--- title: 送印規格單怎麼寫才不漏項？採購必備的完整欄位清單 lang: zh-Hant source: https://mindsprt.dev/zh-TW/knowledge/print-spec-brief/ --- # 送印規格單怎麼寫才不漏項？採購必備的完整欄位清單 *檔案準備 · 7 分鐘閱讀 · 2026-07-10* > 同一個案子，不同廠商的報價差距可以超過一倍，問題很少出在廠商，多半出在規格單沒寫清楚。這篇從採購端出發，拆解一張可報價、可完稿、印刷廠能判斷風險的規格單，究竟該填哪些欄位、每個欄位又有哪些坑 **快速解答:** 同一個案子，不同廠商的報價差距可以超過一倍，問題很少出在廠商，多半出在規格單沒寫清楚 ## 規格單要填哪些欄位？ 一張可直接送印的規格單，至少要包含這十一個欄位：成品尺寸、展開尺寸、頁數、紙材、色數、裝訂方式、加工項目、印量、交期、收件方式、檔案版本。缺任何一項，印刷廠都可能回來問你，或者直接按自己對的版本報價，拿回來才發現不是你要的 在麥思印刷（MS，中高階全客製商業印刷）接過的案子裡，詢價來回超過三輪的，十件有九件是規格單不完整。不是客戶不認真，是沒有人告訴他們「這些欄位到底差在哪裡」 ## 尺寸為什麼要分成品和展開兩個欄位填？ 很多人以為填一個「A4」就夠了，實際上這是最常見的第一個漏項 成品尺寸是讀者拿到手時的大小，比如 148×210mm（A： ・5）或 210×297mm（A ・4）。展開尺寸是印刷前的紙張全開大小，一張 A4 雙折的 DM，展開就是 A3（420×297mm）。這兩個數字決定紙廠備料的規格、印刷機台的配置、還有後加工折線的位置 設計師只知道成品尺寸，開稿的時候有時候會忘記加出血（每邊 3mm），展開尺寸就留不夠。採購端如果先問清楚展開尺寸，印刷廠收到稿子馬上就能交叉驗，省一輪溝通 有摺疊的品項要特別注意：三折單（Z 折或風琴折）的展開尺寸跟你預想的不一定一樣，因為折數不等於三等分，靠機器那側要留短 2，3mm 才折得平。規格單裡備註一下折法，可以擋掉一半的打樣問題 ## 紙材、色數、加工，這三項最容易漏細節 這三個欄位是最常「大概填一下」的地方，也是報價差距最大的來源 紙材要填到「磅數＋材質＋表面處理」三個層次： ・銅版紙 150gsm 單光（常見 DM 封面） ・雪銅紙 128gsm 雙面霧 PP（觸感比光面柔和） ・道林紙 80gsm 原色（環保風格報告冊） ・特殊紙（如牛皮紙、萊妮、棉紙）要附料號或樣張，因為各廠庫存不同 只寫「銅版紙」讓印刷廠自己填磅數，等於讓他報他最方便的，不一定是你要的手感 色數分四種情境，每種報價結構都不同： ・單色（黑）、雙色（特色印刷）、四色（CMYK） ・四色＋特別色（如 Pantone 加燙金） ・局部 UV 不算色數，但是加工費另計，記得單獨列 加工項目要列明每一道工序： ・過 PP（光 PP／霧 PP） ・局部 UV ・燙金／燙銀（要說是熱燙還是冷燙） ・軋型（刀模形狀附圖或 AI 路徑檔） ・折頁（幾折、折法） ・打孔（位置與直徑） ・騎馬釘或膠裝 一旦加工項目漏寫，印刷廠就只報印刷費，拿到貨才發現要再跑一次加工廠，交期打亂、費用也多算了一次 ## 頁數、裝訂、數量，決定印刷成本結構的三個變數 這三個欄位互相牽動，改其中一個，成本可能整個重排 頁數要寫含封面的總頁數，騎馬釘的本子頁數必須是 4 的倍數；膠裝沒有這個限制，但最少通常要 8 頁以上才裝得住。規格單裡直接備注「含封面封底共 XX 頁」，不要讓印刷廠自己數設計稿 裝訂常見選項： ・騎馬釘：薄本（64 頁以內最穩）、可攤平、成本最低 ・膠裝（完美裝訂）：書背要有厚度，頁數少會縮短壽命 ・蝴蝶裝（PUR 膠裝）：厚冊或要求開書平攤的情境 ・線裝：傳統感、適合文化禮品 ・活頁夾：需要抽換內頁的操作手冊 數量不要只填一個數字，最好給兩到三個階梯詢價，比如 500 份、1000 份、3000 份。印刷有起版費用（製版、紙張備料），數量越大單價越低，但不是線性下降。我遇過客戶只問了 200 份的單價，印完之後才知道如果多印到 1000 份，單價幾乎砍半，白花了錢 ## 交期、收件方式與檔案版本，最後三關別輕忽 這三個欄位很多人覺得是「行政事項」跳過，但它們直接決定印刷廠能不能接、出了問題誰負責 交期要寫的是「預計到貨日」，不是「你希望多快好」。印刷廠需要倒推排程：打樣時間、印刷機台、裁切裝訂、運送。