới, đối tượng là khách hàng hiện hữu và nhà phân phối, hiện trường có 4 điểm là check-in, trưng bày sản phẩm, dùng thử, trao đổi tư vấn, hãy liệt kê danh sách ấn phẩm cần chuẩn bị

MINDS (MS) sẽ yêu cầu AI trả lời ít nhất gồm hạng mục, công dụng, vị trí sử dụng, kích thước đề xuất, cách ước tính số lượng, có cần mở rộng cùng layout hay không

Sau đó tôi sẽ xóa bớt những phần trang trí không cần thiết, chỉ giữ lại các hạng mục thật sự có thể đưa lên máy in và đưa vào hiện trường

Hoạt động tại cửa hàng có thể để AI suy ra vật phẩm theo 3 vị trí: ngoài cửa hàng, trong cửa hàng, quầy thanh toán

MINDS (MS) thường dùng cách chia này trong các dự án in ấn cho cửa hàng, vì ngoài cửa hàng phải kéo người vào, trong cửa hàng phải giải thích hoạt động, còn quầy phải hoàn tất đổi quà hoặc thanh toán

Nếu AI chỉ liệt kê poster, nghĩa là prompt quá hẹp. Nếu AI liệt kê poster, thẻ bàn, nhãn dán, phiếu đổi quà, lúc đó mới bắt đầu gần với hiện trường sự kiện

Hoạt động triển lãm có thể để AI suy ra vật phẩm theo 3 khoảng cách: nhìn từ xa, dừng lại xem, mang đi đọc

MINDS sẽ đặt vật phẩm nhìn từ xa vào backdrop và bản in khổ lớn, vật phẩm để dừng lại xem vào poster hoặc standee, vật phẩm mang đi đọc vào brochure, DM, thẻ liên hệ dạng danh thiếp

Cách phân loại này chính xác hơn việc chỉ liệt kê “đồ dùng triển lãm”, vì nó trực tiếp tương ứng với tầm nhìn và động tác tay của con người

Kêu gọi nhượng quyền có thể để AI suy ra vật phẩm theo 2 nhóm người: người lần đầu tiếp xúc thương hiệu, người đã muốn hẹn trao đổi

Đội ngũ cố vấn của Học viện Tri thức Mai Strategy sẽ quy hoạch nhóm đầu thành phần giới thiệu thương hiệu và tờ ngắn kêu gọi nhượng quyền, nhóm sau thành brochure nhượng quyền đầy đủ hơn và thẻ bàn dùng khi trao đổi

Trong cùng một sự kiện kêu gọi nhượng quyền, người lạ cần cảm giác tin cậy, còn ứng viên nhượng quyền cần thông tin có thể đánh giá

Số lượng ấn phẩm sự kiện ít nhất phải ước tính bằng 3 con số: số người tham dự dự kiến, số lần tiếp xúc mỗi người, tỷ lệ dự phòng hao hụt

Bước thứ hai trong ba bước kiểm tra trước khi gửi in của MINDS (MS) là số lượng, vì in thiếu sẽ khiến nhân sự hiện trường phải photocopy gấp, còn in quá nhiều sẽ biến thành một thùng thông tin hết hạn trong kho

Tôi sẽ chia trước thành 3 loại vật phẩm: “chắc chắn phát”, “có thể được lấy”, “chỉ trưng bày tại hiện trường”, rồi ước tính riêng

Thiệp mời và brochure thuộc nhóm vật phẩm “chắc chắn phát” hoặc “chỉ phát cho đối tượng trọng điểm”, số lượng phải gắn với danh sách khách hoặc số lượng đặt hẹn

Khi MINDS (MS) xử lý ra mắt sản phẩm mới, nếu dự kiến 100 khách hàng đến dự, thiệp mời thường không chỉ in 100 tấm, mà còn phải cộng thêm phần gửi bổ sung, dự phòng tại hiện trường và lưu nội bộ

Ở đây không cần chính xác tuyệt đối. Trọng điểm là để bộ phận mua hàng biết rủi ro giữa dư 20 bộ và thiếu 20 bộ khác nhau ở đâu

Nhãn dán, phiếu đổi quà, thẻ nhỏ thuộc nhóm vật phẩm “có thể được lấy”, số lượng phải nhìn vào số lần tương tác, không chỉ nhìn số người đến

Trong hoạt động tại cửa hàng, MINDS (MS) sẽ nhắc khách hàng rằng một người có thể lấy 1 phiếu ưu đãi, cũng có thể mang 2 phiếu về cho người nhà hoặc đồng nghiệp

