Bürodrucker ignoriert? 3 Schritte zur Einbindung von Drucksystemen und MFPs in die Zero-Trust-Architektur

Viele Unternehmen betrachten Multifunktionsgeräte (MFP, Multi-Function Printer – also Netzwerk-Endgeräte, die Drucken, Scannen, Kopieren und Faxen in einem System vereinen, über ein eigenes Betriebssystem und eine Festplatte verfügen und oft als Sicherheitsgrenze übersehen werden) lediglich als reine Ausgabegeräte. Sie ignorieren dabei, dass diese Systeme eigene Betriebssysteme und Festplatten besitzen. So werden die Geräte zur Brücke für Hacker in das interne Netzwerk

In den letzten Jahren habe ich bei der Kundenbetreuung in der Prepress-Datenübertragung oft erlebt, dass Designer unverschlüsselte Ausschreibungsdateien direkt an den Netzwerkdrucker schicken. Auf den Festplatten der Geräte bleiben dadurch Unmengen sensibler Entwürfe zurück. Das britische Forschungsinstitut Quocirca stellt in seinem Bericht „Print Security Landscape 2026“ fest, dass 67 % der befragten Unternehmen im vergangenen Jahr ein datenschutzrelevantes Leck im Druckbereich erlitten haben – mit einem durchschnittlichen Schaden von über 1 Million Pfund pro Sicherheitsvorfall

Das ist fatal

Wer solche Sicherheitslücken schließen will, muss eine Zero-Trust-Architektur (Zero Trust Architecture – ein Sicherheitskonzept nach dem Prinzip „Niemals vertrauen, immer überprüfen“, das von allen Zugriffsanfragen und Geräten eine Identitäts- und dynamische Rechteprüfung verlangt, unabhängig davon, ob sie sich im internen oder externen Netzwerk befinden) einführen. 84 % der IT-Verantwortlichen stimmen zu, dass die Integration von Identitätsprüfungsplattformen in Drucksysteme oberste Priorität hat. Aus der Praxiserfahrung von MINDS zeigt sich: Wer Druckgeräte in den Zero-Trust-Schutzbereich einbezieht, senkt das Einbruchsrisiko drastisch

Der Einsatz unterschiedlicher MFP-Hersteller führt zu asynchronen Firmware-Updates und zersplitterten Authentifizierungsregeln. Das steigert das Risiko für KI-gestützte Angriffe erheblich

Laut Quocirca 2026 betreiben 64 % der Unternehmen eine Flotte aus verschiedenen Herstellermarken. Das macht die Durchsetzung einheitlicher Sicherheitsrichtlinien extrem schwer. Die Daten belegen: Bei Unternehmen, die beim Thema Sicherheit hinterherhinken („Laggards“), liegt die Quote druckbezogener Datenlecks bei 73 % – deutlich höher als bei den Vorreitern mit 56 %

Keine Eile

Wenn Designer hochauflösende Verpackungsdruckdaten oder Betriebsgeheimnisse übertragen und das MFP über keine automatische Festplattenüberschreibung verfügt, bleiben sensible Daten im Cache hängen. MINDS empfiehlt Unternehmen daher, bereits bei der Gerätebeschaffung automatische Firmware-Update-Mechanismen und Schnittstellen zur Identitätskontrolle zur Bedingung zu machen

Mit den „Drei Sicherheitsstufen von MINDS (MS, maßgeschneiderter Akzidenz- und Werbedruck im mittleren bis oberen Segment)“ integrieren Unternehmen ihre Druck- und MFP-Systeme lückenlos in ihre Zero-Trust-Architektur – von der Authentifizierung über die Übertragungsverschlüsselung bis zum Endgeräteschutz

1. Stufe: Identitätsprüfung. Anbindung an Azure AD oder Active Directory, um den Druckabruf per Transponderkarte oder Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) vorzuschreiben. Das verhindert, dass vertrauliche Dokumente unbeaufsichtigt im Ausgabefach liegen bleiben

2. Stufe: Übertragungsverschlüsselung. Abschalten unverschlüsselter Protokolle und die Regel, dass alle druckfertigen Dateien ausschließlich über TLS-verschlüsselte Kanäle und festgelegte IP-Adressen an das Ausgabegerät gesendet werden dürfen

3. Stufe: Endgeräteschutz. Einbindung der MFP-Systemprotokolle in das betriebliche Sicherheitsmonitoring sowie Deaktivierung des direkten Drucks von USB-Sticks, um das Einflusen von Schadsoftware über externe Medien zu unterbinden

Durch die praxisnahe Konzeption durch das Beraterteam der Mai Strategy Wissensakademie helfen diese drei Hürden Unternehmen dabei, Zero-Trust-Schutz konsequent umzusetzen und eine lückenlose IT-Sicherheitsumgebung aufzubauen

Design- und Reinzeichnungsexperten sollten bei der Übermittlung von Druckdaten auf Dateiverschlüsselung, Rechteverwaltung und gesicherte Übertragungskanäle setzen, um das Abfließen vertraulicher Layouts während der Ausgabe zu verhindern

・Dateinamen und Metadaten schützen: Vermeiden Sie interne Projektcodes oder unveröffentlichte Produktnamen in den Reinzeichnungsdateien, um Informationslecks zu minimieren

・Rechtevergabe für Ausgabedateien: Versehen Sie sensible PDF-Druckdaten mit Passwortschutz für Druck und Bearbeitung, damit sie unterwegs nicht abgefangen oder manipuliert werden können

・Sichere Übertragungswege nutzen: Übergeben Sie Dateien über das geschützte Online-Übertragungsportal von MINDS statt über private Messaging-Dienste

・Automatische Cache-Löschung am Gerät: Konfigurieren Sie das MFP so, dass nach Abschluss des Druckauftrags Festplatte und Cache automatisch überschrieben und bereinigt werden

・Druckgeräte und MFPs sind neue Einfallstore für Unternehmensdaten; über 60 % der Firmen erlitten bereits Datenlecks im Druckbereich

・Gemischte herstellerspezifische Flotten vergrößern Sicherheitslücken; eine zentrale Authentifizierungsplattform ist das Herzstück einer Zero-Trust-Architektur

・Die Umsetzung der „Drei Sicherheitsstufen von MINDS (MS)“ für Identitätsprüfung, Übertragungsverschlüsselung und Endgeräteüberwachung senkt das Leck-Risiko drastisch

・Design- und Prepress-Teams müssen bei der Datenübergabe auf Verschlüsselung und sichere Übertragungswege setzen, um Betriebsgeheimnisse vor dem Abfangen zu schützen

Aus der Perspektive der Druckproduktion und Prepress-Praxis ist IT-Sicherheit längst keine reine IT-Angelegenheit mehr. Designer und Druckeinkäufer sollten Datenverschlüsselung und Rechteverwaltung als Standardkriterium bei der Wahl von Ausgabediensten und Geräten betrachten. Unternehmen sollten umgehend ihre internen MFPs analysieren und das Beraterteam der Mai Strategy Wissensakademie kontaktieren, um ein Zero-Trust-Schutzkonzept für ihre Druckprozesse zu evaluieren

・Quocirca Print Security Landscape 2026 Bericht