Wie schreibt man eine Druckspezifikation, ohne etwas zu vergessen? Die vollständige Feldliste für den Einkauf

Eine Spezifikation, mit der ein Auftrag direkt in den Druck gehen kann, sollte mindestens diese elf Felder enthalten: Endformat, offenes Format, Seitenzahl, Papier, Farbigkeit, Bindung, Veredelungen, Auflage, Liefertermin, Liefer- bzw. Versandart und Dateiversion. Fehlt auch nur eines davon, fragt die Druckerei entweder nach, oder sie kalkuliert einfach nach der für sie plausiblen Variante. Und erst bei Lieferung merken Sie, dass es nicht das ist, was Sie wollten

Bei den Aufträgen, die MINDS (MS, hochwertiger, vollständig individualisierter Geschäftsdruck) betreut hat, gilt: Wenn eine Anfrage mehr als drei Rückfragerunden braucht, liegt es in neun von zehn Fällen an einer unvollständigen Spezifikation. Nicht weil der Kunde nachlässig wäre, sondern weil ihm niemand erklärt hat, worin sich diese Felder eigentlich unterscheiden

Viele glauben, es reiche, einfach „A4“ einzutragen. Genau das ist in der Praxis die häufigste erste Lücke

Das Endformat ist die Größe, die der Leser am Ende in der Hand hält, zum Beispiel 148×210mm (A 5) oder 210×297mm (A 4). Das offene Format ist die vollständige Größe des Bogens vor dem Falzen. Ein auf A4 gefalzter DM-Flyer im Wickel- oder Parallelfalz kann offen zum Beispiel A3 haben (420×297mm). Diese beiden Zahlen bestimmen, welches Papier beschafft wird, wie die Druckmaschine eingerichtet wird und wo die Falzlinien in der Weiterverarbeitung liegen

Designer kennen oft nur das Endformat. Beim Anlegen der Datei wird dann manchmal der Beschnitt vergessen, meist 3mm pro Seite, und das offene Format ist am Ende zu knapp. Wenn der Einkauf das offene Format vorher klärt, kann die Druckerei die Datei beim Eingang sofort gegenprüfen. Das spart eine komplette Abstimmungsrunde

Bei gefalzten Produkten muss man besonders genau sein: Das offene Format eines Dreibruch-Flyers, etwa Zickzackfalz oder Leporellofalz, entspricht nicht immer der intuitiven Drittelung. Die Seite, die maschinenseitig innen liegt, muss oft 2-3mm kürzer sein, damit der Falz sauber flach liegt. Wenn die Falzart in der Spezifikation vermerkt ist, verschwinden schon die Hälfte der typischen Andruck- und Musterprobleme

Diese drei Felder werden am häufigsten nur grob ausgefüllt. Genau hier entstehen aber die größten Preisunterschiede

Beim Papier braucht es drei Ebenen: Grammatur, Material und Oberflächenbehandlung:

・Bilderdruckpapier 150gsm, einseitig glänzend, häufig für DM-Titel

・Mattgestrichenes Bilderdruckpapier 128gsm, beidseitig matt PP-kaschiert, haptisch weicher als glänzend

・Offsetpapier 80gsm, naturweiß oder cremefarben, für Berichtshefte mit nachhaltiger Anmutung

・Spezialpapier, etwa Kraftpapier, Leinenpapier oder Baumwollpapier, braucht eine Artikelnummer oder ein Muster, weil jede Druckerei andere Lagerbestände hat

Nur „Bilderdruckpapier“ zu schreiben und die Grammatur der Druckerei zu überlassen, heißt: Sie lassen sie das kalkulieren, was für sie am bequemsten ist. Das ist nicht zwingend die Haptik, die Sie wollen

Bei der Farbigkeit gibt es vier typische Szenarien, und jedes hat eine andere Kalkulationslogik:

・Einfarbig Schwarz, zweifarbig als Schmuckfarben-Druck, vierfarbig CMYK

・Vierfarbig plus Sonderfarbe, etwa Pantone plus Heißfolienprägung

・Partieller UV-Lack zählt nicht als Druckfarbe, wird aber als separate Veredelung berechnet. Also einzeln aufführen

Veredelungen müssen Arbeitsschritt für Arbeitsschritt benannt werden:

・PP-Kaschierung, glänzend PP oder matt PP

・Partieller UV-Lack

・Heißfolienprägung oder Silberfolienprägung, mit Angabe ob Heißfolie oder Kaltfolie