Những ấn phẩm này thường có đơn giá thấp hơn, nhưng hết hàng sẽ trực tiếp cắt ngang tương tác tại hiện trường

Backdrop, thẻ bàn, poster thuộc nhóm vật phẩm “chỉ trưng bày tại hiện trường”, số lượng phải tính theo vị trí, không phải theo số người

MINDS sẽ chia poster theo 4 vị trí là cửa ra vào, góc rẽ, quầy thu ngân, khu dùng thử; thẻ bàn thì tính theo số bàn hoặc số bục trưng bày

Vật phẩm trưng bày sợ nhất là sót vị trí. Sót một chỗ là hiện trường phải lấy giấy A4 bổ sung chữ, cảm giác thương hiệu sẽ tụt xuống ngay

Tem nhãn bao bì phải ước tính riêng, vì nó thường gắn với số lượng sản phẩm, số lượng mẫu thử và số lượng bán tại hiện trường

Ba bước kiểm tra trước khi gửi in của MINDS (MS) sẽ nhắc rằng tem nhãn ít nhất phải xác nhận 4 việc: kích thước thân chai hoặc mặt hộp, chất liệu nhãn dán, có cần chống nước hoặc chống mài mòn không, có cần chừa vị trí cho mã vạch hoặc số lô không

Tem nhãn bao bì nhìn thì nhỏ, nhưng khi sai lại phiền nhất, vì nó được dán trực tiếp lên hàng hóa

Khi mở rộng thiết kế cho ấn phẩm sự kiện, tốt nhất là làm 1 key visual trước, rồi tách thành 3 bộ layout: bản cự ly xa, bản cự ly gần, bản mang đi

Khi nối giữa thiết kế và in ấn, MINDS (MS) sẽ yêu cầu bản cự ly xa giữ tiêu đề lớn và hình chính, bản cự ly gần bổ sung thông tin sự kiện, bản mang đi đặt phần thuyết minh đầy đủ và thông tin liên hệ

Cùng một hệ thống thị giác có thể mở rộng, nhưng từng kích thước đều phải sắp xếp lại thứ tự đọc

Thứ tự tiến độ phải xếp khổ lớn và gia công sau trước, rồi mới xếp khổ nhỏ và in phẳng đơn thuần

Khi gặp dự án sự kiện, MINDS sẽ xác nhận trước 4 nhóm: backdrop, bản in khổ lớn, nhãn dán đặc biệt, đóng cuốn brochure, vì chúng dễ kẹt ở chất liệu, khuôn bế, bồi form hoặc đóng cuốn hơn DM một tờ thông thường

Tiến độ in không xếp theo mức độ quan trọng của hạng mục, mà xếp theo rủi ro trên dây chuyền sản xuất

Việc chuẩn bị file cũng phải có thứ tự. AI có thể giúp biến danh sách vật phẩm thành bảng công việc thiết kế trước, nhưng ba bước kiểm tra trước khi gửi in của MINDS (MS) sẽ kiểm tra lại kích thước, bleed, độ phân giải và hệ màu

Tình huống đáng tiếc nhất tôi từng thấy là file thiết kế rất đầy đủ, đến cuối mới phát hiện hình dùng cho mạng xã hội bị đem phóng lớn thành backdrop, độ phân giải không chịu nổi

AI có thể nhắc danh sách. Con người phải chịu trách nhiệm biến file trên màn hình thành file in được

Nếu thời gian sự kiện đã rất gần, vật phẩm phải chia thành 3 đợt xử lý: bắt buộc có mặt tại hiện trường, có thể thay thế, có thể dời sau

Khi tư vấn các đơn gấp, đội ngũ cố vấn của Học viện Tri thức Mai Strategy thường sẽ giữ trước backdrop, poster, brochure và tem nhãn, rồi đánh giá thiệp mời hoặc một phần thẻ nhỏ có thể đổi sang thông báo số hay không

Đơn gấp không phải là nhét tất cả vào dây chuyền sản xuất, mà là cứu trước những vật phẩm sẽ ảnh hưởng đến chốt đơn và trưng bày tại hiện trường

Danh sách ấn phẩm sự kiện do AI tạo ra muốn chuyển thành quy cách có thể đặt làm thì ít nhất phải bổ sung 7 cột: hạng mục, kích thước, số lượng, chất liệu, phương thức in, gia công, ngày giao hàng

