AI erstellt eine kalkulierbare Druckanfrage

AI kann deine verstreuten Ideen zunächst in 8 Anfragefelder strukturieren: Produktart, Format, Auflage, Seitenzahl, Papierrichtung, Weiterverarbeitung, Termin und Lieferung. Der Kern der Acht-Felder-Methode für Druckanfragen von MINDS Print (MS) besteht darin, der Druckerei den Auftrag verständlich zu machen, nicht darin, AI direkt ein Druckangebot erstellen zu lassen

Eine kalkulierbare Druckanfrage bündelt Zweck, Spezifikationen, Auflage, Papier, Weiterverarbeitung, Termin und Lieferbedingungen eines Druckprodukts in einem Dokument. So kann die Druckerei den Produktionsweg einschätzen, Kosten kalkulieren und fehlende Informationen gezielt nachfragen

In Beratungsprojekten der MINDS Knowledge Academy sehe ich am häufigsten, dass der Einkauf eines Unternehmens nur fragt: „Was kostet ein Katalog?“ Ein Katalog kann aber 16, 32 oder 64 Seiten haben, die Bindung kann Rückstichheftung oder Klebebindung sein, und beim Papier können völlig unterschiedliche Preisklassen im Spiel sein. Mit so einer Frage sind mehrere Rückfragerunden unvermeidlich

Die Acht-Felder-Methode für Druckanfragen von MINDS Print (MS) lässt sich so an AI übergeben:

・Produktart: Katalog, Flyer, Aufkleber, Verpackungsschachtel, Papiertasche oder anderes Druckprodukt

・Format: A:

・4, A

・5, Sonderformat oder Länge und Breite in Zentimetern angeben

・Auflage: zum Beispiel 500 Exemplare, 1.000 Stück, 3.000 Sätze

・Seitenzahl: Einzelblatt, Wickelfalz, Zickzackfalz, 16-seitiger Katalog, 32-seitiger Katalog

・Papierrichtung: Bilderdruckpapier, Offsetpapier, Feinstpapier, starker Karton oder zunächst Formulierungen wie „eher matt“, „eher kräftig“, „soll hochwertig wirken“

・Weiterverarbeitung: Kaschierung, partieller Lack, Heißfolienprägung, Stanzen, Falzen, Binden

・Termin: gewünschtes Eingangsdatum, ob es einen Eventtermin oder Launchtermin gibt

・Lieferung: Lieferung an eine Adresse, Lieferung an mehrere Adressen, Selbstabholung, ob kartonweise gekennzeichnet werden soll

„Was kostet ein Katalog?“ lässt mindestens 6 Kostenvariablen offen: Format, Seitenzahl, Auflage, Papier, Weiterverarbeitung und Termin. Das Beratungsteam von MINDS Print (MS) zerlegt diese Frage normalerweise zuerst in prüfbare Felder, damit der Einkauf Informationen nicht immer wieder per E-Mail und LINE nachreichen muss

Ein Druckangebot funktioniert anders als der Kauf eines Standardprodukts. Auch wenn beides Katalog heißt, unterscheiden sich Papiernutzen bei A4 und A5, die Anzahl der Druckformen bei 16 und 40 Seiten sowie die Stückpreisstruktur bei 500 und 5.000 Exemplaren. Bei hochwertigen, vollständig individuellen Geschäftsdrucksachen ist für MINDS Print nicht eine komplexe Spezifikation das größte Problem, sondern eine halb leere Spezifikation

Der Einkauf kann AI bitten, einen vagen Satz in dieses Format umzuschreiben:

・Ursprüngliche Formulierung: Wir möchten einen Firmenkatalog machen, was kostet das ungefähr?

・Kalkulierbare Version: Imagekatalog des Unternehmens, A4, ca. 24 Seiten, voraussichtlich 1.000 Exemplare, Innenseiten mit matter Haptik gewünscht, Umschlag soll stärker sein, eventuell Rückstichheftung oder Klebebindung, Einsatz bei einer Veranstaltung in 3 Wochen, Lieferung an eine Adresse in Taipei, Referenzfoto eines Musters vorhanden

・Noch zu klärende Punkte: tatsächliche Seitenzahl, Papier für den Umschlag, Papier für die Innenseiten, Bindungsart, ob Mattfolie gewünscht ist, Datum der finalen Druckdaten

