3 novos critérios para comprar impressão na nuvem: IA, zero trust e arquitetura híbrida

Antigamente, a TI avaliava equipamento de impressão pelo tripé clássico: "páginas por minuto, preço do toner, prazo do contrato de locação". Essa lógica já não cola na era da impressão na nuvem

Pelos clientes que tenho atendido, a pergunta de TI e compras mudou de figura: ninguém mais pergunta "qual a velocidade dessa impressora", e sim "essa plataforma de gestão de impressão na nuvem integra com nosso SSO, consegue mandar documento escaneado direto pro ERP, exporta log de auditoria pro time de segurança?"

O Quocirca "Cloud Print Services Vendor Landscape 2026" confirma essa virada:

・78% das empresas já adotam gestão de impressão na nuvem (35% em uso amplo, 43% em adoção parcial)

・Outros 16% estão em fase ativa de avaliação

Resumindo: impressão na nuvem já é padrão na maioria das empresas, mas os critérios de compra precisam subir de nível junto

1. Integração de IA e automação de fluxo

O que a plataforma de impressão na nuvem vende hoje não é só "botar a impressão na nuvem", e sim "transformar documento em dado tratável"

O relatório Quocirca mostra que os fornecedores estão deixando de ser puro cloud print e virando plataforma de captura e workflow de documentos:

・77% das empresas esperam crescimento na adoção de cloud capture, sendo 35% esperando aumento expressivo

・66% esperam alta no volume de digitalização via MFP (multifuncional)

・88% acham que até 2027 a digitalização será "muito crítica" para a organização (essa é uma meta autoavaliada, ainda não validada)

Na hora de comprar, perguntar sobre IA não pode ser só "vocês têm IA?" — tem que ser cenário concreto:

・Nota fiscal, contrato, proposta: dá pra classificar automático, rodar OCR e jogar no ERP ou no sistema contábil?

・Documento escaneado: dá pra reconhecer carimbo, valor e data sozinho, sem digitação manual?

・Fluxo entre departamentos (pedido de compra → aprovação → arquivo): dá pra encadear tudo dentro da plataforma?

2. Segurança zero trust e log de auditoria

O maior freio mental da impressão na nuvem é "e se o dado vazar?". O relatório Quocirca lista os três maiores medos das empresas:

・34% colocam segurança de dados como preocupação número um

・25% temem confiabilidade e uptime do serviço na nuvem

・22% temem consistência entre equipamentos de marcas diferentes

A arquitetura Zero Trust (não confiar em nada por padrão, validar cada acesso) é justamente a resposta técnica a esse medo. Na avaliação, olhe para:

・Suporte a MFA (autenticação multifator, tipo OTP ou chave física)

・Integração com IdP da casa (Azure AD, Okta, etc.)

・Logs de impressão e digitalização íntegros, exportáveis para auditoria

・Health check de dispositivo e mecanismo de atualização de firmware

Vários CIOs já me disseram: eles preferem pagar um pouco mais desde que consigam 'acessar os registros de log caso ocorra um incidente'. Trata-se de uma exigência inegociável, não de uma questão de custo-benefício

3. Nuvem híbrida e suporte multivendor

Nem toda empresa está pronta para ir 100% nuvem. O relatório Quocirca é claro:

・PMEs se preocupam mais com performance (28%)

・Grandes corporações se preocupam mais com soberania de dados (20%, controle sobre onde o dado mora e quem manda)

Traduzindo: o fornecedor aguenta público + privado + on-premise no mesmo painel? Gerencia HP, Canon, Epson e Brother de uma vez?

Se o fornecedor só faz gestão na nuvem dos equipamentos da própria marca, trocar de marca ou abrir filial vira dor de cabeça. É a armadilha mais comum na compra

Segue um roteiro pronto para colar em reunião com fornecedor:

1. Quais IdPs sua plataforma suporta? Integra com nosso Azure AD ou Okta atual? (valida a base zero trust)

2. Depois da captura, o OCR e a classificação conectam com nosso ERP ou sistema contábil? Me passa a documentação de API. (valida profundidade de integração com IA)

3. Em implantação híbrida, dados sensíveis podem ficar on-premise? Em qual região o dado mora? (valida soberania e compliance)

4. Em que formato vêm os logs de impressão e digitalização? Dá para exportar em CSV ou mandar para um SIEM (Splunk, etc.)? (valida capacidade de auditoria)

Depois dessas quatro, a resposta pura e simples — sem esquiva — vale mais que qualquer número de catálogo

PME não tem TI sobrando, não dá para fazer tudo de uma vez. Minha sugestão:

・Mapeie o cenário atual: liste marca, modelo, localização e volume mensal de cada impressora

・Pilote em uma área sensível: financeiro ou RH, suba o login zero trust e o arquivamento de digitalizações primeiro

・Confirme a escalabilidade: o fornecedor aceita outras marcas no futuro, permite adicionar módulos, não te prende por cinco anos

O eixo da decisão de compra de impressão na nuvem mudou. Se você ainda está comparando páginas por minuto e preço de cartucho, o norte tá errado. O que vale mesmo: seu dado está seguro, seu fluxo roda, seu contrato aguenta os próximos três anos de mudança

Para uma avaliação mais sob medida de impressão na nuvem e fluxo documental, confira a Academia do Conhecimento Mai Strategy; já para impressão comercial de médio-alto padrão totalmente customizada, veja a MINDS

Comprar impressão na nuvem é comprar plataforma, não máquina

Segurança zero trust e log de auditoria não são negociáveis, questão de custo-benefício fica em segundo plano

Na pergunta sobre IA, vá para o cenário: reconhecimento de NF, integração com ERP, automação de fluxo

Suporte a nuvem híbrida e multivendor define a flexibilidade futura, teste antes de assinar

PME: mapeie o que tem, pilote em uma área sensível, melhor que tentar resolver tudo de uma vez

O que esse relatório deixa para o setor gráfico é direto: o papel de "simples gráfica" vai ser engolido pela plataforma na nuvem. Quando o comprador do cliente começa a perguntar "vocês têm API, integram com ERP?", a gráfica tradicional que só concorre em preço e prazo perde lugar na cadeia para o fornecedor de plataforma. Para o designer, captura de documentos e automação de fluxo com IA também muda o jogo: o cliente não quer mais só "layout bonito", quer "dado variável que entra no workflow dele". Próximo passo: olhe seu fluxo e aponte onde ainda tem digitação manual — esse é o primeiro ponto que a IA vai comer

・Quocirca Cloud Print Services Vendor Landscape 2026