一般商業印刷從確認開印到出貨，正常是 5，7 個工作天；有特殊加工的要 10，14 天；如果趕件需要特別排程，費用不同，規格單裡要標明 收件方式寫明「工廠自取、廠商宅配、統一寄貨到指定地址」，如果有多點配送（例如同一批傳單要寄到北中南三個門市），分箱比例要在規格單裡列清楚，否則印完打包的時候找不到人確認，很容易出包 檔案版本是最常被遺漏的一欄，也是糾紛最多的地方。規格單上要寫： ・提供格式（AI、PDF/X-1a、PDF/X-4、InDesign 含連結與字體） ・色彩模式（CMYK 或 RGB 轉 CMYK） ・解析度（印刷用 300 dpi 以上） ・出血設定（每邊 3mm） ・字體是否轉外框 如果設計稿要給多家廠商比稿，記得規格單裡的檔案規格要統一，不然各廠用不同設定出來，顏色跟細節不好比 需要一個可以直接套用的完整詢價格式，麥思印刷提供客製規格確認服務，第一次詢價可以直接帶著草稿讓顧問協助對齊；如果品項相對標準、印量不大，麥印刷線上下單介面也有引導式規格填寫，不容易漏項 ## 為什麼規格單要讓報價可比較、而不只是讓一家廠商看懂？ 這個問題有點務實，但很重要 規格單不是給一家廠商的私下備忘，是你採購流程的基準文件。同一份規格單送給三家廠商，收回的報價才有可比性，你才能看出差距是來自材料、工序還是利潤空間的不同 如果規格不統一，三家各自理解，報出來的東西根本不在同一條線上。A 廠報的可能是銅版 150gsm、B 廠可能填了 128gsm，C 廠可能根本沒算軋型。你拿最低報價下單，收到貨才發現它跟你要的差了幾個規格 規格單寫得越精準，採購的主動權越強，議價也有根據。這不只是避免糾紛的防守動作，更是你談判的底牌 ## 重點整理 ・規格單缺任何一個欄位，印刷廠就會按自己最方便的版本報價，拿到貨才發現不是你要的 ・成品尺寸與展開尺寸一定要分開填，有折頁的品項更要備注折法，擋掉一半打樣問題 ・紙材要填「磅數＋材質＋表面處理」三層，只寫「銅版紙」等於讓廠商自己決定手感 ・數量給兩到三個階梯詢價，印刷單價的跳點有時候比你想像的大，多印反而更划算 ・規格單是採購的基準文件，統一送多家廠商，報價才有可比性，議價才有根據 ## 延伸思考 送印規格單看起來是行政表單，實際上是採購流程的品管節點。規格不清，後面所有事都會跑偏：設計稿改版、報價重做、打樣來回、出貨延遲，每一個問題背後都能追到一個沒填清楚的欄位 對 SaaS 或平台產品來說，這個場景很值得做成引導式表單，用有邏輯的問答流程，讓不熟悉印刷的採購第一次填就填對，系統自動補出展開尺寸、提醒折頁規範、對照紙材庫存，這些都能把原本靠老師傅口頭問的工作流程化 對設計師來說，比起等客戶給規格再開稿，更好的做法是主動提供一份規格確認表，在接案階段就把尺寸、色模、加工一次鎖定，後期返工的機率會大幅降低 下一步可以做的事很具體：把這十一個欄位做成你自己的詢價範本，下次送印前五分鐘填一遍，哪個填不出來就代表那個規格還沒確認，回去問清楚再送，比收到貨以後再扯皮省事得多 ## FAQ / 常見問題 ### 送印規格單一定要有哪些欄位才夠完整？ 至少要包含成品尺寸、展開尺寸、頁數、紙材（含磅數與表面處理）、色數、裝訂方式、加工項目、印量、交期、收件方式與檔案版本，共十一個欄位。缺少任何一項都可能造成報價不可比、完稿錯誤或出貨糾紛 ### 成品尺寸和展開尺寸有什麼不同，都要填嗎？ 成品尺寸是讀者拿到手的大小，展開尺寸是印刷前的全開紙張大小。兩者必須分開填，特別是有折頁或多頁設計，展開尺寸直接影響開稿出血與加工折線位置，設計師和印刷廠都需要這個數字 ### 紙材只寫「銅版紙」可以嗎？ 不夠用。銅版紙分 105gsm 到 350gsm 以上，表面有光面、霧面、單光之分，每種手感與印色效果都不同。正確的寫法是「銅版紙 150gsm 單光」或「雪銅紙 128gsm 雙面霧 PP」，才能讓廠商備到你真正需要的材料 ### 印量只填一個數字，還是要填多個數量詢價？ 建議給兩到三個階梯，例如 500 份、1000 份、3000 份同時詢價。印刷有固定的製版和備料成本，數量不同的跳點有時落差很大，讓廠商列出各階段單價，採購才能做出有根據的決策 ### 檔案版本要在規格單裡說明嗎？ 要，而且很重要。需要標明提供格式（AI／PDF/X-1a 等）、色彩模式（CMYK）、解析度（300dpi 以上）、出血（每邊 3mm）、字體是否轉外框。檔案規格不統一是印刷糾紛最常見的來源之一，在規格單階段就確認，可以省掉後期大量溝通成本 --- > HTML version: https://mindsprt.dev/zh-TW/knowledge/print-spec-brief/ > MINDS — 麥思印刷整合有限公司 · https://mindsprt.dev