・Stanzen, inklusive Abbildung der Stanzform oder AI-Pfaddatei

・Falzen, mit Anzahl der Brüche und Falzart

・Lochen, mit Position und Durchmesser

・Rückendrahtheftung oder Klebebindung

Sobald eine Veredelung fehlt, kalkuliert die Druckerei nur den Druck. Nach der Lieferung fällt dann auf, dass der Auftrag noch einmal in die Weiterverarbeitung muss. Der Terminplan gerät durcheinander, und die Kosten fallen ein zweites Mal an

Diese drei Felder hängen direkt zusammen. Ändert sich eines davon, kann die gesamte Kalkulation kippen

Die Seitenzahl muss die Gesamtseitenzahl inklusive Umschlag meinen. Bei Broschüren mit Rückendrahtheftung muss die Seitenzahl durch 4 teilbar sein. Bei Klebebindung gilt diese Einschränkung nicht, aber meistens braucht es mindestens 8 Seiten, damit die Bindung sinnvoll hält. Schreiben Sie in die Spezifikation direkt „insgesamt XX Seiten inklusive Vorder- und Rückumschlag“. Lassen Sie die Druckerei nicht selbst im Layout zählen

Gängige Bindungsarten:

・Rückendrahtheftung: für dünnere Broschüren, bis etwa 64 Seiten am stabilsten, flach aufschlagbar, niedrigste Kosten

・Klebebindung, auch Perfect Binding: braucht eine gewisse Rückenstärke, bei zu wenigen Seiten leidet die Haltbarkeit

・PUR-Klebebindung: für umfangreichere Broschüren oder wenn das Buch möglichst flach aufliegen soll

・Fadenheftung: traditioneller Eindruck, geeignet für kulturelle Geschenke und hochwertige Publikationen

・Ringordner oder Loseblattbindung: für Handbücher, bei denen Seiten ausgetauscht werden müssen

Bei der Auflage sollte nicht nur eine Zahl stehen. Besser sind zwei bis drei Preisstaffeln, etwa 500 Exemplare, 1000 Exemplare und 3000 Exemplare. Druck hat fixe Anlaufkosten, etwa Plattenherstellung und Papierbereitstellung. Je höher die Auflage, desto niedriger der Stückpreis, aber der Rückgang ist nicht linear. Ich habe Kunden erlebt, die nur den Stückpreis für 200 Exemplare abgefragt haben. Nach dem Druck stellte sich heraus: Bei 1000 Exemplaren wäre der Stückpreis fast halb so hoch gewesen. Das war unnötig ausgegebenes Geld

Viele halten diese drei Felder für reine Verwaltung und überspringen sie. Tatsächlich entscheiden sie direkt darüber, ob eine Druckerei den Auftrag annehmen kann und wer bei Problemen verantwortlich ist

Beim Termin muss das voraussichtliche Ankunftsdatum stehen, nicht nur „so schnell wie möglich“. Die Druckerei muss rückwärts planen: Proof oder Andruck, Maschinenbelegung, Schneiden, Binden, Versand. Normaler Geschäftsdruck braucht ab Druckfreigabe bis Versand meist 5-7 Arbeitstage. Mit Sonderveredelung eher 10-14 Tage. Wenn es ein Eilauftrag ist, braucht es eine Sonderplanung und einen anderen Preis. Das gehört in die Spezifikation

Bei der Annahme- oder Versandart muss klar stehen: Abholung im Werk, Versand durch den Lieferanten oder gebündelte Lieferung an eine bestimmte Adresse. Bei Mehrpunktversand, zum Beispiel wenn dieselbe Flyerauflage an Filialen im Norden, in der Mitte und im Süden geschickt wird, muss die Aufteilung pro Karton in der Spezifikation stehen. Sonst sucht beim Verpacken niemand mehr rechtzeitig die richtige Bestätigung, und Fehler sind fast vorprogrammiert

Die Dateiversion ist das am häufigsten vergessene Feld und zugleich eine der häufigsten Streitquellen. In der Spezifikation sollte stehen:

・Bereitgestelltes Format, etwa AI, PDF/X-1a, PDF/X-4 oder InDesign inklusive Verknüpfungen und Schriften

・Farbmodus, also CMYK oder RGB mit Umwandlung zu CMYK

・Auflösung, für den Druck mindestens 300 dpi

・Beschnittzugabe, 3mm pro Seite

・Ob Schriften in Pfade umgewandelt wurden

Wenn die Designdatei an mehrere Druckereien zum Vergleich geht, müssen die Dateivorgaben in der Spezifikation einheitlich sein. Sonst produziert jede Druckerei mit anderen Einstellungen, und Farben sowie Details lassen sich kaum noch sauber vergleichen