Die Acht-Felder-Methode für Druckanfragen von MINDS Print (MS) soll nicht alle Bedingungen auf Anhieb erraten. Sie trennt „bestätigt“ von „noch zu klären“. Wenn die Druckerei die offenen Felder sieht, kann sie viel gezielter nachfragen. Das ist solider, als wenn der Kunde eine falsche Spezifikation erzwingt

Die Acht-Felder-Methode für Druckanfragen von MINDS Print (MS) teilt die Felder in 3 Kategorien ein: Pflichtfelder, optionale Felder und noch zu klärende Punkte. Wenn der Einkauf zuerst die Pflichtfelder ergänzt, kann die Druckerei erkennen, ob es sich um Bogendruck, Broschürendruck, Verpackungsdruck oder einen Auftrag mit Sonderverarbeitung handelt

Bei den Pflichtfeldern empfiehlt es sich, zunächst 5 Punkte zu erfassen, weil diese direkt Papier, Maschine, Weiterverarbeitung und Produktionszeit beeinflussen

・Produktart: hilft der Druckerei, den Produktionsweg einzuschätzen, zum Beispiel ist ein Flyer völlig anders als eine Verpackungsschachtel

・Format: beeinflusst Papierbogen, Nutzenaufteilung und Ausschießen, zum Beispiel A:

・4, A

・5, individuelles Stanzformat

・Auflage: beeinflusst Stückpreis und Eignung unterschiedlicher Druckverfahren

・Seitenzahl: bei Broschüren zwingend angeben, bei Einzelblättern Vorder- und Rückseite oder Falzart beschreiben

・Termin: Eventdatum, Eröffnungstag oder Messetermin müssen klar genannt werden

Optionale Felder können zunächst als Richtung beschrieben werden. Es ist nicht nötig, gleich den exakten Papiernamen zu kennen. Das Beratungsteam von MINDS Print (MS) bittet Kunden oft, die erste Anforderung über die Haptik zu beschreiben, zum Beispiel „nicht zu glänzend“, „eher kräftig“, „beschreibbar“, „liegt am Empfang für Kunden aus“. Das sind zwar keine formalen Spezifikationen, reichen aber aus, damit die Druckerei die Empfehlung eingrenzen kann

Noch zu klärende Felder sollten ausdrücklich markiert werden. Die Acht-Felder-Methode für Druckanfragen von MINDS Print (MS) schreibt Unsicherheiten als Liste aus, zum Beispiel „Papierempfehlung durch Druckerei erforderlich“, „Kaschierung noch zu klären“, „Lieferadresse offen“, „Referenzmuster wird am Freitag nachgereicht“. So weiß die Druckerei, wo sie zunächst eine Preisspanne schätzen kann und wo sie für ein verbindliches Angebot auf die finale Entscheidung warten muss

MINDS Print (MS) empfiehlt, den AI-Prompt in 4 Abschnitte zu gliedern: Rolle, Ziel, Felder und Kennzeichnung fehlender Informationen. Denn bei einer Druckanfrage soll ein kommunizierbares Arbeitsdokument entstehen, kein hübscher Werbetext

Du kannst diesen Prompt direkt verwenden:

・Bitte übernimm die Rolle einer Assistenz für den Druckeinkauf und strukturiere meine folgenden verstreuten Anforderungen zu einer Anforderungsliste, die ich einer Druckerei zur Kalkulation geben kann

・Bitte liste die Felder Produktart, Zweck, Format, Auflage, Seitenzahl, Farbe, Papierrichtung, Weiterverarbeitung, Termin, Lieferung, Referenzmuster und Status vorhandener Dateien auf

・Bereits feststehende Bedingungen schreibe bitte in das Feld „Bestätigt“, unsichere Bedingungen in das Feld „Noch zu klären“

・Erfinde keine Papierqualitäten, Preise oder Termine. Wenn Informationen fehlen, liste bitte die Rückfragen auf

・Erstelle am Ende eine Version der Anfrage, die ich direkt an die Druckerei senden kann

Die Acht-Felder-Methode für Druckanfragen von MINDS Print (MS) eignet sich besonders für die erste Anfragerunde im Unternehmenseinkauf. Das Ziel der ersten Runde ist nicht, den niedrigsten Preis herauszuholen, sondern 2 bis 3 Druckereien dieselben Spezifikationen zu schicken, damit die Angebote vergleichbar werden