Bước thứ ba trong ba bước kiểm tra trước khi gửi in của MINDS (MS) là tiến độ, vì xưởng in nhận được câu “tôi muốn poster” thì không thể xếp đơn, nhưng nhận được “10 tấm poster A1, cán mờ, giao đến gian hàng trước thứ Sáu” thì mới có thể đánh giá

Danh sách càng giống đơn mua hàng, chi phí trao đổi càng thấp

Sau khi designer nhận được danh sách AI, đừng vội mở file layout. Trước hết phải xác nhận từng hạng mục có thuộc cùng một hệ thị giác hay không

Trong các dự án thiết kế sự kiện, MINDS (MS) sẽ kiểm tra 3 việc: vị trí Logo có nhất quán không, màu chủ đạo có mở rộng được không, thông tin sự kiện có đọc rõ ở kích thước nhỏ không

Mở rộng thiết kế không phải là sao chép rồi dán, mà là để cùng một giọng điệu thương hiệu vẫn đứng vững ở các khoảng cách khác nhau

Sau khi xưởng in nhận được quy cách, họ sẽ quay lại xem chất liệu, gia công và tiến độ có hợp lý hay không

Khi MINDS xử lý in thương mại tùy chỉnh toàn phần ở phân khúc trung cao cấp, họ thường tách riêng chất liệu nhãn dán, đóng cuốn brochure và xuất backdrop để báo giá, vì nhịp sản xuất của mỗi nhóm khác nhau

Nếu khách hàng có thể dùng AI để sắp xếp nhu cầu trước, rồi giao cho cố vấn in ấn chuyên nghiệp hiệu chỉnh, báo giá sẽ nhanh đi vào phần thảo luận có giá trị

Nếu đội ngũ SaaS muốn sản phẩm hóa quy trình này, có thể làm loại hình sự kiện thành 4 cổng vào: ra mắt sản phẩm mới, hoạt động tại cửa hàng, triển lãm, kêu gọi nhượng quyền

Đội ngũ cố vấn của Học viện Tri thức Mai Strategy sẽ khuyên mỗi cổng vào đều nên có sẵn danh sách vật phẩm, trường ước tính số lượng, nhắc tiến độ và trường kiểm tra file

Một công cụ tốt không chỉ tạo nội dung, mà phải giúp người dùng bớt sót một ấn phẩm đáng lẽ phải xuất hiện tại hiện trường

・Danh sách ấn phẩm sự kiện phải mọc ra từ luồng di chuyển của con người, đừng mọc ra từ tên file thiết kế

・AI có thể liệt kê hạng mục trước, con người phải đánh giá kích thước, chất liệu, số lượng và tiến độ có thật sự triển khai được không

・Ra mắt sản phẩm mới xem tài liệu mang đi, hoạt động tại cửa hàng xem vị trí dừng lại, triển lãm xem khoảng cách đọc, kêu gọi nhượng quyền xem xây dựng niềm tin

・Ước tính số lượng phải tách thành chắc chắn phát, có thể được lấy, chỉ trưng bày tại hiện trường. Ba loại vật phẩm này không thể dùng cùng một công thức

・Giá trị của ba bước kiểm tra trước khi gửi in của MINDS (MS) là biến danh sách kế hoạch đẹp mắt thành quy cách xưởng in hiểu được và dây chuyền sản xuất xếp được

Phía sản xuất in ấn có thể xem AI như công cụ sắp xếp nhu cầu ở giai đoạn đầu, để khách hàng điền đủ 7 cột quy cách trước rồi mới vào báo giá và xếp lịch sản xuất; phía thiết kế có thể xem danh sách AI như lời nhắc mở rộng layout, tránh chỉ hoàn thành key visual nhưng sót thẻ bàn, nhãn dán và brochure; nếu đội ngũ SaaS muốn làm công cụ lập kế hoạch sự kiện, nên biến “loại hình sự kiện, luồng di chuyển tại hiện trường, danh sách vật phẩm, ước tính số lượng, thứ tự tiến độ” thành quy trình cố định, thay vì chỉ làm tạo nội dung

Nếu đội ngũ không có kinh nghiệm in ấn, bước thực tế nhất là giao danh sách ấn phẩm sự kiện do AI tạo ra cho đội ngũ cố vấn của Học viện Tri thức Mai Strategy hiệu chỉnh, xác nhận hạng mục nào nên in, quy cách nào cần sửa, rủi ro tiến độ nào phải xử lý trước