Wer ein sofort nutzbares Anfrageformat braucht, kann bei MINDS eine individuelle Spezifikationsprüfung nutzen. Bei der ersten Anfrage reicht ein Entwurf, und ein Berater hilft dabei, die Angaben sauber abzugleichen. Wenn das Produkt eher standardisiert ist und die Auflage nicht groß, führt auch die Online-Bestelloberfläche von Mai Printing Schritt für Schritt durch die Spezifikation. So werden Felder deutlich seltener vergessen

Diese Frage ist sehr pragmatisch. Aber sie ist wichtig

Eine Spezifikation ist keine private Gedächtnisstütze für eine einzelne Druckerei. Sie ist das Referenzdokument Ihres Einkaufsprozesses. Erst wenn dieselbe Spezifikation an drei Anbieter geht, sind die zurückkommenden Angebote vergleichbar. Dann sehen Sie, ob die Differenz aus Material, Arbeitsschritten oder Marge entsteht

Sind die Vorgaben nicht einheitlich, interpretiert jeder Anbieter anders. Die Angebote liegen dann gar nicht auf derselben Grundlage. Anbieter A kalkuliert vielleicht Bilderdruckpapier 150gsm, Anbieter B nimmt 128gsm, Anbieter C hat das Stanzen gar nicht eingerechnet. Sie bestellen beim niedrigsten Preis und merken bei Lieferung, dass mehrere Spezifikationspunkte nicht zu Ihrer ursprünglichen Vorstellung passen

Je präziser die Spezifikation, desto stärker ist die Position des Einkaufs. Auch Preisverhandlungen bekommen dadurch eine Grundlage. Das ist nicht nur eine defensive Maßnahme gegen Streitfälle, sondern Ihr eigentliches Verhandlungsfundament

・Fehlt in der Spezifikation auch nur ein Feld, kalkuliert die Druckerei nach der für sie bequemsten Variante. Erst bei Lieferung merken Sie dann, dass es nicht das ist, was Sie wollten

・Endformat und offenes Format müssen getrennt angegeben werden. Bei Falzprodukten gehört die Falzart unbedingt dazu, das verhindert viele Muster- und Andruckprobleme

・Papier muss mit Grammatur, Material und Oberflächenbehandlung angegeben werden. Nur „Bilderdruckpapier“ zu schreiben heißt, der Anbieter entscheidet die Haptik selbst

・Fragen Sie zwei bis drei Auflagenstaffeln an. Die Sprünge beim Stückpreis sind manchmal größer als gedacht, und mehr zu drucken kann am Ende günstiger sein

・Die Spezifikation ist das Referenzdokument des Einkaufs. Erst wenn sie einheitlich an mehrere Anbieter geht, sind Angebote vergleichbar und Verhandlungen belastbar

Eine Druckspezifikation sieht aus wie ein Verwaltungsformular. In Wahrheit ist sie ein Qualitätskontrollpunkt im Einkaufsprozess. Sind die Angaben unklar, läuft danach alles schief: Layoutkorrekturen, neue Kalkulationen, Muster- und Andruckschleifen, verspätete Lieferung. Hinter fast jedem dieser Probleme steckt ein Feld, das nicht sauber ausgefüllt wurde

Für SaaS- oder Plattformprodukte ist dieses Szenario ideal für ein geführtes Formular. Ein logisch aufgebauter Frage-Antwort-Prozess kann auch Einkaufsverantwortliche ohne Druckwissen beim ersten Ausfüllen richtig führen. Das System berechnet automatisch offene Formate, erinnert an Falzregeln und gleicht Papierangaben mit Lagerbeständen ab. So wird ein Ablauf, der früher vom erfahrenen Druckmeister mündlich abgefragt wurde, in einen reproduzierbaren Prozess übersetzt

Für Designer ist es besser, nicht erst auf Spezifikationen vom Kunden zu warten. Sinnvoller ist eine eigene Bestätigungsvorlage für Druckdaten. Schon in der Angebots- oder Projektstartphase werden Format, Farbmodus und Veredelung festgezurrt. Die Wahrscheinlichkeit späterer Nacharbeit sinkt deutlich

Der nächste Schritt ist sehr konkret: Machen Sie aus diesen elf Feldern Ihre eigene Anfragevorlage. Füllen Sie sie vor dem nächsten Druckauftrag fünf Minuten lang aus. Alles, was Sie nicht ausfüllen können, ist noch nicht geklärt. Fragen Sie nach, bevor Sie in den Druck gehen. Das ist deutlich einfacher, als nach der Lieferung über Zuständigkeiten zu streiten