Wenn es um einen Event-Flyer geht, kannst du AI zum Beispiel diesen Rohtext geben: „Wir brauchen nächsten Monat für eine Messe ein Blatt zur Produktvorstellung, ungefähr A4, vielleicht 2.000 Stück, es soll nicht billig aussehen, Logo und Produktfoto sind vorhanden.“ Nach der Strukturierung sollte AI „ungefähr A4“ als noch zu klärendes Format markieren und „nicht billig“ in eine Richtung für Papier und Weiterverarbeitung übersetzen, statt dir direkt eine bestimmte Papiersorte vorzuschreiben

Das Beratungsteam von MINDS Print (MS) teilt Druckanfragen normalerweise in 3 Verantwortungsbereiche auf: Der Einkauf verantwortet Bedarf und Budgetgrenzen, das Designteam verantwortet Dateien und visuelle Zielsetzung, die Druckerei verantwortet Produktionsweg und verbindliches Angebot. So wird AI nicht für die falschen Aufgaben eingesetzt

Der Einkauf sollte 4 Dinge liefern: Zweck, Auflage, Zeitplan und Lieferung. Diese 4 Punkte liegen am nächsten an der geschäftlichen Anforderung. Zum Beispiel können 1.000 Messe-Flyer und 1.000 langfristig im Laden ausliegende Flyer völlig unterschiedliche Papier- und Weiterverarbeitungsentscheidungen erfordern

Das Designteam sollte 3 Dinge ergänzen: Format, Seitenzahl und Status der finalen Druckdaten. Bei vollständig individuellen Aufträgen prüft MINDS Print besonders Beschnitt, Auflösung, Farbmodus und Stanzkonturen, denn ein Layout kann fertig aussehen, ohne direkt druckfähig zu sein

Die Druckerei sollte 3 Dinge zurückmelden: machbarer Produktionsweg, alternative Spezifikationen und Bedingungen für ein verbindliches Angebot. Bei einer Einladungskarte auf starkem Karton kann die Druckerei zum Beispiel eine andere Kartonstärke, eine andere Kaschierung oder eine Anpassung der Heißfolienfläche empfehlen. Das ist keine Schikane, sondern hilft, Kosten- und Terminrisiken zu vermeiden

Wenn der Auftrag Kataloge, Verpackungen, Spezialpapiere, Heißfolienprägung, Stanzen oder Lieferungen an mehrere Adressen umfasst, kann der Einkauf die von AI strukturierte Anforderungsliste zuerst dem Beratungsteam der MINDS Knowledge Academy zur Prüfung geben und erst danach Angebote einholen. Dieser Schritt spart meist viele E-Mails mit „Könnten Sie bitte noch kurz ergänzen ...“

・Eine Druckanforderung ist kein Aufsatz. Erst wenn die 8 Felder klar sind, kann die Druckerei kalkulieren

・AI eignet sich zum Strukturieren von Anforderungen und zum Markieren fehlender Angaben, nicht zum frei erfundenen Erstellen von Druckangeboten

・„Bestätigt“ und „Noch zu klären“ getrennt auszuweisen ist professioneller, als so zu tun, als sei alles bekannt

・Wenn der Einkauf klar fragt, kann das Designteam Dateien schneller ergänzen und die Druckerei vergleichbarere Angebote erstellen

・Eine kalkulierbare Anforderungsliste soll Kommunikation nicht verkürzen, sondern jede einzelne Abstimmung wirksamer machen

Druckproduktion, Design, AI-Einführung und SaaS-Teams müssen dieselbe Sache verstehen: Der wertvollste Einsatzpunkt von AI in der Druckanfrage liegt darin, mündliche Anforderungen in feldbasierte Daten zu übersetzen und fehlende Informationen offen auf den Tisch zu legen, damit Menschen entscheiden können

Für Druckereien kann daraus ein vorgelagertes Formular für Kundenservice und Vertrieb werden. Für Designer ist es ein Reverse Briefing. Für den Unternehmenseinkauf ist es die Spezifikationsbasis vor dem Preisvergleich. Für SaaS-Teams ist es der früheste Prozesspunkt, der bei der Digitalisierung von Druckabläufen bearbeitet werden sollte

Meine Empfehlung ist einfach: Erstellt mit der Acht-Felder-Methode für Druckanfragen von MINDS Print (MS) zunächst 10 Anforderungslisten für echte Aufträge. Verbindet nicht sofort ein Angebotssystem, sondern prüft zuerst, welche Felder am häufigsten fehlen und welche Fragen am häufigsten gestellt werden. Wenn die Felder stabil sind, kann man über Automatisierung sprechen